Preparación para auditoría DOT: cómo pasar una auditoría o investigación de la FMCSA

¿Qué tipos de auditorías DOT hay?

La gente dice «auditoría DOT» para varias revisiones distintas de la FMCSA. Saber cuál le toca le dice qué está en juego:

• Auditoría New Entrant: una revisión de pasar o reprobar de sus controles básicos de seguridad durante sus primeros 18 meses. No da calificación de seguridad. Vea nuestra página de auditoría New Entrant para más detalles.
• Investigación a distancia (offsite): un investigador le pide que envíe documentos y los revisa a distancia, casi siempre enfocado en áreas con problemas específicos.
• Investigación enfocada en sitio (onsite focused): un investigador visita su lugar de trabajo para revisar problemas específicos. Puede incluir entrevistas e inspecciones de vehículos.
• Investigación completa en sitio (onsite comprehensive): una revisión de toda su operación de seguridad. Un Compliance Review que puede terminar en una calificación de seguridad entra en esta categoría. Vea nuestra página de Compliance Review.

¿Qué provoca una investigación de la FMCSA?

Para transportistas con más tiempo, las investigaciones casi siempre vienen de sus datos. El programa CSA de la FMCSA califica sus inspecciones en carretera y accidentes en categorías llamadas BASICs. Cuando un puntaje pasa un límite, primero puede recibir una carta de advertencia y después una investigación. Un accidente grave, una queja o una solicitud para mejorar su calificación también pueden llevar a una revisión.

Revise sus puntajes SMS y su historial de inspecciones con frecuencia. Si una violación en carretera se registró mal, puede disputarla en DataQs. Corregir datos equivocados antes de que los vea un investigador es parte de la preparación.

¿Qué piden los auditores del DOT?

La lista exacta depende de la revisión, pero estos son los registros que más revisan los auditores, por área:

• Calificación del conductor: un archivo DQ para cada conductor con la solicitud de empleo, MVR (récord de manejo), prueba de manejo o equivalente de CDL, certificado médico y revisión anual. Se guarda mientras dure el empleo más 3 años (49 CFR 391.51).
• Drogas y alcohol: su política de pruebas, registros del consorcio, resultados de preempleo, selecciones aleatorias y consultas en el Clearinghouse, incluida la consulta anual de cada conductor (49 CFR 382.701). Los resultados negativos se guardan al menos 1 año; los positivos y las negativas a hacerse la prueba, al menos 5 años.
• Horas de servicio (HOS): registros del ELD y documentos de respaldo como recibos de combustible, peajes y conocimientos de embarque (bills of lading), guardados por 6 meses. Los auditores los comparan para detectar logs falsos.
• Vehículos y mantenimiento: un archivo por vehículo con su historial de inspección, reparación y mantenimiento (49 CFR 396.3), reportes de inspección anual guardados por 14 meses y reportes de inspección del conductor (DVIR) guardados por 3 meses.
• Seguro y registro: prueba de la cobertura de responsabilidad civil requerida, un MCS-150 al día y su autoridad de operación si transporta para terceros (for-hire).
• Registro de accidentes: una lista de cada accidente registrable ante el DOT de los últimos 3 años, con fecha, lugar, conductor, heridos, muertos y cualquier derrame de hazmat, más copias de los reportes de accidente requeridos (49 CFR 390.15).

Cómo funciona una auditoría DOT de práctica

Una auditoría de práctica (mock audit) es un ensayo. Revisamos sus registros como lo haría un investigador: tomamos una muestra de conductores, logs y vehículos, comparamos cada registro con la regla y anotamos cada falla. Usted recibe una lista sencilla de lo que falta, lo que está mal y lo que debe corregir primero.

Empezamos por lo más grave. Según el Apéndice B de la Parte 385, algunas violaciones son «agudas» (acute): un solo caso cuenta en su contra. Otras son «críticas» (critical): cuenta un patrón, que por lo general es al menos el 10% de los registros revisados. Usar a un conductor sin CDL válida o no tener programa de pruebas de drogas son cosas que hay que corregir hoy mismo. Unas cuantas firmas que faltan pueden esperar a mañana.

Razones comunes por las que se reprueba una auditoría DOT

La mayoría de las reprobaciones no son por manejar de forma insegura. Son por falta de sistemas y de papeles:

• No tener programa de pruebas aleatorias, o nunca haber agregado a los conductores al grupo de selección aleatoria.
• Faltan consultas en el Clearinghouse de preempleo o anuales.
• Certificados médicos vencidos o MVR anuales que faltan en los archivos DQ.
• Logs que no coinciden con los recibos de combustible, peajes o entregas.
• No tener inspección anual en el archivo para los tráileres, además de los camiones.
• Manejar con defectos fuera de servicio antes de repararlos.
• No tener registro de accidentes, o que falten accidentes en él.