Cumplimiento DOT para compañías de transporte pequeñas: más allá de un camión

Cómo contratar choferes según las reglas del DOT

Cuando usted era el único chofer, conocía su propio historial. Ahora necesita pruebas de cada persona que pone al volante. Estos pasos van antes del primer viaje del chofer nuevo, o dentro de los plazos que fijan las reglas:

• Una solicitud de empleo firmada con la información que exige 49 CFR 391.21, incluidos los empleadores de los últimos 3 años. Los choferes con CDL también anotan los 7 años anteriores en los que manejaron un CMV (vehículo comercial).
• Un récord de manejo (MVR) de cada estado donde el chofer tuvo licencia en los últimos 3 años, puesto en el archivo dentro de los 30 días de la contratación (49 CFR 391.23).
• El historial de seguridad (safety performance history) de cada empleador regulado por el DOT en los últimos 3 años, incluidas las violaciones de drogas y alcohol, con sus solicitudes documentadas (49 CFR 391.23).
• Una consulta completa pre-empleo en el Clearinghouse, con el consentimiento del chofer, antes de cualquier trabajo sensible para la seguridad (49 CFR 382.701).
• Una prueba de drogas pre-empleo con resultado negativo verificado antes de que el chofer haga trabajo sensible para la seguridad (49 CFR 382.301).
• Un certificado de prueba de manejo o un equivalente aceptado, como una CDL, más prueba de la certificación médica.

Capacitación en sospecha razonable para supervisores

Cuando alguien que no es usted supervisa a los choferes, esa persona necesita capacitación. Quien vaya a decidir si un chofer debe hacerse una prueba por sospecha razonable (reasonable suspicion) debe completar al menos 60 minutos de capacitación sobre abuso de alcohol y 60 minutos sobre uso de sustancias controladas (49 CFR 382.603).

Esto importa en la vida real. Si un dispatcher o un gerente huele alcohol o ve señales de uso de drogas, debe saber qué documentar y cómo mandar al chofer a la prueba. Una prueba ordenada por un supervisor sin capacitación es un punto débil en una auditoría.

Cómo revisar los logs de horas de servicio en una flota pequeña

Un ELD registra las horas, pero no hace legal al chofer. Alguien en la compañía tiene que revisar los logs y actuar cuando hay problemas. Las violaciones más comunes son pasar de 11 horas de manejo, manejar después de la ventana de 14 horas, saltarse el descanso de 30 minutos después de 8 horas de manejo y pasar de 60 o 70 horas (49 CFR 395.3).

Establezca una rutina. Revise los logs cada semana, compárelos con los recibos de combustible y los bills of lading, y anote lo que encontró y lo que le dijo al chofer. Como transportista, debe guardar los logs y los documentos de respaldo por 6 meses. El auditor quiere ver que usted detecta los problemas, no solo que el ELD existe.

Un programa de mantenimiento que crece con la flota

Con un camión, el mantenimiento vive en su cabeza. Con varios, necesita un sistema. La Parte 396 exige que inspeccione, repare y mantenga de forma sistemática cada vehículo bajo su control.

• Un archivo para cada camión y tráiler con su número de unidad, marca, número de serie (VIN) y año.
• Una forma de mostrar qué inspecciones y servicios tocan, y cuándo.
• Un registro de cada inspección, reparación y servicio, con la fecha y lo que se hizo.
• Los reportes de inspección del vehículo del chofer (DVIR), y prueba de que los defectos reportados se repararon antes de que el vehículo volviera a salir.
• Una inspección anual para cada unidad, con el reporte o la calcomanía a bordo (49 CFR 396.17).

Por qué los puntajes CSA importan más al sumar camiones

La FMCSA agrupa los datos de inspecciones y accidentes en categorías BASIC, como Unsafe Driving (manejo inseguro), Hours-of-Service Compliance y Vehicle Maintenance. Un solo camión quizás tenga pocas inspecciones al año. Con más camiones en la carretera, tiene más inspecciones, y puede pasar el mínimo de datos que la FMCSA necesita para mostrar un percentil en una BASIC.

Eso tiene dos caras. Las inspecciones limpias ayudan a su registro. Un patrón de la misma violación en varios choferes señala un problema de la compañía, no del chofer. Los brokers y los shippers miran estos puntajes, y una BASIC por encima del umbral de intervención de la FMCSA puede traer una carta de advertencia o una investigación.

¿Cuándo debe una flota pequeña contratar un safety manager o tercerizar?

Ningún número de camiones obliga a tener un safety manager (gerente de seguridad). La pregunta es si alguien tiene tiempo para hacer el trabajo cada semana. Señales de que ya no puede hacerlo usted solo:

• Se vencieron tarjetas médicas o revisiones anuales del MVR sin que nadie lo notara.
• Nadie revisa los logs hasta que hay una violación.
• Contrata más rápido de lo que puede completar las verificaciones de antecedentes.
• Sus percentiles BASIC están subiendo y no sabe bien por qué.