Registros de mantenimiento DOT e inspección anual de sus vehículos
Esta página es para owner-operators y flotas pequeñas que mantienen sus camiones andando, pero no siempre sus papeles. En una auditoría DOT, la falta de archivos de mantenimiento y de registros de inspección le resta puntos. Algunas violaciones de vehículos hacen que repruebe la auditoría New Entrant en el acto. Armamos y revisamos sus archivos de la Parte 396 (49 CFR 396) para que sus registros coincidan con el trabajo que de verdad hace.
¿Qué debe tener un archivo de mantenimiento DOT?
Según 49 CFR 396.3, usted debe tener un archivo de mantenimiento para cada vehículo que controle por 30 días seguidos o más. Esto incluye camiones y tráileres arrendados (leased). Si el vehículo no es suyo, el archivo debe decir quién se lo dio.
Guarde el archivo donde se estaciona o se da mantenimiento al vehículo. Guárdelo por 1 año, y por 6 meses después de que el vehículo deje de estar bajo su control.
- Identificación del vehículo: número de unidad de la compañía (si lo tiene marcado), marca, número de serie (VIN) y año
- Un calendario que muestre qué inspección y qué mantenimiento tocan, y cuándo
- Un registro de cada inspección, reparación y trabajo de mantenimiento, con la fecha y lo que se hizo
Reportes de inspección del conductor (DVIR)
Según 396.11, los conductores deben hacer un reporte por escrito al final de cada día de trabajo, por cada vehículo que manejaron. El reporte cubre frenos, freno de estacionamiento, dirección, luces y reflectores, llantas, claxon, limpiaparabrisas, espejos, equipo de enganche, ruedas y rines, y equipo de emergencia.
Si el conductor no encuentra ningún defecto y nadie le reporta uno, no se requiere el reporte. Cuando se anota un defecto, usted debe reparar todo lo que pueda afectar la operación segura antes de que el camión vuelva a salir. Luego certifica en el reporte que se reparó, o que no hacía falta repararlo. Guarde cada DVIR y su certificación de reparación por 3 meses.
La regla del DVIR en 396.11 no aplica a un transportista que opera un solo vehículo comercial (CMV). Aun así, un owner-operator con un solo camión debe revisarlo todos los días y guardar los registros de reparación.
¿Cuáles son los requisitos de la inspección anual DOT?
Según 396.17, cada vehículo comercial que usted controle debe pasar una inspección periódica por lo menos una vez cada 12 meses. La inspección debe cubrir como mínimo los puntos del Apéndice A de la Parte 396. Los tráileres también cuentan.
La prueba puede ser el reporte de inspección o una calcomanía (decal). La calcomanía debe mostrar la fecha, su nombre y dirección, la identificación del vehículo si no está bien marcada, y una declaración de que el vehículo pasó. También cuenta un programa de inspección estatal que cumpla con las normas federales.
Según 396.21, el reporte del inspector debe indicar el nombre del inspector, el transportista, la fecha y el vehículo. También lista las piezas revisadas y los resultados. Guárdelo por 14 meses donde se estaciona o se da mantenimiento al vehículo.
¿Quién puede hacer la inspección anual DOT?
Usted puede inspeccionar sus propios vehículos o usar un taller, una parada de camiones (truck stop) o una compañía de arrendamiento. En cualquier caso, el inspector debe cumplir con 396.19. Debe entender las normas y saber detectar piezas defectuosas.
Además, necesita un programa de capacitación o un certificado federal o estatal, o por lo menos un año de capacitación y experiencia combinadas como mecánico o inspector. Guarde la prueba de las calificaciones de cada inspector mientras inspeccione para usted y por un año después.
¿Qué violaciones de vehículos reprueban la auditoría New Entrant?
La sección 385.321 lista las violaciones que reprueban de forma automática la auditoría New Entrant. Tres de ellas tienen que ver con los vehículos:
- Usar un vehículo declarado fuera de servicio (Out-of-Service) antes de repararlo (396.9(c)(2)). Basta con una vez.
- Usar un vehículo antes de reparar los defectos de fuera de servicio que un conductor anotó en un DVIR (396.11(a)(3)). Basta con una vez.
- Usar un vehículo que no tiene su inspección periódica (396.17(a)). Esto reprueba la auditoría cuando aparece en el 51% o más de los registros revisados.
Otras violaciones de mantenimiento que afectan su calificación
Algunas fallas no reprueban la auditoría de inmediato, pero igual cuentan en su contra. Según el Apéndice B de la Parte 385, no llevar los registros mínimos de mantenimiento (396.3(b)) y no exigir los DVIR (396.11(a)) son violaciones críticas. Un patrón significa más de una violación y por lo menos el 10% de los registros revisados. Un patrón le puede costar el factor de vehículos de su calificación de seguridad.
Cómo lo hacemos
- 1Hacemos un inventario de su equipo
Hacemos una lista de cada camión y tráiler que usted controla por 30 días o más, propio o arrendado. Relacionamos cada uno con su VIN, sus placas y sus papeles de arrendamiento.
- 2Revisamos cada archivo
Revisamos los registros de mantenimiento, los reportes o calcomanías de inspección anual, las calificaciones de los inspectores y los DVIR recientes. Señalamos lo que falta y los registros que vencen pronto.
- 3Armamos lo que falta
Preparamos un archivo y un calendario de mantenimiento para cada unidad, además de formularios sencillos de DVIR y de certificación de reparación. No creamos registros de trabajos que no se hicieron.
- 4Lo mantenemos al día
Con los planes mensuales de cumplimiento, seguimos las fechas de vencimiento de las inspecciones anuales y le avisamos antes de que venzan. Si recibe un aviso de auditoría, le ayudamos a organizar los archivos que pedirá el investigador.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo tengo que guardar los registros de mantenimiento DOT?
Guarde el archivo de mantenimiento por 1 año donde se estaciona o se da mantenimiento al vehículo, y por 6 meses después de que el vehículo deje de estar bajo su control. Guarde los reportes de inspección anual por 14 meses. Guarde los DVIR y las certificaciones de reparación por 3 meses.
¿Tengo que hacer el DVIR si el camión no tiene ningún problema?
No. Los conductores no tienen que hacer el reporte cuando no encuentran ningún defecto y nadie les reporta uno. Si se encuentra un defecto, el reporte y su certificación de reparación son obligatorios.
¿Una inspección en carretera cuenta como mi inspección anual?
No cuente con eso. La inspección anual debe cubrir todos los puntos del Apéndice A de la Parte 396 y quedar documentada como piden 396.17 y 396.21. Consúltenos antes de usar cualquier otra inspección para cumplir con la regla.
¿Los tráileres necesitan inspección anual DOT?
Sí. Cada vehículo comercial que usted controle debe inspeccionarse por lo menos una vez cada 12 meses, y los tráileres están incluidos. Guarde un reporte o una calcomanía de cada uno.
¿Puedo hacer yo mismo la inspección anual?
Sí, si la persona que la hace cumple con las calificaciones de inspector de 396.19. Guarde en su archivo la prueba de su capacitación o experiencia mientras inspeccione para usted y por un año después.
Regulación
- 49 CFR 396.3 — Registros de inspección, reparación y mantenimiento
- 49 CFR 396.11 — Reportes de inspección del conductor (DVIR)
- 49 CFR 396.17 — Inspección periódica (anual)
- 49 CFR 396.19 — Calificaciones del inspector
- 49 CFR 396.21 — Registros de la inspección periódica
- 49 CFR 385.321 — Violaciones que reprueban automáticamente la auditoría New Entrant
Guías sobre este tema
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