Auditoría New Entrant: cómo prepararse y pasar su primera auditoría

¿Qué es la auditoría New Entrant?

Cuando usted empieza a operar en comercio interestatal, la FMCSA lo pone en el programa New Entrant Safety Assurance Program durante 18 meses (49 CFR 385.307). En ese tiempo, la FMCSA vigila de cerca sus inspecciones en carretera y sus accidentes. También envía a un auditor de seguridad certificado para ver si usted tiene controles básicos de seguridad. En palabras simples: ¿tiene los sistemas y registros para operar con seguridad y cumplir las reglas?

La auditoría no es una calificación de seguridad. Se pasa o se reprueba. Si pasa, sigue bajo vigilancia hasta que terminen los 18 meses. Si reprueba, recibe un aviso y un plazo corto para corregir.

¿Cuándo es la auditoría New Entrant?

La regla dice que la auditoría se hace cuando usted ya lleva suficiente tiempo operando para tener registros reales, que por lo general son al menos 3 meses (49 CFR 385.307). La ley federal exige la revisión dentro de los 12 meses desde que empezó a operar para la mayoría de los transportistas, y dentro de 120 días para los transportistas de pasajeros.

La auditoría se puede hacer a distancia (offsite): usted sube los documentos a la FMCSA en lugar de reunirse en persona con un auditor. De cualquier forma, debe entregar los registros cuando se los pidan. Si se niega a la auditoría, la FMCSA le da 10 días para aceptarla por escrito. Si no lo hace, su registro se revoca el día 11 (49 CFR 385.337).

¿Qué revisa el auditor?

El auditor revisa las mismas áreas que usa la FMCSA para evaluar a todo transportista: reglas generales y seguro, conductores, operaciones y horas de servicio (HOS), vehículos y mantenimiento, materiales peligrosos (hazmat) si los transporta, y su historial de accidentes. Según el Apéndice A de la Parte 385, usted reprueba si le faltan controles básicos en tres o más de esas áreas. También reprueba automáticamente si la FMCSA encuentra aunque sea una de las 16 violaciones de abajo.

Las 16 violaciones que reprueban automáticamente

Vienen de 49 CFR 385.321. La mayoría cuentan con un solo caso. Dos de ellas, los logs y las inspecciones periódicas, solo cuentan cuando el auditor encuentra el problema en el 51% o más de los registros revisados. Agrupadas en palabras simples:

• Drogas y alcohol (5): no tener ningún programa de pruebas de drogas y alcohol; no tener programa de pruebas aleatorias; usar a un conductor que usted sabe que tuvo un nivel de alcohol de 0.04 o más; usar a un conductor que se negó a una prueba obligatoria; usar a un conductor que usted sabe que dio positivo en drogas.
• CDL y licencias (3): usar, a sabiendas, a un conductor sin CDL válida; dejar, a sabiendas, que un conductor maneje con una licencia o permiso descalificado; usar, a sabiendas, a un conductor descalificado para manejar un vehículo comercial (CMV).
• Calificación del conductor (2): usar, a sabiendas, a un conductor descalificado; usar, a sabiendas, a un conductor que no está calificado médicamente.
• Seguro (2): operar sin la cobertura mínima de responsabilidad civil requerida; en transportistas de pasajeros, operar sin la cobertura de pasajeros requerida.
• Horas de servicio (1): no exigir a los conductores que lleven un registro de servicio (record of duty status), encontrado en el 51% o más de los registros revisados.
• Vehículos y mantenimiento (3): usar un vehículo puesto fuera de servicio antes de repararlo; no reparar los defectos fuera de servicio anotados en un reporte de inspección del conductor (DVIR) antes de volver a usar el vehículo; usar un vehículo sin inspección periódica (anual) vigente, encontrado en el 51% o más de los registros revisados.

Documentos que debe tener listos para su auditoría

La guía de auditoría de la propia FMCSA indica los registros que los auditores piden con más frecuencia. Téngalos ordenados y al día antes de que programen la auditoría:

• Una lista actual de conductores y una lista de vehículos con número de unidad, VIN, placas y estado.
• Un archivo de calificación del conductor (archivo DQ) completo para cada chofer: solicitud de empleo, MVR (récord de manejo), prueba de manejo o equivalente de CDL, certificado médico y revisión anual.
• Su programa de drogas y alcohol: política, inscripción en un consorcio, resultados de preempleo, registros de selecciones aleatorias y consultas en el Clearinghouse.
• Registros de servicio (logs del ELD) de los últimos 6 meses, más documentos de respaldo como recibos de combustible y conocimientos de embarque (bills of lading).
• Archivos de mantenimiento: registros de inspección y reparación, reportes de inspección anual y reportes de inspección del conductor (DVIR).
• Prueba de seguro, y un registro de accidentes si tuvo algún accidente que el DOT considere registrable (49 CFR 390.15).