Auditoría New Entrant: guía completa para transportistas nuevos
La auditoría de seguridad New Entrant es la primera revisión que hace la FMCSA de los registros de seguridad de un transportista nuevo. Ocurre durante su periodo de vigilancia New Entrant de 18 meses, por lo general dentro de sus primeros 12 meses de operación interestatal. El auditor revisa sus archivos de conductores, las pruebas de drogas y alcohol, las horas de servicio, el mantenimiento de vehículos, el seguro y el registro de accidentes. Si comete cualquiera de las 16 violaciones que reprueban automáticamente, o muestra controles débiles en tres o más áreas, reprueba. Después tiene 45 o 60 días para corregir antes de que le revoquen el registro.
Puntos clave
- A todo transportista interestatal nuevo lo vigilan durante 18 meses. La auditoría es parte de esa vigilancia.
- A los transportistas de carga por lo general los auditan dentro de los 12 meses desde que empiezan a operar en comercio interestatal. A ciertos transportistas de pasajeros los auditan dentro de 120 días.
- La auditoría puede ser a distancia (offsite), subiendo los registros en línea, o en persona (onsite) en su lugar de negocio.
- Hay 16 violaciones específicas que reprueban la auditoría automáticamente. La mayoría tienen que ver con pruebas de drogas y alcohol, calificación del conductor, seguro y vehículos fuera de servicio.
- La mejor preparación es tener sus sistemas de seguridad listos antes de su primera carga, no la semana antes de la auditoría.
Qué es el programa New Entrant
Cuando usted obtiene un número USDOT nuevo para operar en comercio interestatal, entra al New Entrant Safety Assurance Program de la FMCSA. Según 49 CFR 385.307, lo vigilan durante 18 meses una vez que cumple los requisitos previos a operar.
Durante esos 18 meses, la FMCSA:
- Vigila de cerca los resultados de sus inspecciones en carretera.
- Hace una auditoría de seguridad cuando usted ya lleva suficiente tiempo operando para tener registros que revisar. La regla dice que por lo general son al menos 3 meses.
- Puede actuar más rápido si aparecen problemas graves en carretera, según 49 CFR 385.308.
Si pasa la auditoría y no tiene problemas graves, termina el programa al cumplirse los 18 meses.
Cuándo es la auditoría
La ley federal fija la fecha límite. Según 49 U.S.C. 31144(g), la auditoría debe hacerse:
| Tipo de transportista | Fecha límite de la auditoría |
|---|---|
| Transportistas de carga | Dentro de los 12 meses después de empezar a operar en comercio interestatal |
| Ciertos transportistas de pasajeros | Dentro de los 120 días después de empezar a operar en comercio interestatal |
Por eso, la auditoría casi siempre cae entre el mes 3 y el mes 12, más o menos. Recibirá un aviso o una llamada para programarla. No lo ignore. Si se niega a la auditoría, la FMCSA le envía un aviso. Según 49 CFR 385.337, entonces tiene 10 días para aceptarla por escrito, o su registro se revoca el día 11.
Lo que puede adelantar su auditoría
Según la 385.308, la FMCSA puede ordenar una auditoría acelerada o exigir una respuesta por escrito si las inspecciones en carretera u otras fuentes muestran que usted:
- Usó a un conductor sin CDL válida para ese vehículo
- Operó un vehículo puesto fuera de servicio antes de repararlo
- Usó a un conductor que dio positivo o se negó a una prueba obligatoria
- Operó sin el seguro requerido
- Tuvo una tasa de fuera de servicio de conductores o de vehículos del 50% o más, con al menos tres inspecciones en 90 días
- Tuvo ciertos incidentes con materiales peligrosos (hazmat)
Auditoría a distancia (offsite) o en persona (onsite)
La auditoría puede hacerse a distancia. En ese caso, usted sube sus registros en línea y el auditor los revisa de forma remota. También puede hacerse en persona, en su lugar principal de negocio.
De cualquier forma, el estándar es el mismo. Según la 385.307(c), todos los registros requeridos deben estar disponibles cuando un auditor certificado los pida. En una auditoría a distancia, eso significa tener copias digitales limpias y legibles, organizadas y listas para subir antes de la fecha límite de su aviso.
Consejo: organice por área
Haga una carpeta para cada área de abajo (conductores, drogas y alcohol, logs, vehículos, seguro, accidentes), con una subcarpeta para cada conductor y cada vehículo. Así sube los documentos más rápido y le demuestra al auditor que tiene sistemas en orden.
Qué revisa el auditor en cada área
Calificación del conductor
El auditor revisa que cada conductor esté calificado y que usted lo pueda demostrar. Para cada conductor, espere que revise el archivo de calificación del conductor (archivo DQ):
- Solicitud de empleo
- Consultas del récord de manejo (MVR)
- Certificado de prueba de manejo o su equivalente
- Certificado médico, y que esté vigente
- Verificación de seguridad con empleadores anteriores
- CDL válida con la clase y los endosos correctos
No tener un archivo DQ para cada conductor (49 CFR 391.51) es una violación crítica. Usar a un conductor descalificado o sin CDL válida es una reprobación automática. Nuestro servicio de archivos de conductores (DQ) prepara y mantiene estos archivos.
Pruebas de drogas y alcohol
Para los conductores con CDL, esta es el área donde los transportistas nuevos tienen problemas con más frecuencia. El auditor busca:
- Un programa de pruebas activo, normalmente a través de un consorcio (382.115)
- La inscripción de cada conductor en un grupo de pruebas aleatorias (382.305)
- Una prueba de drogas de preempleo con resultado negativo verificado antes del primer trabajo sensible a la seguridad de cada conductor (382.301)
- Pruebas después de un accidente, cuando se requieren
- Su política por escrito y las constancias de recibo firmadas por los conductores
- Registro en el Drug and Alcohol Clearinghouse y consultas de cada conductor
No tener ningún programa, o no tener programa aleatorio, es una reprobación automática. Los owner-operators sin otros conductores igual deben estar en un consorcio para las pruebas aleatorias. Vea nuestro servicio de programa de drogas y alcohol y el registro en el Clearinghouse.
Horas de servicio
El auditor revisa una muestra de los registros de servicio (records of duty status) de sus conductores. Revisa que:
- Los conductores de verdad lleven logs, normalmente en un ELD registrado
- Los logs respeten los límites de manejo y de tiempo en servicio
- Los logs coincidan con documentos de respaldo como recibos de combustible, conocimientos de embarque (bills of lading) y recibos de peaje
La única reprobación automática de HOS es no exigir un registro de servicio (395.8(a)) en el 51% o más de los registros revisados. Los logs falsos y las violaciones de límites son violaciones críticas según el Apéndice B de la Parte 385. Cuentan para reprobar un factor, pero por sí solas no lo reprueban. Vea nuestros servicios de cumplimiento de horas de servicio e instalación de ELD.
Mantenimiento de vehículos
Para cada camión y tráiler que usted controla, el auditor busca:
- Un archivo de mantenimiento con registros de inspección, reparación y mantenimiento (396.3)
- Un reporte de inspección periódica (anual) vigente (396.17)
- Reportes de inspección del conductor (DVIR) y prueba de que se repararon los defectos reportados (396.11)
- Prueba de que los vehículos puestos fuera de servicio en carretera se repararon antes de volver a circular (396.9)
Los resultados de sus inspecciones en carretera de los últimos 12 meses también cuentan en este factor. Nuestro servicio de cumplimiento de mantenimiento de vehículos puede organizar los archivos.
Seguro
El auditor confirma que usted tiene al menos la responsabilidad financiera mínima requerida (49 CFR 387.7) y que guarda la prueba en su lugar principal de negocio. Operar sin la cobertura requerida es una reprobación automática.
Registro de accidentes
Según 49 CFR 390.15, debe guardar un registro de accidentes (accident register) durante 3 años después de cada accidente registrable. Para cada accidente, el registro indica:
- La fecha
- La ciudad o pueblo más cercano, y el estado
- El nombre del conductor
- El número de heridos y muertos
- Si hubo derrame de materiales peligrosos, sin contar el combustible de los tanques del propio vehículo
También debe guardar copias de los reportes de accidentes que pidan los estados, otras agencias de gobierno o las aseguradoras. Aunque no haya tenido accidentes, tenga un registro para demostrar que existe.
Las 16 violaciones que reprueban automáticamente
49 CFR 385.321(b) tiene una tabla con 16 violaciones. Si el auditor encuentra cualquiera de ellas, usted reprueba la auditoría, sin importar qué tan buenos sean el resto de sus registros. Aquí están agrupadas por área:
| Área | Lo que reprueba automáticamente | Umbral |
|---|---|---|
| Drogas y alcohol | No tener programa de pruebas; no tener programa aleatorio; usar a un conductor con un nivel de alcohol de 0.04 o más; usar a un conductor que se negó a una prueba; usar a un conductor que dio positivo | Un solo caso |
| CDL y calificación del conductor | Usar, a sabiendas, a un conductor sin CDL válida; con un CLP o CDL descalificado o inválido; que está descalificado; o que no está calificado físicamente | Un solo caso |
| Seguro | Operar sin la cobertura mínima requerida (carga o pasajeros) | Un solo caso |
| Horas de servicio | No exigir un registro de servicio (395.8(a)) | 51% o más de los registros revisados |
| Vehículos | Operar un vehículo fuera de servicio antes de repararlo (396.9(c)(2)); no reparar los defectos fuera de servicio anotados en un DVIR (396.11(a)(3)) | Un solo caso |
| Vehículos | Usar un vehículo sin inspección periódica (396.17(a)) | 51% o más de los registros revisados |
Para ver cada violación con su regla exacta, consulte nuestra lista completa de violaciones que reprueban automáticamente la auditoría New Entrant.
La otra forma de reprobar: controles débiles en 3 de 6 factores
También puede reprobar sin una sola violación de reprobación automática. Según el Apéndice A de la Parte 385, la FMCSA califica seis factores:
| Factor | Qué cubre |
|---|---|
| 1. General | Seguro y reglas generales (Partes 387 y 390) |
| 2. Conductor | Drogas y alcohol, CDL y calificación del conductor (Partes 382, 383, 391) |
| 3. Operacional | Reglas de manejo y horas de servicio (Partes 392 y 395) |
| 4. Vehículo | Equipo y mantenimiento (Partes 393 y 396), más las inspecciones en carretera de los últimos 12 meses |
| 5. Materiales peligrosos | Reglas de hazmat, si transporta hazmat |
| 6. Accidentes | Su tasa de accidentes registrables |
Cada violación aguda (acute) vale 1.5 puntos, y cada violación crítica (critical) vale 1 punto. En los factores 1 a 5, 3 puntos o más hacen que ese factor sea inadecuado. En el factor de vehículo, una tasa de vehículos fuera de servicio del 34% o más (con al menos tres inspecciones) suma un punto. El factor de accidentes solo cuenta si tuvo dos o más accidentes registrables en los últimos 12 meses.
Si tres o más factores son inadecuados, reprueba la auditoría.
Por eso los problemas «pequeños» importan. Unos cuantos archivos DQ incompletos, algunos logs falsos y registros de mantenimiento faltantes pueden sumar una reprobación en tres factores.
Lista de documentos
Use esta lista para prepararse. Tenga cada documento listo para cada conductor y cada vehículo que haya usado.
| Área | Documentos que debe tener listos |
|---|---|
| Compañía | Datos del número USDOT, autoridad MC (si transporta para terceros), información actual del MCS-150, BOC-3 (si transporta para terceros) |
| Seguro | Póliza vigente y prueba de la cobertura requerida en su lugar principal de negocio |
| Conductores | Archivo DQ completo para cada conductor, con solicitud, MVR, prueba de manejo o equivalente, certificado médico y verificación de empleadores anteriores |
| Drogas y alcohol | Inscripción en un consorcio, política por escrito y constancias firmadas, resultados de preempleo, registros de selecciones aleatorias, pruebas después de accidentes si hubo, registro y consultas en el Clearinghouse |
| Horas de servicio | Registros de servicio (datos del ELD o logs) de cada conductor, documentos de respaldo, información de la cuenta del ELD |
| Vehículos | Lista de todos los camiones y tráileres, archivo de mantenimiento de cada uno, reportes de inspección periódica, DVIR y registros de reparación, reportes de inspección en carretera y prueba de reparaciones |
| Accidentes | Registro de accidentes, más los reportes de accidentes que pidan los estados o las aseguradoras |
| Hazmat (si aplica) | Registro de hazmat, documentos de embarque, registros de capacitación y otros registros de hazmat |
Si al revisar esta lista encuentra faltantes, corríjalos ahora. No ponga fechas atrasadas en nada. Crear registros después y hacerlos pasar por originales es un problema mucho más grave que el faltante original. Nuestro servicio de auditoría New Entrant incluye una auditoría de práctica con esta lista.
Faltantes comunes que debe corregir antes de la auditoría
Estos son los faltantes que suelen aparecer en los registros de los transportistas nuevos. Cada uno corresponde a una regla de arriba.
- Manejar antes de entrar a un programa de pruebas. Si tiene conductores con CDL, el programa y el grupo aleatorio deben estar listos antes de la primera carga, no después de que llegue el aviso de auditoría.
- Despachar antes de tener el resultado de preempleo. La regla es primero un resultado negativo verificado, y después manejar.
- Un certificado médico vencido. Si el certificado médico vence a mitad de año, ese conductor no está calificado hasta que lo renueve.
- No tener archivo DQ del dueño. Si usted maneja su propio camión, también es conductor y necesita su propio archivo.
- Tráileres sin inspección anual. La inspección periódica cubre todos los vehículos que opera, no solo el tractor.
- Reparaciones de fuera de servicio en carretera sin papeles. Si a un camión lo pusieron fuera de servicio, guarde el recibo de reparación que demuestra que se reparó antes de volver a circular.
- Un seguro que se venció por unos días. Aunque sea un hueco corto, cuenta. Configure pagos automáticos o recordatorios.
- Logs que no coinciden con los recibos. Recibos de combustible y peaje que ponen al camión en un lugar distinto al del log son una forma común de descubrir logs falsos.
Un calendario sencillo de preparación
No tiene que esperar el aviso. Este es un orden práctico de trabajo.
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Antes de su primera carga | Inscribirse en un programa de pruebas de drogas y alcohol, registrarse en el Clearinghouse, armar un archivo DQ para cada conductor (incluido usted), instalar un ELD y confirmar el seguro |
| Primer mes | Abrir un archivo de mantenimiento para cada vehículo, hacer las inspecciones periódicas, empezar su registro de accidentes y empezar a guardar los DVIR |
| Cada mes | Comparar los logs con los recibos, revisar las fechas de vencimiento de certificados médicos e inspecciones, y archivar los reportes de inspección en carretera y los recibos de reparación |
| Cuando llegue el aviso de auditoría | Leer la fecha límite, repasar la lista de documentos, escanear y organizar los registros, y corregir los faltantes reales sin poner fechas atrasadas |
| Día de la auditoría | Tener disponible a alguien que conozca los registros, contestar las preguntas de forma directa y anotar cada hallazgo |
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la fecha de mi auditoría?
Si tiene un conflicto real, comuníquese cuanto antes con el auditor o con la oficina que aparece en su aviso. No ignore la solicitud. Negarse a una auditoría lleva a la revocación según la 385.337.
Soy owner-operator con un solo camión. ¿Todo esto aplica para mí?
Sí. Si opera en comercio interestatal, lo auditan como a cualquier otro New Entrant. Si maneja un vehículo comercial (CMV) que requiere CDL, necesita un programa de drogas y alcohol con pruebas aleatorias, y necesita un archivo DQ de usted mismo.
¿Pasar la auditoría termina el programa New Entrant?
No. Lo siguen vigilando hasta que terminen los 18 meses. Los problemas graves en carretera todavía pueden llevar a más acciones.
Después de la auditoría: pasar o reprobar
Al final, el auditor repasa los hallazgos con usted. Según 49 CFR 385.319, la FMCSA luego le envía un aviso por escrito dentro de 45 días.
Si pasa
Recibe una carta que dice que sus controles de seguridad son adecuados. Su desempeño en carretera sigue bajo vigilancia el resto de los 18 meses. Mantenga sus sistemas funcionando. Los problemas en carretera todavía pueden provocar acciones según la 385.308.
Si reprueba
El aviso dice que su registro será revocado a menos que tome acción correctiva. Usted tiene:
- 60 días desde la fecha del aviso, para la mayoría de los transportistas
- 45 días para transportistas de hazmat y ciertos transportistas de pasajeros
Usted responde con pruebas de acción correctiva, normalmente en forma de un plan de acción correctiva (CAP). Si la FMCSA no lo acepta a tiempo, le revocan el registro y lo ponen fuera de servicio el día 61 o el día 46, según 49 CFR 385.325. También puede pedir una revisión administrativa según 49 CFR 385.327 si cree que los hallazgos están equivocados.
Lea nuestra guía paso a paso sobre qué hacer después de reprobar la auditoría New Entrant y cómo escribir un CAP. Si ya le revocaron el registro, vea cómo lograr la reactivación después de una orden fuera de servicio.
Mantenga también su registro al día
Su MCS-150 debe actualizarse cada 24 meses según 49 CFR 390.19T, y el registro ahora se hace en el sistema Motus de la FMCSA. Vea nuestra guía de registro en Motus.
Cómo le puede ayudar JMM Compliance
Ayudamos a los transportistas nuevos a montar los sistemas de seguridad que busca la auditoría, y luego los revisamos con una auditoría de práctica antes que la FMCSA. Nuestro servicio de auditoría New Entrant cubre archivos de conductores, inscripción en drogas y alcohol, archivos de mantenimiento y organización de registros para auditorías a distancia. Para apoyo continuo durante los 18 meses completos, vea nuestro servicio de gestión de cumplimiento. No podemos garantizar el resultado de una auditoría, pero sí podemos ayudarle a llegar organizado y listo.
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Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.
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