Аудит New Entrant: полное руководство для новых перевозчиков

Аудит New Entrant (New Entrant Safety Audit) — это первая проверка FMCSA записей по безопасности у нового перевозчика. Он проходит в ваш 18-месячный период наблюдения New Entrant, обычно в первые 12 месяцев межштатной работы. Аудитор проверяет файлы водителей, тестирование drug & alcohol, hours of service (HOS), обслуживание траков, страховку и записи об авариях. Если у вас найдут хотя бы одно из 16 нарушений с автоматическим провалом или слабый контроль в трёх и более областях, вы не проходите аудит. После этого у вас есть 45 или 60 дней, чтобы всё исправить, иначе регистрацию отзовут.

Что такое программа New Entrant

Когда вы получаете новый USDOT номер для межштатной работы, вы попадаете в программу FMCSA New Entrant Safety Assurance Program. По 49 CFR 385.307 вас наблюдают 18 месяцев с момента, когда вы выполнили требования до начала работы.

За эти 18 месяцев FMCSA:

• Внимательно следит за результатами ваших инспекций на дороге.
• Проводит аудит безопасности, когда вы проработали достаточно долго, чтобы было что проверять. По правилу это обычно не меньше 3 месяцев.
• Может действовать быстрее, если на инспекциях на дороге всплывают серьёзные проблемы, по 49 CFR 385.308.

Если вы прошли аудит и не попали в серьёзные проблемы, программа заканчивается для вас по истечении 18 месяцев.

Когда проходит аудит

Крайний срок устанавливает федеральный закон. По 49 U.S.C. 31144(g) аудит должен пройти:

Поэтому аудит обычно выпадает примерно между 3-м и 12-м месяцем. Вам придёт уведомление или позвонят, чтобы его назначить. Не игнорируйте. Если вы отказываетесь от аудита, FMCSA присылает уведомление. По 49 CFR 385.337 у вас есть 10 дней, чтобы письменно согласиться, иначе на 11-й день регистрацию отзывают.

Что может ускорить ваш аудит

По 385.308 FMCSA может назначить ускоренный аудит (expedited audit) или потребовать письменный ответ, если инспекции на дороге или другие источники показывают, что вы:

• Допустили к работе водителя без действующего CDL для этой машины
• Пустили в рейс трак, поставленный в Out-of-Service, до ремонта
• Допустили водителя с положительным тестом или отказом от обязательного теста
• Работали без обязательной страховки
• Имели уровень Out-of-Service по водителям или по тракам 50% или выше, минимум по трём инспекциям за 90 дней
• Имели определённые инциденты с hazmat

Удалённый аудит и аудит на месте

Аудит может быть удалённым (offsite). Тогда вы загружаете записи онлайн, а аудитор проверяет их дистанционно. Также он может пройти на месте (onsite), в вашем основном офисе (principal place of business).

В любом случае требования одинаковые. По 385.307(c) все обязательные записи должны быть доступны, когда их запросит сертифицированный аудитор. Для удалённого аудита это значит: чистые, читаемые цифровые копии, разложенные по порядку и готовые к загрузке до срока из вашего уведомления.

Что аудитор проверяет в каждой области

Квалификация водителей

Аудитор проверяет, что каждый водитель допущен к работе и вы можете это доказать. По каждому водителю он будет смотреть DQ file (файл квалификации водителя):

• Заявление о приёме на работу (employment application)
• Запросы MVR (motor vehicle record)
• Сертификат road test или эквивалент
• Медкарта (medical examiner's certificate), и что она действующая
• Проверки у прошлых работодателей (previous employer safety performance checks)
• Действующий CDL нужного класса и с нужными endorsements

Если вы не ведёте DQ file на каждого водителя (49 CFR 391.51), это critical нарушение. Работа с дисквалифицированным водителем или водителем без действующего CDL — автоматический провал. Наша услуга по DQ files собирает и ведёт эти файлы.

Тестирование drug & alcohol

Если у вас водители с CDL, именно здесь новые перевозчики чаще всего попадают в проблемы. Аудитор ищет:

• Действующую программу тестирования, обычно через консорциум (382.115)
• Включение каждого водителя в пул random-тестирования (382.305)
• Подтверждённый отрицательный pre-employment тест на наркотики до первой safety-sensitive работы каждого водителя (382.301)
• Тесты после аварии (post-accident), когда они обязательны
• Вашу письменную политику и подписи водителей о её получении
• Регистрацию в Drug and Alcohol Clearinghouse и запросы (queries) по водителям

Отсутствие программы вообще или отсутствие random-программы — автоматический провал. Овнер-операторы без других водителей тоже должны быть в консорциуме для random-тестирования. Смотрите нашу услугу по программе drug & alcohol и настройку Clearinghouse.

Hours of service

Аудитор проверяет выборку records of duty status (логов) ваших водителей. Он смотрит, что:

• Водители действительно ведут логи, обычно на зарегистрированном ELD
• Логи соблюдают лимиты вождения и on-duty
• Логи совпадают с подтверждающими документами: чеками за топливо, bills of lading, чеками за toll

Единственный автоматический провал по HOS — когда вы не требуете вести record of duty status (395.8(a)) в 51% или более проверенных записей. Фальшивые логи и нарушения лимитов — это critical нарушения по Appendix B к Part 385. Они засчитываются в провал фактора, но сами по себе не означают провал аудита. Смотрите наши услуги compliance по hours of service и настройка ELD.

Обслуживание траков

По каждому траку и трейлеру под вашим контролем аудитор ищет:

• Файл обслуживания с записями инспекций, ремонтов и обслуживания (396.3)
• Действующий отчёт о периодической (ежегодной) инспекции (396.17)
• DVIR (driver vehicle inspection reports) и подтверждение, что указанные дефекты отремонтированы (396.11)
• Подтверждение, что траки, поставленные в Out-of-Service на дороге, были отремонтированы до следующего выезда (396.9)

Результаты ваших инспекций на дороге за последние 12 месяцев тоже входят в этот фактор. Наша услуга по compliance обслуживания траков поможет настроить файлы.

Страховка

Аудитор проверяет, что у вас есть как минимум обязательное покрытие (minimum financial responsibility, 49 CFR 387.7) и что подтверждение хранится в вашем основном офисе. Работа без обязательного покрытия — автоматический провал.

Журнал аварий (accident register)

По 49 CFR 390.15 вы должны вести accident register и хранить его 3 года после каждой аварии, которую учитывает DOT (recordable accident). По каждой аварии в нём указано:

• Дата
• Ближайший город или населённый пункт и штат
• Имя водителя
• Количество пострадавших и погибших
• Был ли выброс hazmat, кроме топлива из собственных баков машины

Также нужно хранить копии отчётов об авариях, которые требуют штаты, другие госорганы или страховые компании. Даже если аварий не было, ведите журнал, чтобы показать, что он у вас есть.

16 нарушений с автоматическим провалом

В 49 CFR 385.321(b) есть таблица из 16 нарушений. Если аудитор найдёт хотя бы одно, вы не проходите аудит, какими бы хорошими ни были остальные записи. Вот они по областям:

Каждый пункт с точной ссылкой на правило — в нашем полном списке нарушений с автоматическим провалом на аудите New Entrant.

Второй способ провалить: слабый контроль в 3 из 6 факторов

Аудит можно провалить и без единого нарушения с автоматическим провалом. По Appendix A к Part 385 FMCSA оценивает шесть факторов:

Каждое acute нарушение стоит 1,5 балла, каждое critical — 1 балл. В факторах с 1 по 5 при 3 или более баллах фактор считается неудовлетворительным (inadequate). В факторе по тракам уровень Out-of-Service по тракам 34% или выше (минимум по трём инспекциям) добавляет балл. Фактор аварий учитывается, только если у вас было две или более recordable аварии за последние 12 месяцев.

Если неудовлетворительны три или более фактора, вы не проходите аудит.

Поэтому «мелкие» проблемы важны. Несколько недостающих DQ files, несколько фальшивых логов и отсутствующие записи обслуживания вместе могут дать провал по трём факторам.

Чек-лист документов

Используйте его для подготовки. Каждый пункт должен быть готов по каждому водителю и каждому траку, которые у вас работали.

Если по ходу чек-листа нашлись пробелы, исправьте их сейчас. Ничего не датируйте задним числом. Создать записи потом и выдать их за оригинальные — гораздо более серьёзная проблема, чем сам пробел. Наша услуга по подготовке к аудиту New Entrant включает пробный аудит (mock audit) по этому чек-листу.

Частые пробелы, которые стоит закрыть до аудита

Такие пробелы обычно находят в записях новых перевозчиков. Каждый связан с одним из правил выше.

• Начали ездить до вступления в программу тестирования. Если у вас есть водители с CDL, программа и random-пул должны быть до первого груза, а не после того, как пришло уведомление об аудите.
• Отправили в рейс до результата pre-employment. Правило такое: сначала подтверждённый отрицательный результат, потом вождение.
• Просроченная медкарта. Если медкарта истекла посреди года, водитель не допущен к работе, пока её не продлит.
• Нет DQ file на владельца. Если вы сами водите свой трак, вы тоже водитель, и вам нужен свой файл.
• Нет ежегодной инспекции трейлеров. Периодическая инспекция нужна на каждую машину, которой вы управляете, а не только на трак (power unit).
• Ремонт после Out-of-Service на дороге без документов. Если трак поставили в Out-of-Service, сохраните чек за ремонт, который показывает, что его починили до следующего выезда.
• Страховка прервалась на несколько дней. Даже короткий перерыв считается. Настройте автоплатёж или напоминания.
• Логи не совпадают с чеками. Чеки за топливо и toll, по которым трак был не там, где показывает лог, — частый способ найти фальшивые логи.

Простой план подготовки

Не нужно ждать уведомления. Вот практичный порядок работы.

Частые вопросы

Можно ли перенести аудит?

Если у вас реальный конфликт по времени, как можно скорее свяжитесь с аудитором или офисом, указанным в уведомлении. Не игнорируйте запрос. Отказ от аудита ведёт к отзыву регистрации по 385.337.

Я овнер-оператор с одним траком. Это всё касается меня?

Да. Если вы работаете в межштатных перевозках, вас проверяют как любого другого New Entrant. Если вы водите CMV, для которого нужен CDL, вам нужна программа drug & alcohol с random-тестированием и DQ file на себя.

Заканчивается ли программа New Entrant, если я прошёл аудит?

Нет. Вы остаётесь под наблюдением до конца 18 месяцев. Серьёзные проблемы на инспекциях на дороге всё ещё могут привести к новым мерам.

После аудита: прошли или нет

В конце аудитор разбирает с вами замечания. По 49 CFR 385.319 FMCSA затем присылает письменное уведомление в течение 45 дней.

Если вы прошли

Вы получаете письмо о том, что ваш контроль безопасности адекватный. Ваши результаты на дороге продолжают отслеживать до конца 18 месяцев. Поддерживайте свои системы. Проблемы на инспекциях всё ещё могут привести к мерам по 385.308.

Если вы не прошли

В уведомлении сказано, что вашу регистрацию отзовут, если вы не примете корректирующие меры. У вас есть:

• 60 дней с даты уведомления для большинства перевозчиков
• 45 дней для перевозчиков hazmat и некоторых пассажирских перевозчиков

Вы отвечаете доказательствами корректирующих действий, обычно в виде плана корректирующих действий (CAP). Если FMCSA не примет его вовремя, регистрацию отзывают и ставят вас в Out-of-Service на 61-й или 46-й день, по 49 CFR 385.325. Если вы считаете, что замечания ошибочны, можно также запросить административный пересмотр (administrative review) по 49 CFR 385.327.

Прочитайте наше пошаговое руководство о том, что делать после проваленного аудита New Entrant и как написать CAP. Если регистрацию уже отозвали, смотрите, как восстановиться после Out-of-Service order.

Чем может помочь JMM Compliance

Мы помогаем новым перевозчикам настроить систему безопасности, которую проверяет аудит, а потом проверяем её пробным аудитом раньше, чем это сделает FMCSA. Наша услуга по подготовке к аудиту New Entrant охватывает файлы водителей, вступление в программу drug & alcohol, файлы обслуживания и организацию записей для удалённой загрузки. Для постоянной поддержки на все 18 месяцев смотрите нашу услугу по ведению compliance. Мы не можем гарантировать результат аудита, но можем помочь вам прийти на него организованными и готовыми.

Эта страница содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Требования зависят от вашей операции; уточняйте детали в FMCSA или у квалифицированного специалиста.