16 нарушений с автоматическим провалом на аудите New Entrant

FMCSA перечисляет в 49 CFR 385.321 16 нарушений, которые автоматически означают провал аудита New Entrant. Четырнадцать из них засчитываются уже за один случай. Два — только если проблема находится в 51% или более записей, которые проверил аудитор. Также аудит можно провалить без единого из этих 16, если контроль безопасности слабый в трёх или более из шести «факторов» аудита.

Как работает правило автоматического провала

Каждый новый перевозчик проходит 18-месячный период New Entrant. В Appendix A к Part 385 сказано, что аудит безопасности должен пройти в течение 12 месяцев для перевозчиков грузов и 120 дней для пассажирских перевозчиков. Если вы только начинаете разбираться, начните с нашего руководства по аудиту New Entrant.

По разделу 385.321(a) вы проваливаете аудит одним из двух способов:

1. Вы нарушаете одно или несколько из 16 правил в таблице 385.321(b), или
2. У вас нет базового контроля безопасности (basic safety management controls), как он описан в Appendix A к Part 385.

В таблице есть колонка «guidelines for determining automatic failure» (критерии автоматического провала). Для 14 пунктов там написано «single occurrence» (один случай). Значит, достаточно одного водителя, одного трака или одного дня. Для двух пунктов нарушение должно быть найдено в «51% or more of examined records» (51% или более проверенных записей).

Если вы не прошли аудит, FMCSA обязана прислать письменное уведомление в течение 45 дней после аудита. По 49 CFR 385.319 у большинства перевозчиков затем есть 60 дней, чтобы исправить проблемы. Пассажирские перевозчики и некоторые перевозчики hazmat получают 45 дней. Если вы не подали приемлемые корректирующие действия вовремя, по 49 CFR 385.325 FMCSA отзывает вашу регистрацию и выдаёт Out-of-Service order.

Ниже — все 16 пунктов по областям. Номера совпадают с порядком в правилах.

Тестирование drug & alcohol (пункты 1–5)

Эти пять пунктов взяты из 49 CFR Part 382. Они касаются перевозчиков, чьим водителям нужен CDL. Каждый из них — провал за один случай.

1. Нет программы тестирования — 382.115(a)

Правило: программа тестирования на алкоголь и наркотики (controlled substances) должна быть у вас до того, как водители с CDL начнут safety-sensitive работу. (382.115(b) — то же правило для иностранных перевозчиков.)

Как перевозчики на этом попадаются: овнер-оператор получает авторити и начинает возить. Он планирует «записаться на тесты потом». На аудите нет ни политики, ни консорциума, ни pre-employment теста.

Как этого избежать: настройте программу до первого груза. Если у вас один трак, вступите в консорциум / third-party administrator, примите письменную политику и храните подтверждение членства. Наша услуга по программе drug & alcohol берёт эту настройку на себя.

2. Работа водителя с алкоголем 0.04 или выше — 382.201

Правило: нельзя допускать к safety-sensitive работе водителя с уровнем алкоголя 0.04 или выше, если вы об этом знаете.

Как перевозчики на этом попадаются: у водителя 0.04 на тесте post-accident или reasonable-suspicion, а перевозчик продолжает отправлять его в рейсы, пока «посмотрим, что будет».

Как этого избежать: снимите водителя со всей safety-sensitive работы, как только узнали результат. Не возвращайте его, пока он не пройдёт процесс return-to-duty со специалистом SAP (substance abuse professional).

3. Работа водителя, отказавшегося от теста — 382.211

Правило: нельзя допускать к safety-sensitive работе водителя, который отказался от обязательного теста.

Как перевозчики на этом попадаются: водитель «забывает» прийти на random-тест или уходит из пункта сбора (collection site), не закончив. Перевозчик считает это проблемой расписания, а не отказом.

Как этого избежать: знайте, что по правилам считается отказом (ваш провайдер тестирования может объяснить). Относитесь к отказу как к положительному тесту: снимите водителя с работы и начните процесс return-to-duty.

4. Работа водителя с положительным тестом — 382.215

Правило: нельзя использовать водителя, о котором вы знаете, что у него положительный тест на наркотики.

Как перевозчики на этом попадаются: небольшой флот нанимает водителя, который провалил тест на прошлой работе. Перевозчик так и не сделал обязательный запрос в Clearinghouse или проигнорировал результат.

Как этого избежать: до найма сделайте полный pre-employment запрос (full query) в Drug and Alcohol Clearinghouse и проверьте историю тестов у прошлых работодателей.

5. Нет программы random-тестирования — 382.305

Правило: у вас должна работать программа случайного (random) тестирования на наркотики и алкоголь.

Как перевозчики на этом попадаются: перевозчик сделал pre-employment тест, но так и не включил водителя в random-пул. Особенно часто это пропускают овнер-операторы с одним траком: без консорциума вы не можете «случайно выбрать» самого себя.

Как этого избежать: включите каждого водителя с CDL, в том числе себя, в random-пул, обычно через консорциум. Храните записи выборок.

CDL и квалификация водителей (пункты 6–8, 11–12)

Эти пункты касаются водителей, которым нельзя садиться за руль. Они взяты из Part 383 и Part 391. Все пять — провал за один случай.

6. Водитель без действующего CDL — 383.3(a) / 383.23(a)

Правило: нельзя сознательно допускать водителя без действующего CDL, если для машины он нужен.

Как перевозчики на этом попадаются: у водителя истёк CDL, и никто не заметил. Или перевозчик купил трак потяжелее и посадил на него водителя с обычными правами «только на локальные рейсы».

Как этого избежать: следите за сроками действия прав. Проверяйте, что класс прав и endorsements каждого водителя соответствуют машинам, на которых он ездит.

7. Водитель с лишённым CLP или CDL — 383.37(b)

Правило: нельзя позволять водителю управлять CMV, пока штат лишил (disqualified) его CDL или ученического пермита (CLP), или когда он потерял право водить CMV в каком-либо штате.

Как перевозчики на этом попадаются: права водителя приостановили за неоплаченный тикет или нарушение в другом штате. Водитель вам не сказал, а вы не проверили.

Как этого избежать: делайте MVR (motor vehicle record) на каждого водителя при найме и минимум раз в 12 месяцев, как требует 49 CFR 391.25. Требуйте, чтобы водители сразу сообщали о приостановке прав.

8. За рулём дисквалифицированный водитель — 383.51(a)

Правило: нельзя сознательно позволять водить CMV водителю, которого дисквалифицировали от вождения CMV.

Как перевозчики на этом попадаются: водителя дисквалифицировали после серьёзного нарушения, например DUI. Он продолжает ездить у вас, потому что вы не видели его запись.

Как этого избежать: так же, как выше. Ежегодные MVR, понятная политика сообщений и проверка перед тем, как отправить человека в рейс после любого серьёзного нарушения.

11. Сознательная работа с дисквалифицированным водителем — 391.15(a)

Правило: водитель, дисквалифицированный по Part 391, не может водить CMV, а вы не можете требовать или разрешать ему это.

Как перевозчики на этом попадаются: часто это пересекается с пунктами 7 и 8: водитель потерял право водить, но остался в расписании.

Как этого избежать: ведите полный DQ file (файл квалификации водителя) на каждого водителя и пересматривайте его каждый раз, когда получаете новую информацию. Наша услуга по DQ files собирает и проверяет эти файлы.

12. Водитель без медицинского допуска — 391.11(b)(4)

Правило: нельзя сознательно допускать водителя, который не соответствует медицинским требованиям по Part 391, subpart E.

Как перевозчики на этом попадаются: это одна из самых частых проблем, которые мы видим. У водителя истекла медкарта, а он продолжает ездить. Или у перевозчика в файле вообще не было медкарты.

Как этого избежать: храните действующую медкарту (medical examiner's certificate) в файле каждого водителя. Ставьте напоминание минимум за 30 дней до окончания каждой. Не отправляйте в рейс водителя с просроченной медкартой.

Hours of service (пункт 13)

13. Вы не требуете вести record of duty status — 395.8(a)

Правило: вы должны требовать от каждого водителя записывать статус работы (record of duty status, лог) на ELD или другим разрешённым способом, если не действует исключение.

Порог: этот пункт не засчитывается за один случай. Провал — когда аудитор находит его в 51% или более проверенных записей.

Как перевозчики на этом попадаются: перевозчик считает, что его водители подходят под исключение short-haul, но водители регулярно выходят за его лимиты и не ведут логи. Или водитель на старом траке, освобождённом от правила ELD, не ведёт и бумажные логи. Освобождение от ELD не означает освобождение от логов.

Как этого избежать: уточните, какие правила по логам действуют для каждого водителя. Если вы используете исключение short-haul по 49 CFR 395.1(e), храните обязательные записи времени и требуйте лог за каждый день, когда водитель выходит за рамки исключения. Наша услуга по compliance hours of service может разобрать это вместе с вами.

Ремонт и инспекции траков (пункты 14–16)

Эти пункты взяты из Part 396.

14. Работа трака в Out-of-Service до ремонта — 396.9(c)(2)

Правило: после того как инспектор поставил машину в Out-of-Service, никто не может на ней ездить, пока не сделан ремонт.

Порог: один случай.

Как перевозчики на этом попадаются: трак на инспекции на дороге ставят в Out-of-Service из-за тормозов. Водитель кое-как доезжает до следующего города, чтобы «там починить», или перевозчик на следующий день отправляет трак в рейс без подтверждения ремонта.

Как этого избежать: не ездите на машине в Out-of-Service, пока её не отремонтировали. Если её нужно переместить до ремонта — вызывайте эвакуатор. Устраните проблему, подпишите и верните отчёт об инспекции, как требует 49 CFR 396.9(d), и сохраните инвойс за ремонт.

15. Не устранены Out-of-Service дефекты из DVIR — 396.11(a)(3)

Правило: до следующего выезда вы должны устранить Out-of-Service дефекты, которые водитель указал в DVIR (driver vehicle inspection report).

Порог: один случай.

Как перевозчики на этом попадаются: водитель пишет в post-trip отчёте «утечка воздуха, тормоза». На следующее утро трак снова уходит в рейс без ремонта и без подписи.

Как этого избежать: читайте каждый DVIR, где указан дефект. Отремонтируйте дефект или задокументируйте, что ремонт не нужен, и подпишите это до того, как машина поедет. Храните DVIR и записи ремонта вместе.

16. Работа машины без периодической инспекции — 396.17(a)

Правило: каждый CMV должен пройти периодическую инспекцию, то есть на практике минимум раз в 12 месяцев.

Порог: провал только при 51% или более проверенных записей.

Как перевозчики на этом попадаются: перевозчик покупает б/у трак и считает, что старая наклейка об инспекции подходит. Или перевозчик с одним траком вообще забывает про ежегодную инспекцию. С одним траком одна пропущенная инспекция — это 100% ваших записей.

Как этого избежать: храните действующий отчёт ежегодной инспекции на каждый трак и трейлер. Следите за сроками. Наша услуга по compliance обслуживания траков может настроить систему.

Страховка и финансовая ответственность (пункты 9–10)

Эти пункты взяты из Part 387. Оба — провал за один случай.

9. Работа без обязательной страховки — 387.7(a)

Правило: перевозчики, на которых распространяется это правило, не могут работать без действующего минимального обязательного уровня финансовой ответственности (financial responsibility).

Как перевозчики на этом попадаются: полис прервался из-за неоплаты, а перевозчик ещё неделю ездит, прежде чем его восстановить. Или лимит полиса ниже, чем требуется для этого типа груза.

Как этого избежать: уточните свой обязательный минимум по 49 CFR 387.9 в зависимости от того, что вы возите. Настройте автоплатёж и держите копию действующего полиса (и endorsement MCS-90, если он нужен) там, где сможете её найти.

10. Пассажирский перевозчик без обязательного покрытия — 387.31(a)

Правило: пассажирские перевозчики, на которых распространяется это правило, не могут работать без минимальной обязательной финансовой ответственности.

Как перевозчики на этом попадаются: так же, как в пункте 9: полис прервался, или лимиты не соответствуют размеру машины.

Как этого избежать: проверьте свой обязательный лимит по 49 CFR 387.33 для количества мест в каждой машине и никогда не работайте, пока полис прерван.

Второй способ провалить: 3 из 6 факторов

Можно пройти все 16 пунктов и всё равно провалить аудит. В Appendix A к Part 385 сказано, что аудитор также проверяет, есть ли у вас «basic safety management controls» (базовый контроль безопасности).

Аудитор проверяет, как вы соблюдаете «acute» и «critical» правила. Они перечислены в Appendix B к Part 385. Appendix начисляет:

• 1,5 балла за каждый случай несоблюдения acute правила
• 1 балл за каждый случай несоблюдения critical правила

Баллы суммируются по шести группам, которые называются факторами.

Если вы получили «неудовлетворительно» по трём или более факторам, вы не проходите аудит, даже без единого нарушения с автоматическим провалом.

Фальшивые логи или пробелы в файлах водителей — не автоматический провал, но несколько таких случаев в одной области могут довести этот фактор до 3 баллов. Повторите это ещё в двух областях — и аудит провален.

Быстрая самопроверка

Пройдите по этой таблице до аудита. Если на какой-то вопрос ответ «нет», исправьте это сейчас.

Если вы уже провалили аудит, прочитайте наше руководство о том, что делать после проваленного аудита New Entrant. Если ваше авторити уже остановили, смотрите, как восстановиться после Out-of-Service order.

Чем может помочь JMM Compliance

Мы проверяем вашу программу drug & alcohol, файлы водителей, логи и записи обслуживания по тем же 16 пунктам и шести факторам, которые использует аудитор. Говорим, чего не хватает, и помогаем исправить до аудита. Если вы уже провалили аудит, помогаем написать и подать план корректирующих действий (CAP). Подробнее о нашей услуге по подготовке к аудиту New Entrant.

Эта страница содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Требования зависят от вашей операции; уточняйте детали в FMCSA или у квалифицированного специалиста.