Подготовка к аудиту New Entrant: как пройти первый аудит FMCSA
Каждый новый перевозчик с USDOT номером проходит аудит New Entrant (New Entrant Safety Audit) в первые 18 месяцев. Провалите его и ничего не исправите — FMCSA отзовёт регистрацию и поставит вас в Out-of-Service. Мы помогаем новым авторити, овнер-операторам и небольшим флотам привести документы в порядок до того, как их попросит аудитор.
Что такое аудит New Entrant?
Когда вы начинаете межштатные перевозки, FMCSA включает вас в программу New Entrant Safety Assurance Program на 18 месяцев (49 CFR 385.307). В это время FMCSA внимательно следит за вашими инспекциями на дороге и авариями. Также она присылает сертифицированного аудитора, чтобы проверить, есть ли у вас базовый контроль безопасности (basic safety management controls). Проще говоря: есть ли у вас системы и записи, чтобы работать безопасно и по правилам?
Аудит — это не safety rating. Результат только один из двух: прошли или не прошли. Если прошли, вы остаётесь под наблюдением до конца 18 месяцев. Если не прошли, получаете уведомление и короткий срок, чтобы всё исправить.
Когда проходит аудит New Entrant?
По правилу, аудит проводят, когда вы работаете достаточно долго, чтобы у вас были реальные записи. Обычно это не меньше 3 месяцев (49 CFR 385.307). Федеральный закон требует провести проверку в течение 12 месяцев после начала работы для большинства перевозчиков и в течение 120 дней для пассажирских перевозчиков.
Аудит может быть удалённым (offsite): вы загружаете документы в FMCSA, а не встречаетесь с аудитором лично. В любом случае вы обязаны предоставить записи по запросу. Если вы отказываетесь от аудита, FMCSA даёт 10 дней, чтобы письменно согласиться. Если не согласитесь, на 11-й день регистрацию отзывают (49 CFR 385.337).
Что проверяет аудитор?
Аудитор смотрит те же области, по которым FMCSA оценивает каждого перевозчика: общие правила и страховка, водители, работа и hours of service (HOS), траки и обслуживание, hazmat (если возите) и история аварий. По Appendix A к Part 385 вы не проходите аудит, если базового контроля нет в трёх или более областях. Также вы проваливаете аудит автоматически, если FMCSA найдёт хотя бы одно из 16 нарушений ниже.
16 нарушений, которые означают автоматический провал
Они перечислены в 49 CFR 385.321. Большинство засчитывается даже за один случай. Два из них — логи и периодические инспекции — засчитываются, только если аудитор находит проблему в 51% или более проверенных записей. Простыми словами, по группам:
- Drug & alcohol (5): нет программы тестирования на наркотики и алкоголь вообще; нет программы random-тестирования; вы допускаете к работе водителя, у которого, как вам известно, уровень алкоголя был 0.04 или выше; вы допускаете водителя, который отказался от обязательного теста; вы допускаете водителя, у которого, как вам известно, тест на наркотики положительный.
- CDL и права (3): вы сознательно допускаете водителя без действующего CDL; сознательно позволяете водителю работать с лишёнными (disqualified) правами или пермитом; сознательно допускаете водителя, которому запрещено управлять CMV.
- Квалификация водителя (2): вы сознательно допускаете дисквалифицированного водителя; сознательно допускаете водителя без медицинского допуска (medically qualified).
- Страховка (2): работа без минимального обязательного покрытия ответственности (liability); для пассажирских перевозчиков — работа без обязательного покрытия для пассажиров.
- Hours of service (1): вы не требуете от водителей вести record of duty status (лог) — найдено в 51% или более проверенных записей.
- Траки и обслуживание (3): трак, поставленный в Out-of-Service, работает до ремонта; Out-of-Service дефекты из DVIR (driver vehicle inspection report) не устранены до следующего выезда; трак без действующей периодической (ежегодной) инспекции — найдено в 51% или более проверенных записей.
Какие документы подготовить к аудиту
В официальном руководстве FMCSA по аудиту перечислены записи, которые аудиторы обычно запрашивают. Приведите их в порядок и обновите до того, как аудит назначат:
- Актуальный список водителей и список траков с номерами юнитов, VIN, номерными знаками и штатами.
- Полный DQ file (файл квалификации водителя) на каждого водителя: заявление (application), MVR, road test или эквивалент по CDL, медкарта (medical certificate) и ежегодный обзор (annual review).
- Ваша программа drug & alcohol: политика, членство в консорциуме, результаты pre-employment тестов, записи random-выборок и запросы (queries) в Clearinghouse.
- Records of duty status (логи ELD) за последние 6 месяцев плюс подтверждающие документы: чеки за топливо, bills of lading.
- Файлы обслуживания: записи инспекций и ремонтов, отчёты ежегодных инспекций и DVIR.
- Подтверждение страховки и accident register (журнал аварий), если у вас были аварии, которые учитывает DOT (49 CFR 390.15).
Как мы это делаем
- 1Проверяем ваш USDOT
Смотрим ваш SAFER snapshot, историю инспекций и данные регистрации, чтобы понять, где вы сейчас и что аудитор заметит первым.
- 2Проверяем файлы до аудита
Проходим по вашим DQ files, программе drug & alcohol, логам, записям обслуживания и страховке — сверяем со списком автоматического провала и остальными критериями аудита.
- 3Закрываем пробелы
Точно говорим, чего не хватает, и помогаем исправить: вступить в консорциум, сделать запросы в Clearinghouse, заполнить DQ files, наладить записи обслуживания.
- 4Собираем пакет для аудита
Помогаем собрать аккуратный, подписанный комплект документов, чтобы вы могли быстро загрузить или показать его, когда FMCSA попросит.
- 5Поддерживаем до результата
Если пришло уведомление о провале, помогаем подготовить план корректирующих действий (CAP) с доказательствами до истечения срока.
Частые вопросы
Я овнер-оператор с одним траком. Мне всё равно нужна программа drug & alcohol?
Если вы водите машину, для которой нужен CDL, — да. Вы должны быть в программе random-тестирования, обычно через консорциум, и иметь в файле pre-employment тест и запрос в Clearinghouse. Отсутствие программы тестирования или random-программы — это автоматический провал.
Что будет, если я провалю аудит New Entrant?
FMCSA пришлёт письменное уведомление в течение 45 дней после аудита. Затем у вас есть 60 дней с даты уведомления, чтобы показать корректирующие действия, или 45 дней, если вы возите hazmat с плакатами или пассажиров. Если FMCSA примет ваши доказательства, вы продолжаете работать. Если нет — регистрацию отзывают и ставят вас в Out-of-Service.
Могут ли быть проблемы, даже если я прошёл аудит?
Да. После аудита вы остаётесь под наблюдением до конца 18 месяцев. Серьёзные проблемы на инспекции на дороге, например недействительный CDL или проваленный тест на наркотики, могут привести к ускоренному аудиту (expedited audit) или требованию корректирующих действий в течение 30 дней (49 CFR 385.308).
Как узнать, когда будет мой аудит?
FMCSA или партнёрское агентство штата свяжется с вами, чтобы его назначить, а федеральный закон требует провести его в первые 12 месяцев работы. Уведомления приходят на контакты из вашего MCS-150, поэтому держите адрес, телефон и email актуальными. Начинайте готовиться с первого дня, а не ждите письма.
Мой ELD ведёт логи. Этого достаточно для части по hours of service?
ELD записывает время за рулём, но вы всё равно должны хранить логи и подтверждающие документы 6 месяцев и уметь их предоставить. Аудиторы также ищут фальшивые логи и нарушения HOS, а не только проверяют, есть ли логи.
Регуляция
- 49 CFR 385.307 — 18 месяцев наблюдения New Entrant и сроки аудита
- 49 CFR 385.321 — 16 нарушений с автоматическим провалом
- 49 CFR Part 385, Appendix A — Как оценивается аудит безопасности
- 49 CFR 385.319 — Результаты аудита и сроки корректирующих действий
- 49 CFR 385.337 — Отказ от аудита безопасности
- 49 CFR 391.51 — Что должно быть в DQ file
Статьи по теме
Похожие услуги
Эта страница содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Требования зависят от вашей операции; уточняйте детали в FMCSA или у квалифицированного специалиста.