План корректирующих действий (CAP) для FMCSA после проваленного аудита New Entrant

Что происходит после проваленного аудита New Entrant?

FMCSA обязана прислать письменное уведомление в течение 45 дней после аудита (49 CFR 385.319). В нём сказано, что ваш базовый контроль безопасности недостаточен. Там перечислены найденные нарушения и есть предупреждение: регистрацию USDOT отзовут, если вы их не исправите.

Прочитайте уведомление строчка за строчкой. На каждое нарушение из списка в вашем CAP нужен отдельный ответ. Если аудитор нашёл одно из 16 нарушений с автоматическим провалом из 49 CFR 385.321, по этому пункту нужны самые сильные доказательства — ведь именно из-за него вы не прошли.

Сколько времени есть, чтобы подать CAP?

Отсчёт начинается с даты уведомления о провале, а не с даты аудита:

• 60 дней для большинства перевозчиков грузов (49 CFR 385.319(c)(1)).
• 45 дней, если вы возите hazmat, которому нужны плакаты (placards), или возите пассажиров за плату в машине, рассчитанной или используемой для 9–15 человек, или более 15 человек, считая водителя (49 CFR 385.319(c)(2)).
• FMCSA может продлить 60-дневный срок ещё до 60 дней, если вы показываете, что добросовестно исправляете проблемы. 45-дневный срок могут продлить до 10 дней, если вы уже отправили доказательства и FMCSA нужно больше времени на проверку (49 CFR 385.323).

Что должно быть в плане корректирующих действий?

Правило требует доказательств корректирующих действий, которые примет FMCSA. Готовой формы нет. На практике сильный CAP отвечает на три вопроса по каждому нарушению: что пошло не так, что вы уже исправили и что изменили, чтобы это не повторилось. Фраза «мы будем стараться лучше» — это не план.

По каждому нарушению мы помогаем показать:

• Нарушение так, как оно указано в уведомлении, с разделом CFR.
• Первопричину: например, нет письменной процедуры, никто не назначен ответственным или нет системы учёта.
• Что уже исправлено, с датами.
• Какую систему вы внедрили, чтобы не допустить повторения, и кто за неё отвечает.
• Документы, которые это доказывают, подписанные в соответствии с нарушением.

Какие доказательства хочет видеть FMCSA?

Доказательства — это документы, а не обещания. Обычно это: членство в консорциуме и записи random-выборок, результаты pre-employment тестов и запросы в Clearinghouse, заполненные DQ files с актуальными MVR и медкартами, записи ELD, показывающие, что водители теперь ведут логи, отчёты ежегодных инспекций, счета за ремонт Out-of-Service дефектов и ваш страховой filing.

Письменные политики добавляйте, только если они подтверждают реальные изменения. Одна политика без записей, что её выполняют, — слабое доказательство.

Что если FMCSA не примет ваш CAP?

Если вы пропустили срок или FMCSA решила, что ваших корректирующих действий недостаточно, она отзывает регистрацию New Entrant и ставит вас в Out-of-Service. Это вступает в силу на 61-й день после уведомления, на 46-й день для перевозчиков hazmat и пассажиров, или на следующий день после окончания продления (49 CFR 385.325).

Если вы считаете, что FMCSA ошиблась, признав ваш контроль недостаточным, можно запросить административный пересмотр (administrative review) в течение 90 дней (49 CFR 385.327). Чтобы получить решение до остановки, подайте в течение 15 дней после уведомления. Тогда FMCSA решает в течение 45 дней, или 30 дней для перевозчиков hazmat и пассажиров. Административный пересмотр касается ошибок в выводах. Он не заменяет исправление проблем.

Корректирующие действия после Compliance Review

У компаний, которые работают давно, похожий процесс после Compliance Review. В предварительном рейтинге Conditional или Unsatisfactory перечислены проблемы, которые нужно исправить. Вы можете в любой момент письменно попросить FMCSA повысить рейтинг на основании корректирующих действий (49 CFR 385.17). При proposed Unsatisfactory действуйте быстро. Запрет на работу начинается на 61-й день, или на 46-й день для перевозчиков hazmat и пассажиров, если рейтинг станет окончательным.