Требования к новому авторити: что сделать в первый год

Что происходит после получения авторити?

Как только ваш USDOT номер и операционное авторити (MC) становятся активными, вы попадаете в New Entrant Safety Assurance Program — программу FMCSA для новых перевозчиков. Вы остаётесь в ней 18 месяцев (49 CFR 385.307). Всё это время FMCSA отслеживает ваши инспекции на дороге и аварии и назначает аудит безопасности.

По правилам аудит проводится, когда вы проработали достаточно, чтобы появились реальные записи. Обычно это не меньше 3 месяцев. На практике многие новые перевозчики получают письмо от FMCSA гораздо раньше, чем чувствуют себя готовыми. Самый надёжный план — работать так, будто аудитор может позвонить на следующей неделе.

В этот период у вас нет safety rating. В вашей записи рейтинга не будет, пока FMCSA не проведёт полный compliance review — это отдельная процедура.

Как проходит аудит New Entrant?

Результат аудита — сдал или не сдал. Аудитор проверяет, есть ли у вас базовый контроль безопасности: файлы водителей, тесты на drug & alcohol, часы работы (HOS), обслуживание техники, страховка и учёт аварий.

Некоторые нарушения сами по себе означают провал. В таблице 49 CFR 385.321 их 16. Например: нет программы drug & alcohol, нет рандомных тестов, за рулём водитель без медицинского допуска, работа без обязательной страховки.

Если вы не сдали, FMCSA присылает уведомление со списком того, что нужно исправить. Большинству перевозчиков грузов даётся 60 дней, чтобы показать корректирующие действия (49 CFR 385.319). Если пропустить этот срок, FMCSA отзывает вашу регистрацию New Entrant, и вы обязаны прекратить работу.

Чек-лист нового авторити: что настроить в первые 90 дней

Часть пунктов нужно закрыть до того, как кто-то сядет за руль. Остальное должно быть готово до первого аудита. Мы советуем такой порядок:

• Программа drug & alcohol (водители с CDL): письменная политика, участие в пуле рандомных тестов и подтверждённый отрицательный pre-employment тест на наркотики до того, как водитель начнёт любую safety-sensitive работу (49 CFR 382.301). Это касается и вас, если вы сами за рулём.
• Clearinghouse: зарегистрируйтесь как работодатель и сделайте pre-employment full query по каждому водителю с CDL до того, как он поедет (49 CFR 382.701).
• Файлы водителей (DQ file): заявление о приёме, MVR (водительская история), road test или CDL как эквивалент, медкарта и остальные документы из 49 CFR 391.51 — на каждого водителя.
• ELD: устройство из официального списка FMCSA в каждом траке, и водители, которые умеют им пользоваться и показывать логи на инспекции.
• Страховка, поданная в FMCSA на нужном уровне, на точное юридическое название из вашей записи USDOT.
• UCR: регистрируйтесь и платите каждый год, если работаете между штатами.
• IFTA и IRP: оформляются через ваш базовый штат, если траки под них подпадают — обычно это больше 26,000 lbs или три оси и больше, с работой в нескольких штатах.
• Accident register (журнал аварий): запись каждой аварии, которая учитывается DOT, хранится 3 года (49 CFR 390.15). Заведите его сейчас, даже если он останется пустым.
• Файлы обслуживания: ежегодная инспекция каждого трака и трейлера, записи о ремонтах и отчёты водителей об осмотре.

Почему первые инспекции на дороге так важны

У нового перевозчика почти нет истории. Поэтому каждая инспекция сильно влияет на ваши safety-данные. Одна плохая инспекция с нарушениями Out-of-Service может сделать вашу запись хуже, чем у компании постарше с той же проблемой.

Ваша safety-история привязана к USDOT номеру. Брокеры и шипперы смотрят её, прежде чем дать вам груз. Чистые инспекции в первый год помогут потом получать грузы.

Типичные ошибки новых перевозчиков

У компаний первого года мы снова и снова видим одни и те же проблемы:

• Водитель выезжает до того, как пришёл результат pre-employment теста на наркотики.
• Забывают, что владелец, который сам за рулём, тоже должен быть в рандомном пуле и иметь DQ file.
• Ведут бумажные логи вместо ELD за пределами тех редких случаев, когда FMCSA это разрешает.
• Страховка слетает или подана на название, которое не совпадает с записью USDOT.
• Берут трак или водителя в лиз без письменного договора (lease), где указано, кто контролирует технику.
• Не обновляют MCS-150. Его нужно обновлять минимум раз в 24 месяца, иначе FMCSA может деактивировать ваш USDOT номер (49 CFR 390.19T).