DQ file: чек-лист — что должно быть в файле квалификации водителя

Что должно быть в DQ file?

В 49 CFR 391.51 перечислено, что должно быть в каждом DQ file. Используйте этот чек-лист для каждого водителя:

• Заявление о приёме на работу (391.21), подписанное и с датой, с адресами и работодателями за 3 года, плюс работодатели ещё за 7 лет для водителей, которые водили CMV.
• MVR из каждого штата, где у водителя были права или пермит за последние 3 года, запрошенный в течение 30 дней после найма (391.23).
• Сертификат road test (391.31) или принятый эквивалент, например действующий CDL или сертификат road test за последние 3 года (391.33).
• Ежегодный MVR из каждого штата, выдавшего права, не реже раза в 12 месяцев (391.25).
• Запись о ежегодном обзоре (annual review) с именем проверяющего и датой (391.25).
• Медкарта (medical examiner's certificate, 391.43), а для водителей CDL — CDLIS MVR с медицинским статусом. Добавьте medical variance или Skill Performance Evaluation Certificate, если есть.
• Для водителей без CDL — запись о проверке в National Registry, что медэкзаменатор есть в National Registry of Certified Medical Examiners.

Как проверить медкарту?

У водителя должна быть действующая медкарта до того, как он сядет за руль. Для водителей без CDL вы проверяете, что медэкзаменатор есть в National Registry, и оставляете запись в DQ file.

Для водителей CDL FMCSA перешла на электронную систему (National Registry II), обязательную с 23 июня 2025 г. Теперь медэкзаменаторы отправляют результаты в FMCSA, а она передаёт их в штат. Вы подтверждаете медицинский статус по CDLIS MVR водителя из штата, который сейчас выдал ему права. Храните эту запись в файле.

Что такое проверка safety-истории у прошлых работодателей?

В течение 30 дней после найма вы обязаны проверить safety-историю водителя у работодателей под регулированием DOT за последние 3 года (391.23). Это базовое подтверждение работы и история аварий.

Также нужно проверить историю drug & alcohol. Для прошлых работодателей под регулированием FMCSA это делается через Clearinghouse. С 6 января 2023 г. pre-employment full query в Clearinghouse (382.701) заменяет обращение к таким работодателям за записями drug & alcohol. Для работодателей под другими агентствами DOT, например FAA или FTA, записи по-прежнему запрашивают напрямую по 49 CFR 40.25, с письменным согласием водителя.

Эти ответы или записи о ваших добросовестных попытках их получить хранят в отдельном driver investigation history file (391.53). Его нужно хранить в защищённом месте с ограниченным доступом.

Нужно ли хранить запросы в Clearinghouse в DQ file?

Запросы в Clearinghouse — это требование drug & alcohol по Part 382, а не пункт 391.51. Но аудитор, который проверяет водителя, часто просит их показать. Храните подтверждение pre-employment full query и каждого ежегодного запроса там, где их можно быстро найти, — в DQ file или вместе с записями drug & alcohol.

Сколько хранить DQ files?

Храните весь DQ file, пока водитель у вас работает, и ещё 3 года после его ухода (391.51(c)). То же правило для driver investigation history file (391.53).

Некоторые документы можно убрать через 3 года после даты их оформления (391.51(d)): ежегодные MVR, записи о ежегодном обзоре, медкарты и CDLIS MVR, medical variances и сертификаты SPE, записи о проверке в National Registry.

Какие ошибки в DQ file могут провалить аудит?

По 49 CFR 385.321 новый перевозчик автоматически проваливает аудит, если сознательно допускает водителя без действующего CDL, дисквалифицированного водителя или водителя без физического допуска. Водитель без действующей медкарты физически не допущен.

Мелкие пробелы, например пропущенный ежегодный обзор или поздний MVR, сами по себе могут не провалить аудит, но они накапливаются. Мы сверяем каждый файл со списком выше, чтобы такие пробелы закрывались заранее.