Archivo de calificación del conductor (DQ): lista de lo que necesita
Todo transportista debe tener un archivo de calificación del conductor (archivo DQ) para cada conductor que use, incluido el owner-operator que maneja para su propia compañía. Los documentos faltantes o vencidos son uno de los hallazgos más comunes en una auditoría. Usar a un conductor sin CDL válida o sin certificado médico puede hacerle reprobar la auditoría New Entrant de una vez. Armamos y mantenemos archivos DQ que cumplen con el 49 CFR 391.51, para que usted sepa que cada conductor está calificado.
¿Qué lleva el archivo de calificación del conductor?
El 49 CFR 391.51 dice lo que debe tener cada archivo DQ. Use esta lista para cada conductor:
- Solicitud de empleo (391.21), firmada y con fecha, con las direcciones y empleadores de los últimos 3 años, más 7 años adicionales de empleadores si el conductor manejó un vehículo comercial (CMV).
- MVR (récord de manejo) de cada estado donde el conductor tuvo licencia o permiso en los últimos 3 años, pedido dentro de 30 días de la contratación (391.23).
- Certificado de prueba de manejo (391.31), o un equivalente aceptado, como una CDL válida o un certificado de prueba de manejo de los últimos 3 años (391.33).
- MVR anual de cada estado que le dio licencia, al menos una vez cada 12 meses (391.25).
- Nota de la revisión anual con el nombre de quien la hizo y la fecha (391.25).
- Certificado del examinador médico (391.43) y, para conductores con CDL, el MVR de CDLIS que muestra el estado médico. Agregue cualquier excepción médica (medical variance) o certificado de evaluación de habilidades (SPE).
- Para conductores sin CDL, una nota de verificación que muestre que el examinador médico estaba en el National Registry of Certified Medical Examiners.
¿Cómo verifico el certificado médico?
El conductor debe tener un certificado médico vigente (tarjeta médica) antes de manejar. Para conductores sin CDL, usted revisa que el examinador esté en el National Registry y deja una nota en el archivo DQ.
Para conductores con CDL, la FMCSA pasó a un sistema electrónico (National Registry II) con fecha de cumplimiento del 23 de junio de 2025. Ahora los examinadores mandan los resultados a la FMCSA, y la FMCSA los pasa al estado. Usted confirma el estado médico en el MVR de CDLIS del estado que le da la licencia actualmente. Guarde ese registro en el archivo.
¿Qué es la revisión del historial de seguridad con empleadores anteriores?
Dentro de 30 días de la contratación, debe revisar el historial de seguridad del conductor con los empleadores regulados por el DOT de los últimos 3 años (391.23). Esto incluye la verificación básica de empleo y el historial de accidentes.
También debe revisar el historial de drogas y alcohol. Con los empleadores anteriores regulados por la FMCSA, esto se hace por el Clearinghouse. Desde el 6 de enero de 2023, la consulta completa de preempleo en el Clearinghouse (382.701) reemplaza el contacto con esos empleadores para pedir los registros de drogas y alcohol. Con empleadores regulados por otras agencias del DOT, como la FAA o la FTA, todavía debe pedir los registros directamente según el 49 CFR 40.25, con el consentimiento por escrito del conductor.
Estas respuestas, o las notas que muestren que usted intentó obtenerlas de buena fe, van en un archivo aparte de historial de investigación del conductor (391.53). Ese archivo debe guardarse en un lugar seguro con acceso limitado.
¿Las consultas del Clearinghouse van en el archivo DQ?
Las consultas del Clearinghouse son un requisito de drogas y alcohol de la Parte 382, no un documento de la 391.51. Aun así, el auditor que revisa a un conductor muchas veces pide verlas. Guarde la prueba de la consulta completa de preempleo y de cada consulta anual donde la encuentre rápido, ya sea con el archivo DQ o con sus registros de drogas y alcohol.
¿Cuánto tiempo guardo los archivos DQ?
Guarde todo el archivo DQ mientras el conductor trabaje para usted y por 3 años después de que se vaya (391.51(c)). El archivo de historial de investigación del conductor tiene la misma regla (391.53).
Algunos documentos se pueden sacar 3 años después de la fecha en que se hicieron (391.51(d)): MVR anuales, notas de revisión anual, certificados médicos y MVR de CDLIS, excepciones médicas y certificados SPE, y notas de verificación del National Registry.
¿Qué errores en el archivo DQ pueden hacerle reprobar una auditoría?
Según el 49 CFR 385.321, una compañía New Entrant reprueba automáticamente la auditoría si usa a sabiendas a un conductor sin CDL válida, a un conductor descalificado o a un conductor que no está calificado físicamente. Un conductor sin certificado médico válido no está calificado físicamente.
Las fallas más pequeñas, como una revisión anual que falta o un MVR atrasado, quizás no le hagan reprobar una auditoría por sí solas, pero se van sumando. Revisamos cada archivo contra la lista de arriba para cerrar esas fallas a tiempo.
Cómo lo hacemos
- 1Revisión de archivos
Revisamos el archivo de cada conductor y marcamos lo que falta, lo que está vencido y lo que está por vencer.
- 2Completamos lo que falta
Preparamos solicitudes y formularios, le ayudamos a pedir los MVR y los registros de empleadores anteriores, y preparamos los certificados de prueba de manejo cuando hagan falta.
- 3Control de fechas de vencimiento
Damos seguimiento a los certificados médicos, los vencimientos de la CDL, los MVR anuales y las revisiones anuales, y le avisamos antes de que algo se venza.
- 4Archivos listos para auditoría
Mantenemos cada archivo organizado en el orden que espera el auditor, con el archivo de historial de investigación aparte y seguro.
Preguntas frecuentes
¿El owner-operator necesita un archivo DQ de sí mismo?
Sí. Si usted maneja para su propia compañía, es el transportista y también el conductor. Necesita el mismo archivo DQ que tendría para cualquier otro conductor. La prueba de manejo se la tiene que hacer otra persona, o puede usar un equivalente aceptado, como su CDL.
¿La CDL reemplaza la prueba de manejo?
En muchos casos, sí. Según la 391.33, puede aceptar una CDL válida en lugar de la prueba de manejo, con algunas excepciones para tanques y remolques dobles o triples. También puede aceptar un certificado de prueba de manejo emitido en los últimos 3 años. Guarde una copia en el archivo.
¿Cada cuánto tengo que sacar un MVR nuevo?
Al contratar, dentro de 30 días, de cada estado donde el conductor tuvo licencia en los últimos 3 años. Después, al menos una vez cada 12 meses, junto con una revisión anual del récord del conductor.
¿El conductor puede empezar antes de que respondan sus empleadores anteriores?
La investigación del historial de seguridad debe hacerse dentro de 30 días de la contratación. La consulta completa en el Clearinghouse y una prueba de drogas de preempleo con resultado negativo verificado deben hacerse antes de que el conductor haga trabajo sensible para la seguridad.
¿Los conductores sin CDL necesitan archivo DQ?
Sí, si manejan un vehículo comercial (CMV) en comercio interestatal según la Parte 391. Necesitan un archivo DQ y un certificado médico, aunque las pruebas de drogas de la Parte 382 no les apliquen.
Regulación
- 49 CFR 391.51 — Contenido del archivo DQ y cuánto tiempo guardarlo
- 49 CFR 391.21 — Solicitud de empleo
- 49 CFR 391.23 — MVR y consultas del historial de seguridad
- 49 CFR 391.25 — MVR anual y revisión anual
- 49 CFR 391.53 — Archivo de historial de investigación del conductor
- 49 CFR 385.321 — Fallas automáticas en la auditoría New Entrant
Guías sobre este tema
Servicios relacionados
Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.