Lista de verificación del archivo DQ (requisitos del Driver Qualification File)
Un archivo de calificación del conductor (driver qualification file o archivo DQ) debe contener la solicitud de empleo del conductor, sus récords de manejo (MVR), la prueba del examen de manejo, la certificación médica y la revisión anual, según la lista de 49 CFR 391.51. El archivo se guarda mientras el conductor trabaje para usted y durante 3 años después de que se vaya. Algunos documentos, como los MVR anuales antiguos y los registros médicos vencidos, se pueden sacar 3 años después de su fecha.
Puntos clave
- Cada conductor que emplee necesita un archivo DQ, incluidos los conductores de medio tiempo y los owner-operators.
- El historial de seguridad de empleadores anteriores va en un archivo aparte y seguro de historial de investigación del conductor (driver investigation history file), no en el archivo DQ.
- Desde el 23 de junio de 2025, la certificación médica de un conductor con CDL se envía de forma electrónica al estado y aparece en el récord del conductor en CDLIS. Los conductores sin CDL todavía necesitan el certificado en papel y una verificación en el National Registry.
- Guarde el archivo DQ durante todo el empleo más 3 años. Ciertos documentos que se repiten se pueden sacar 3 años después de su fecha.
- Los registros de consultas al Clearinghouse y los resultados de pruebas de drogas se guardan según la Parte 382, no como documentos del archivo DQ.
Quién necesita un archivo DQ
Según la 391.51(a), debe tener un archivo DQ por cada conductor que emplee. Las reglas del archivo DQ de la Parte 391 aplican a los conductores de vehículos comerciales (CMV) según la definición de 49 CFR 390.5. Esa definición incluye vehículos de más de 10,000 libras en comercio interestatal, así que muchas veces se necesita un archivo DQ incluso para conductores que no tienen CDL.
El archivo DQ se puede combinar con el expediente de personal del conductor. Aun así, muchos transportistas lo guardan aparte, para que sea fácil entregárselo al auditor.
La lista de verificación del archivo DQ
Aquí están todos los documentos que exige la 391.51(b), con la regla que los respalda y cuánto tiempo debe guardarlos.
| # | Documento | Regla | Cuándo obtenerlo | Cuánto tiempo guardarlo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Solicitud de empleo del conductor | 391.21 | Antes de que el conductor opere un CMV | Empleo más 3 años |
| 2 | MVR previo a la contratación de cada estado donde el conductor tuvo licencia o permiso en los últimos 3 años | 391.23(a)(1) | Dentro de 30 días de la contratación | Empleo más 3 años |
| 3 | Certificado del examen de manejo (road test), o un equivalente aceptado | 391.31, 391.33 | Antes de que el conductor opere un CMV | Empleo más 3 años |
| 4 | MVR anual de cada estado donde el conductor tuvo licencia o permiso | 391.25(a) | Al menos una vez cada 12 meses | 3 años desde su fecha |
| 5 | Nota de la revisión anual del récord de manejo | 391.25(c)(2) | Al menos una vez cada 12 meses | 3 años desde su fecha |
| 6 | Certificado del examinador médico o, para conductores con CDL, el MVR de CDLIS que muestra la certificación médica | 391.43, 391.51(b)(6) | Antes de que el conductor opere un CMV, y cada vez que se renueve | 3 años desde su fecha |
| 7 | Variación médica (medical variance), certificado de Skill Performance Evaluation o exención médica, si los hay | 391.49, 391.51(b)(7) | Cuando se emitan | 3 años desde su fecha |
| 8 | Nota que verifica que el examinador médico está en el National Registry (conductores sin CDL) | 391.23(m)(1) | Cada vez que reciba un nuevo certificado médico | 3 años desde su fecha |
Algunas listas antiguas incluyen una lista anual de violaciones firmada por el conductor. Ese documento no está en la lista actual de la 391.51(b).
Documento por documento
1. Solicitud de empleo (391.21)
El conductor debe llenar y firmar la solicitud antes de manejar para usted. Según la 391.21, debe incluir:
- Nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de Seguro Social
- Direcciones de los últimos 3 años
- Cada licencia o permiso vigente, con el estado que lo emitió, el número y la fecha de vencimiento
- Experiencia de manejo y tipos de equipo
- Accidentes y condenas por infracciones de tránsito en los últimos 3 años
- Cualquier negación, suspensión o revocación de licencia
- Empleadores de los últimos 3 años, con los motivos de salida y si el trabajo estaba sujeto a las FMCSR y a las pruebas de drogas y alcohol del DOT
- Para solicitantes de CDL, los empleadores de manejo comercial de los 7 años anteriores a eso
- Una certificación firmada y fechada de que la información es verdadera y completa
Revise que no quede ningún espacio en blanco. Una solicitud incompleta es un hallazgo común en las auditorías.
2. Consulta del MVR previo a la contratación (391.23)
Dentro de los 30 días siguientes a la fecha de inicio del conductor, pida un MVR a cada estado donde el conductor tuvo licencia o permiso en los últimos 3 años. Ponga el MVR en el archivo DQ. Si un estado no responde, documente su esfuerzo de buena fe.
3. Examen de manejo o equivalente (391.31 / 391.33)
El conductor debe pasar un examen de manejo y usted guarda el certificado. Según la 391.33, puede aceptar en su lugar uno de estos:
- Una CDL válida, si el estado le hizo al conductor un examen de manejo en el tipo de vehículo que usted le asignará. Esto no cubre los endosos de doble/triple remolque ni de vehículo tanque.
- Una copia de un certificado de examen de manejo válido emitido en los últimos 3 años.
Guarde una copia legible de lo que aceptó. Aun así, puede exigir su propio examen de manejo.
4 y 5. MVR anual y revisión anual (391.25)
Al menos una vez cada 12 meses, debe:
- Obtener un MVR de cada estado donde el conductor tuvo licencia o permiso durante ese tiempo.
- Revisarlo para decidir si el conductor cumple con los estándares mínimos de manejo seguro o está descalificado.
- Escribir una nota con el nombre de la persona que hizo la revisión y la fecha.
En la revisión debe tomar en cuenta cualquier violación de las reglas de seguridad o de hazmat y el historial de accidentes e infracciones de tránsito del conductor. La 391.25 dice que se dé gran peso a violaciones como exceso de velocidad, manejo imprudente y manejar bajo los efectos de sustancias.
6. Certificación médica (391.43) y National Registry II
Todo conductor debe tener certificación médica antes de manejar. Cómo lo comprueba depende de si el conductor tiene CDL.
Conductores sin CDL. Guarde en el archivo DQ el certificado del examinador médico, o una copia legible. Según la 391.23(m)(1), también debe verificar que el examinador estaba inscrito en el National Registry of Certified Medical Examiners y guardar una nota de esa verificación.
Conductores con CDL y CLP. La regla National Registry II entró en vigor el 23 de junio de 2025. Ahora los examinadores médicos envían los resultados de los exámenes a la FMCSA, que los pasa al estado. El estado publica el estatus médico del conductor en su récord de CDLIS. Según la 391.51(b)(6)(ii), usted verifica la certificación de un conductor con CDL obteniendo el MVR estatal que la muestra y guardando ese MVR en el archivo DQ. La antigua tolerancia de 15 días para la copia en papel y la nota del National Registry para conductores con CDL estuvieron vigentes en la regla hasta el 22 de junio de 2025.
Revise el estado de su conductor
No todos los estados tenían sus sistemas listos cuando empezó National Registry II. La FMCSA emitió exenciones temporales (waivers) que permiten a algunos conductores y transportistas seguir usando certificados en papel. Antes de decidir qué prueba archivar, revise la guía de la FMCSA sobre National Registry II para ver la situación actual del estado de su conductor.
Lleve el control de las fechas de vencimiento médico de cada conductor. Un conductor con la certificación médica vencida no está calificado para manejar. Usar a sabiendas a un conductor físicamente no calificado es una de las violaciones que reprueban automáticamente la auditoría New Entrant.
7. Variaciones y exenciones
Si la certificación médica del conductor depende de una variación médica de la FMCSA, un certificado de Skill Performance Evaluation o una exención médica, también va una copia en el archivo DQ.
El archivo de historial de investigación del conductor
El historial de desempeño en seguridad (safety performance history) que obtiene de los empleadores anteriores de un conductor no va en el archivo DQ. Va en un archivo aparte de historial de investigación del conductor, según 49 CFR 391.53.
Qué debe investigar (391.23)
Según la 391.23, dentro de los 30 días siguientes a la contratación debe revisar el historial de desempeño en seguridad del conductor con los empleadores regulados por el DOT de los últimos 3 años. Eso incluye:
- Verificación de empleo
- Historial de accidentes
- Violaciones de drogas y alcohol, negativas a hacerse la prueba y cualquier registro de regreso al trabajo (return-to-duty)
Para el historial de drogas y alcohol con empleadores anteriores regulados por la FMCSA, la 391.23(e)(4) le exige usar el Clearinghouse. Para empleadores anteriores regulados por otras agencias del DOT, como la FAA o la FTA, todavía debe pedir los registros directamente según 49 CFR 40.25.
Documente cada contacto y cada intento, incluidos los empleadores que nunca respondieron. Si el conductor no tuvo trabajos regulados por el DOT en los últimos 3 años, documéntelo también. El conductor además tiene derecho a revisar y corregir la información que usted obtenga.
Qué va en él y cómo guardarlo
| Archivo de historial de investigación | Archivo DQ |
|---|---|
| Autorización por escrito del conductor para pedir su historial de drogas y alcohol | Solicitud de empleo |
| Respuestas de empleadores anteriores | MVR y revisiones anuales |
| Registros de los esfuerzos de buena fe para contactar a empleadores anteriores | Examen de manejo o equivalente |
| Registros de certificación médica |
El archivo de historial de investigación debe guardarse en un lugar seguro con acceso limitado. Solo pueden verlo las personas que participan en la decisión de contratación o que controlan el acceso a los datos. Su aseguradora puede verlo, pero no la información de drogas y alcohol. Guárdelo mientras el conductor trabaje para usted más 3 años.
Consultas al Clearinghouse y registros de pruebas de drogas
Las consultas al Clearinghouse son una parte central de calificar a un conductor, pero se guardan según las reglas de drogas y alcohol, no según la 391.51.
- Consulta completa de preempleo (pre-employment full query). Obligatoria antes de que el conductor haga cualquier trabajo sensible a la seguridad, según 49 CFR 382.701(a).
- Consulta anual. Al menos una por conductor al año, según la 382.701(b).
- Registros. Guarde los registros de consultas durante 3 años. Un registro válido en el Clearinghouse cumple con esta regla. Guarde los formularios firmados de consentimiento para consultas limitadas durante 3 años desde la última consulta.
Muchos transportistas también imprimen una copia de cada resultado de consulta y la archivan con los registros del conductor, para que sea fácil mostrársela al auditor. Vea nuestra guía de consultas al Clearinghouse sobre las consultas completas y limitadas.
Los resultados de pruebas de drogas de preempleo y otros registros de pruebas van en sus registros de drogas y alcohol, no en el archivo DQ. Manténgalos confidenciales y separados del expediente general de personal.
Conservación: la regla de los 3 años
La 391.51(c) dice que el archivo DQ se guarda mientras emplee al conductor y durante 3 años después.
La 391.51(d) le permite sacar estos documentos 3 años después de su fecha, incluso si el conductor todavía trabaja para usted:
- MVR anuales
- Notas de revisión anual
- Certificados del examinador médico o, para conductores con CDL, los MVR de CDLIS usados para la certificación médica
- Variaciones médicas, certificados de Skill Performance Evaluation y cartas de exención médica
- Notas de verificación en el National Registry
La solicitud de empleo, el MVR previo a la contratación y la prueba del examen de manejo se quedan durante todo el tiempo que el conductor trabaje para usted más 3 años.
Ejemplo
Un conductor trabaja para usted de 2022 a 2026. Su solicitud de 2022 y su certificado de examen de manejo se quedan en el archivo hasta 2029. Su MVR anual de 2023 se puede sacar en 2026.
Errores comunes en el archivo DQ
- Faltan MVR de un estado donde el conductor tuvo licencia en los últimos 3 años
- Revisiones anuales sin nombre de quien revisó ni fecha
- Certificación médica vencida, o sin prueba de certificación en el archivo
- Sin verificación en el National Registry para conductores sin CDL
- Respuestas de empleadores anteriores mezcladas en el archivo DQ en vez del archivo de historial de investigación
- Sin registro de los esfuerzos de buena fe cuando un empleador anterior no responde
- Archivos desechados antes de que pasen 3 años desde que el conductor se fue
Cómo le puede ayudar JMM Compliance
Armamos y auditamos los archivos DQ documento por documento según la 391.51, y configuramos recordatorios para los MVR anuales, las revisiones y las renovaciones médicas. También podemos preparar sus archivos de historial de investigación y sus consultas al Clearinghouse para que estén listos para una auditoría New Entrant o una revisión de cumplimiento (compliance review). Conozca más en la página de nuestro servicio de archivos de conductores (DQ), o vea nuestro servicio de gestión de cumplimiento para apoyo continuo. Si se acerca su auditoría, nuestro servicio de auditoría New Entrant le puede ayudar a prepararse.
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Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.