Consultas al Clearinghouse de la FMCSA: completa o limitada, consentimiento y costos

Debe hacer una consulta completa (full query) en el Clearinghouse antes de que un nuevo conductor con CDL haga cualquier trabajo sensible a la seguridad (safety-sensitive), y después al menos una consulta al año por cada conductor con CDL que emplee. La consulta anual puede ser una consulta limitada (limited query), que solo le dice si existe un registro. Si una consulta limitada muestra información, tiene 24 horas para hacer una consulta completa, o el conductor debe dejar de manejar hasta que la haga.

Qué es el Clearinghouse y quién debe usarlo

El FMCSA Drug and Alcohol Clearinghouse es una base de datos en línea de las violaciones del programa de drogas y alcohol del DOT cometidas por titulares de CDL y CLP. Guarda registros de pruebas de drogas positivas verificadas, pruebas de alcohol de 0.04 o más, negativas a hacerse la prueba (refusals to test) y ciertos reportes de empleadores sobre uso de drogas o alcohol. También da seguimiento al proceso de regreso al trabajo (return-to-duty).

Si emplea conductores que deben hacerse pruebas según 49 CFR Part 382, debe usarlo. Eso incluye a los owner-operators que manejan bajo su propia autoridad.

Las consultas son solo una mitad del sistema. Los empleadores y sus agentes de servicio también reportan violaciones. Esta guía se enfoca en las consultas. Para saber qué pasa cuando un conductor se niega a una prueba, vea nuestra guía sobre las consecuencias de negarse a una prueba de drogas del DOT.

Paso 1: Regístrese como empleador

Según 49 CFR 382.711, los empleadores y los agentes de servicio deben registrarse antes de poder hacer consultas o reportar información. Su registro incluye:

• El nombre de su empresa, dirección, número de teléfono y número USDOT
• Las personas que usted autoriza para hacer consultas o reportar en su nombre, y que debe verificar cada año
• Cualquier C/TPA u otro agente de servicio que use, y lo que le permite hacer

Si algo de esto cambia, debe actualizarlo dentro de 10 días.

El registro también ayuda con el mantenimiento de registros. Según 49 CFR 382.701(e), debe guardar los registros de cada consulta y sus resultados durante 3 años. Desde el 6 de enero de 2023, mantener un registro válido en el Clearinghouse cumple con ese requisito.

Consulta completa vs. consulta limitada

Hay dos tipos de consultas. Se diferencian en lo que le muestran y en el tipo de consentimiento que debe dar el conductor.

La consulta completa de preempleo (382.701(a))

La 49 CFR 382.701(a) dice que no puede dejar que un conductor haga una función sensible a la seguridad hasta que haya hecho una consulta de preempleo. Esa consulta debe ser una consulta completa.

Así funciona en la práctica:

1. Usted solicita la consulta completa en el Clearinghouse.
2. El conductor recibe una solicitud de consentimiento. Debe estar registrado en el Clearinghouse para responder.
3. El conductor inicia sesión y da su consentimiento.
4. La consulta se procesa y usted ve los resultados.

Si el conductor no se registra o se niega a dar su consentimiento, no puede dejarlo manejar para usted. La regla de 49 CFR 382.703 prohíbe el trabajo sensible a la seguridad al conductor que niega su consentimiento.

La FMCSA sugiere que los empleadores animen a los solicitantes a registrarse con anticipación, para que una solicitud de consentimiento pendiente no retrase la contratación.

La consulta completa también cubre parte de su verificación de antecedentes antes de contratar. Según 49 CFR 391.23(e)(4), los empleadores regulados por la FMCSA deben usar el Clearinghouse para revisar el historial de drogas y alcohol con empleadores anteriores regulados por la FMCSA. Aun así, debe contactar a los empleadores anteriores para las demás partes del historial de desempeño en seguridad (safety performance history). Nuestra lista de verificación del archivo DQ cubre ese proceso.

La consulta limitada anual (382.701(b))

Según 49 CFR 382.701(b), debe consultar el Clearinghouse al menos una vez al año por cada conductor con CDL que emplee. Puede usar una consulta completa para esto, pero la mayoría de los transportistas usan una consulta limitada.

Una consulta limitada solo le dice si el conductor tiene información en el Clearinghouse. No le muestra cuál es esa información.

Para una consulta limitada necesita el consentimiento general del conductor. Es un formulario de consentimiento escrito o electrónico que se firma fuera del Clearinghouse. La regla permite que este consentimiento sea válido por más de un año. Muchos transportistas piden a sus conductores que firmen un consentimiento de varios años al contratarlos, para que la consulta anual sea sencilla.

Según 49 CFR 382.703(a), debe guardar el consentimiento durante 3 años a partir de la fecha de la última consulta.

La FMCSA le avisa de información nueva

Según 49 CFR 382.701(c), si se registra una violación de un conductor dentro de los 30 días después de que usted lo consultó, la FMCSA le avisará. Es una razón más para mantener al día su registro y sus datos de contacto.

Qué pasa si una consulta limitada muestra información

Un resultado de consulta limitada que dice que «existe información» no es una determinación de violación. Solo significa que debe revisar más a fondo. La regla es estricta con los plazos:

• Debe hacer una consulta completa dentro de las 24 horas siguientes a la consulta limitada.
• El conductor debe dar su consentimiento electrónico en el Clearinghouse para esa consulta completa.
• Si no puede completar la consulta completa dentro de 24 horas, el conductor no puede hacer funciones sensibles a la seguridad hasta que la consulta completa esté hecha y no muestre ninguna prohibición.

Si la consulta completa muestra una violación de drogas o alcohol, la 49 CFR 382.701(d) dice que no puede usar al conductor en un puesto sensible a la seguridad. Hay dos excepciones. El conductor puede regresar si completó el proceso con el SAP (profesional en abuso de sustancias) y pasó una prueba de regreso al trabajo, y además terminó las pruebas de seguimiento (follow-up) o usted asume la tarea de administrarlas.

Compra de planes de consultas y costos

Las consultas se pagan comprando un plan de consultas (query plan) en el Clearinghouse. El mismo plan cubre las consultas limitadas y las completas.

Según nuestra última revisión de la hoja informativa de la FMCSA sobre los planes de consultas, la tarifa era de $1.25 fijos por consulta. Las consultas se venden en paquetes, y la FMCSA dice que los paquetes nunca vencen. Los precios pueden cambiar, así que siempre verifique la tarifa vigente en clearinghouse.fmcsa.dot.gov antes de comprar.

Algunos puntos prácticos:

• Compre suficientes consultas para cubrir una consulta de preempleo por cada nueva contratación, más una consulta anual por cada conductor actual.
• Las preguntas frecuentes (FAQ) de la FMCSA dicen que un C/TPA no puede comprar un plan de consultas por usted. Usted lo compra con su cuenta de empleador.
• Si autorizó a un C/TPA a hacer consultas por usted, el C/TPA usa su plan.

Owner-operators y C/TPA

Si usted es owner-operator, es a la vez el empleador y el conductor. Eso significa que también debe cumplir las reglas para empleadores.

Debe designar un C/TPA

Según 49 CFR 382.705(b)(6), un empleador que se emplea a sí mismo como conductor debe designar un C/TPA (consorcio o administrador externo) que se encargue de los reportes de empleador sobre sus propias violaciones de drogas y alcohol. Esto se hace en su cuenta de empleador del Clearinghouse, indicando el nombre de su C/TPA. Luego el C/TPA debe aceptar la designación.

A partir de ahí, su C/TPA se encarga de los reportes obligatorios sobre usted, como una negativa a hacerse la prueba.

Todavía debe hacerse consultas a sí mismo

La FMCSA dice que los owner-operators deben consultar el Clearinghouse por cada conductor con CDL que empleen, incluidos ellos mismos, al menos una vez al año. Puede permitir que su C/TPA haga estas consultas por usted. La obligación sigue siendo suya.

Si contrata a otros conductores, a ellos se les aplican las mismas reglas de consulta completa de preempleo y consulta anual.

Los owner-operators también deben estar en un grupo de pruebas aleatorias (random testing pool) con otros conductores. Nuestra guía sobre las tasas de pruebas aleatorias del DOT para 2026 explica cómo funciona.

Clearinghouse-II: los conductores en estatus prohibido pierden los privilegios de la CDL

Desde el 18 de noviembre de 2024 está en vigor para las agencias estatales de licencias de conducir una segunda regla del Clearinghouse, conocida como Clearinghouse-II. Según esta regla, los estados deben quitar el privilegio comercial de la licencia de cualquier conductor cuyo estatus en el Clearinghouse sea «prohibido» ("prohibited"). La licencia del conductor se degrada (downgrade) hasta que complete el proceso de regreso al trabajo. La FMCSA describe estas obligaciones de los estados en sus requisitos del Clearinghouse para los estados.

Lo que esto significa para usted:

• Es posible que un conductor en estatus prohibido ya no tenga una CDL válida.
• Su consulta sigue siendo obligatoria. Clearinghouse-II no reemplaza sus consultas de preempleo ni las anuales.
• Su revisión anual del MVR es una segunda oportunidad para detectar una CDL degradada.

Usar a sabiendas a un conductor sin una CDL válida es una de las violaciones que reprueban automáticamente la auditoría New Entrant. Vea nuestra guía sobre las violaciones que reprueban automáticamente la auditoría New Entrant.

Errores comunes con las consultas

• Dejar que un conductor nuevo empiece antes de completar la consulta completa. La consulta de preempleo debe hacerse primero.
• Usar una consulta limitada para el preempleo. No cumple con la regla.
• Olvidar a un conductor en el ciclo anual. Cada conductor con CDL que emplee necesita al menos una consulta al año, incluidos los conductores de medio tiempo y de temporada.
• Perder los formularios de consentimiento general. Los necesita durante 3 años desde la última consulta.
• Ignorar la regla de las 24 horas. Una consulta limitada que muestra información debe tener seguimiento rápido.
• Owner-operators que no designan un C/TPA. Es obligatorio, no opcional.
• Dejar desactualizados a los usuarios autorizados. Debe verificar cada año su lista de usuarios autorizados.

Lista de verificación rápida

• Registre su empresa en el Clearinghouse y anote a los usuarios autorizados.
• Compre un plan con suficientes consultas para el año.
• Haga una consulta completa a cada conductor nuevo antes de que maneje, después de su consentimiento electrónico.
• Pida a cada conductor que firme un formulario de consentimiento general para las consultas limitadas.
• Haga al menos una consulta por conductor al año.
• Dé seguimiento a cualquier consulta limitada que muestre información con una consulta completa dentro de 24 horas.
• Si es owner-operator, designe un C/TPA y mantenga al día sus propias consultas.

Cómo le puede ayudar JMM Compliance

Podemos registrar su empresa en el Clearinghouse, configurar la designación de su C/TPA y armar un calendario para que la consulta anual de cada conductor se haga a tiempo. También le ayudamos a preparar formularios de consentimiento y un sistema de registros que resistan una auditoría. Si no está seguro de cómo está su configuración del Clearinghouse, empiece con nuestro servicio de cumplimiento del Clearinghouse. Para un programa completo de drogas y alcohol, vea nuestro servicio de programa de drogas y alcohol.

Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.