Запросы в Clearinghouse FMCSA: full и limited query, согласие и стоимость

Вы обязаны сделать full query (полный запрос) в Clearinghouse до того, как новый водитель с CDL начнёт любую safety-sensitive работу, а затем — минимум один запрос в год по каждому водителю с CDL, который у вас работает. Ежегодная проверка может быть limited query (ограниченный запрос): он показывает только, есть ли запись. Если limited query показал информацию, у вас есть 24 часа, чтобы сделать full query, иначе водитель должен перестать ездить, пока вы его не сделаете.

Что такое Clearinghouse и кто обязан им пользоваться

FMCSA Drug and Alcohol Clearinghouse — это онлайн-база нарушений программы drug & alcohol DOT, допущенных владельцами CDL и CLP. В ней хранятся записи о подтверждённых положительных тестах на наркотики, тестах на алкоголь с результатом 0.04 или выше, отказах от теста (refusals to test) и некоторых отчётах работодателей об употреблении наркотиков или алкоголя. Там же отслеживается процесс return-to-duty (возвращения к работе).

Если у вас работают водители, которые должны проходить тестирование по 49 CFR Part 382, вы обязаны пользоваться Clearinghouse. Это касается и овнер-операторов, которые ездят под собственным авторити.

Запросы — это только половина системы. Работодатели и их сервисные агенты (service agents) также подают туда отчёты о нарушениях. Это руководство посвящено запросам. О том, что происходит, когда водитель отказывается от теста, читайте в нашем руководстве о последствиях отказа от теста DOT.

Шаг 1: зарегистрируйтесь как работодатель

По 49 CFR 382.711 работодатели и сервисные агенты должны зарегистрироваться, прежде чем делать запросы или подавать информацию. В регистрацию входят:

• название компании, адрес, телефон и номер USDOT;
• люди, которых вы уполномочили делать запросы или подавать отчёты за вас (этот список нужно подтверждать каждый год);
• C/TPA или другой сервисный агент, которым вы пользуетесь, и что именно вы ему разрешаете.

Если что-то из этого меняется, вы должны обновить данные в течение 10 дней.

Регистрация помогает и с хранением документов. По 49 CFR 382.701(e) вы должны хранить записи о каждом запросе и его результатах 3 года. С 6 января 2023 г. действующая регистрация в Clearinghouse выполняет это требование.

Full query и limited query

Запросы бывают двух видов. Они различаются тем, что показывают, и тем, какое согласие должен дать водитель.

Pre-employment full query (382.701(a))

49 CFR 382.701(a) запрещает допускать водителя к safety-sensitive работе, пока вы не сделали pre-employment запрос. Этот запрос должен быть full query.

Как это выглядит на практике:

1. Вы запрашиваете full query в Clearinghouse.
2. Водитель получает запрос на согласие. Чтобы ответить, он должен быть зарегистрирован в Clearinghouse.
3. Водитель входит в систему и даёт согласие.
4. Запрос выполняется, и вы видите результаты.

Если водитель не регистрируется или отказывается дать согласие, вы не можете допустить его к работе. Правило 49 CFR 382.703 запрещает водителю, который отказал в согласии, выполнять safety-sensitive работу.

FMCSA советует работодателям просить кандидатов зарегистрироваться заранее, чтобы неподтверждённое согласие не задерживало найм.

Full query также закрывает часть проверки перед наймом. По 49 CFR 391.23(e)(4) работодатели, подпадающие под FMCSA, должны использовать Clearinghouse для проверки истории drug & alcohol у прежних работодателей, тоже подпадающих под FMCSA. По остальным частям safety performance history (истории безопасности) с прежними работодателями всё равно нужно связываться напрямую. Этот процесс описан в нашем чек-листе DQ file.

Ежегодный limited query (382.701(b))

По 49 CFR 382.701(b) вы обязаны делать запрос в Clearinghouse минимум раз в год по каждому водителю с CDL, который у вас работает. Для этого можно использовать full query, но большинство перевозчиков делают limited query.

Limited query показывает только, есть ли у водителя информация в Clearinghouse. Какая именно — он не показывает.

Для limited query нужно общее согласие водителя. Это письменная или электронная форма согласия, которую подписывают вне Clearinghouse. Правила разрешают, чтобы такое согласие действовало больше одного года. Многие перевозчики при найме дают водителям подписать согласие на несколько лет, чтобы ежегодный запрос проходил без хлопот.

По 49 CFR 382.703(a) согласие нужно хранить 3 года с даты последнего запроса.

FMCSA сообщает о новой информации

По 49 CFR 382.701(c), если в течение 30 дней после вашего запроса по водителю на него вносится нарушение, FMCSA вас уведомит. Это ещё одна причина держать регистрацию и контактные данные в актуальном состоянии.

Что делать, если limited query показал информацию

Результат limited query «информация есть» — это ещё не установленное нарушение. Это значит лишь, что нужно разобраться подробнее. Сроки в правиле жёсткие:

• Вы должны сделать full query в течение 24 часов после limited query.
• Для этого full query водитель должен дать электронное согласие в Clearinghouse.
• Если вы не успеваете сделать full query за 24 часа, водитель не может выполнять safety-sensitive работу, пока full query не будет сделан и не покажет отсутствие запрета.

Если full query показал нарушение drug & alcohol, по 49 CFR 382.701(d) вы не можете использовать водителя на safety-sensitive должности. Есть два исключения. Водитель может вернуться, если прошёл процесс у SAP (substance abuse professional) и сдал return-to-duty тест, и при этом либо завершил follow-up тестирование, либо вы берёте его ведение на себя.

Покупка пакетов запросов и стоимость

Запросы оплачиваются покупкой пакета (query plan) в Clearinghouse. Один и тот же пакет покрывает и limited, и full query.

По нашей последней проверке информационного листка FMCSA о пакетах запросов, цена была фиксированной — $1.25 за запрос. Запросы продаются пакетами, и, по словам FMCSA, срок действия пакетов не истекает. Цены могут меняться, поэтому перед покупкой всегда проверяйте текущую стоимость на clearinghouse.fmcsa.dot.gov.

Несколько практических моментов:

• Покупайте столько запросов, чтобы хватило на pre-employment запрос по каждому новому водителю плюс один ежегодный запрос по каждому текущему водителю.
• В FAQ FMCSA сказано, что C/TPA не может купить пакет запросов за вас. Вы покупаете его в своём аккаунте работодателя.
• Если вы уполномочили C/TPA делать запросы за вас, он использует ваш пакет.

Овнер-операторы и C/TPA

Если вы овнер-оператор, вы одновременно и работодатель, и водитель. Значит, правила для работодателей тоже распространяются на вас.

Вы обязаны назначить C/TPA

По 49 CFR 382.705(b)(6) работодатель, который сам работает у себя водителем, обязан назначить C/TPA (консорциум / third-party administrator) для подачи отчётов работодателя о собственных нарушениях drug & alcohol. Это делается в аккаунте работодателя в Clearinghouse: вы указываете своего C/TPA. Затем C/TPA должен принять назначение.

После этого ваш C/TPA подаёт обязательные отчёты о вас, например об отказе от теста.

Запросы по себе всё равно нужны

FMCSA указывает, что овнер-операторы должны делать запрос в Clearinghouse по каждому водителю с CDL, который у них работает, включая себя, минимум раз в год. Вы можете поручить эти запросы своему C/TPA. Но обязанность всё равно остаётся на вас.

Если вы нанимаете других водителей, на них распространяются те же правила pre-employment full query и ежегодного запроса.

Овнер-операторы также должны состоять в пуле random-тестирования (random testing pool) вместе с другими водителями. Как это работает, объясняет наше руководство о ставках random-тестирования DOT на 2026 год.

Clearinghouse-II: водители в статусе prohibited теряют права CDL

С 18 ноября 2024 г. для штатных агентств по выдаче водительских прав действует второе правило Clearinghouse, известное как Clearinghouse-II. По нему штаты обязаны снимать коммерческую категорию с прав любого водителя, чей статус в Clearinghouse — «prohibited» (запрещён). Права водителя понижаются (downgrade), пока он не завершит процесс return-to-duty. FMCSA описывает эти обязанности штатов в документе Clearinghouse state requirements.

Что это значит для вас:

• У водителя в статусе prohibited может вообще не быть действующего CDL.
• Ваш запрос по-прежнему обязателен. Clearinghouse-II не заменяет pre-employment и ежегодные запросы.
• Ежегодная проверка MVR — второй шанс заметить понижённый CDL.

Сознательное использование водителя без действующего CDL — одно из нарушений, которые автоматически означают провал аудита New Entrant. Смотрите наше руководство о нарушениях с автоматическим провалом на аудите New Entrant.

Частые ошибки с запросами

• Новый водитель начинает работать до завершения full query. Pre-employment запрос должен быть сделан первым.
• Limited query вместо pre-employment запроса. Это не соответствует правилу.
• Пропущенный водитель в ежегодном цикле. Каждому водителю с CDL, который у вас работает, нужен минимум один запрос в год, включая водителей на неполный день и сезонных.
• Потерянные формы общего согласия. Они нужны 3 года с даты последнего запроса.
• Игнорирование правила 24 часов. Limited query, который показал информацию, нужно быстро продолжить.
• Овнер-оператор не назначил C/TPA. Это обязательно, а не по желанию.
• Устаревший список уполномоченных пользователей. Его нужно подтверждать каждый год.

Короткий чек-лист

• Зарегистрируйте компанию в Clearinghouse и укажите уполномоченных пользователей.
• Купите пакет с достаточным количеством запросов на год.
• Делайте full query по каждому новому водителю до первого рейса, после его электронного согласия.
• Получите от каждого водителя подписанную форму общего согласия на limited query.
• Делайте минимум один запрос в год по каждому водителю.
• Если limited query показал информацию, сделайте full query в течение 24 часов.
• Если вы овнер-оператор, назначьте C/TPA и вовремя делайте запросы по себе.

Чем может помочь JMM Compliance

Мы можем зарегистрировать вашу компанию в Clearinghouse, оформить назначение C/TPA и составить календарь, чтобы ежегодный запрос по каждому водителю делался вовремя. Мы также поможем подготовить формы согласия и систему хранения документов, которые выдержат аудит. Если вы не уверены, всё ли в порядке с вашим Clearinghouse, начните с нашей услуги по Clearinghouse. Для полной программы drug & alcohol смотрите нашу услугу по программе drug & alcohol.

Эта страница содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Требования зависят от вашей операции; уточняйте детали в FMCSA или у квалифицированного специалиста.