Чек-лист DQ file: требования к Driver Qualification File

DQ file (driver qualification file, квалификационный файл водителя) должен содержать заявление водителя о приёме на работу, выписки MVR (motor vehicle record), подтверждение road test, медицинскую сертификацию и ежегодную проверку — по списку из 49 CFR 391.51. Файл хранится всё время, пока водитель у вас работает, и 3 года после его ухода. Некоторые документы, например старые ежегодные MVR и истёкшие медицинские документы, можно убрать через 3 года после их даты.

Кому нужен DQ file

По 391.51(a) вы обязаны вести DQ file на каждого водителя, который у вас работает. Правила DQ file в Part 391 распространяются на водителей коммерческих транспортных средств (CMV) по определению из 49 CFR 390.5. Это определение включает машины тяжелее 10 000 фунтов в межштатной перевозке (interstate commerce), поэтому DQ file часто нужен даже на водителей без CDL.

DQ file можно объединить с личным делом водителя. Но многие перевозчики всё равно держат его отдельно, чтобы его было легко передать аудитору.

Чек-лист DQ file

Ниже — все документы, которых требует 391.51(b), с правилом-основанием и сроком хранения.

В старых чек-листах иногда встречается ежегодный список нарушений, подписанный водителем. В нынешнем списке 391.51(b) такого пункта нет.

Подробно по каждому документу

1. Заявление о приёме на работу (391.21)

Водитель должен заполнить и подписать заявление до того, как начнёт ездить на вас. По 391.21 в нём должны быть:

• имя, адрес, дата рождения и номер Social Security;
• адреса за последние 3 года;
• все действующие права и разрешения с указанием штата выдачи, номера и срока действия;
• водительский опыт и типы техники;
• ДТП и нарушения ПДД с осуждением (traffic convictions) за последние 3 года;
• любые отказы в выдаче, приостановки или лишения прав;
• работодатели за последние 3 года с причинами ухода и с указанием, подпадала ли работа под FMCSRs и тестирование drug & alcohol DOT;
• для кандидатов с CDL — работодатели в коммерческих перевозках ещё за 7 лет до этого;
• подписанное и датированное подтверждение, что информация верна и полна.

Проверьте, что заполнены все поля. Неполное заявление — частая находка на аудите.

2. Запрос MVR при найме (391.23)

В течение 30 дней с даты начала работы водителя запросите MVR из каждого штата, где у него были права или разрешение за последние 3 года. Положите MVR в DQ file. Если штат не отвечает, задокументируйте свои добросовестные попытки (good-faith effort).

3. Road test или эквивалент (391.31 / 391.33)

Водитель должен сдать road test, а вы храните сертификат. По 391.33 вместо этого можно принять одно из следующего:

• действующий CDL, если штат принимал у водителя road test на том типе машины, который вы ему дадите. Это не покрывает endorsements на двойной/тройной прицеп и цистерну;
• копию действующего сертификата road test, выданного за последние 3 года.

Храните разборчивую копию того, что вы приняли. Вы всё равно можете потребовать собственный road test.

4 и 5. Ежегодный MVR и ежегодная проверка (391.25)

Минимум раз в 12 месяцев вы обязаны:

1. Получить MVR из каждого штата, где у водителя были права или разрешение за этот период.
2. Проверить его и решить, соответствует ли водитель минимальным стандартам безопасного вождения или он дисквалифицирован.
3. Записать имя человека, который проводил проверку, и дату.

При проверке нужно учитывать любые нарушения правил безопасности или hazmat, а также историю ДТП и нарушений ПДД водителя. 391.25 требует придавать большое значение таким нарушениям, как превышение скорости, опасное вождение и вождение в состоянии опьянения.

6. Медицинская сертификация (391.43) и National Registry II

Каждый водитель должен иметь медицинскую сертификацию до начала работы. Как это подтверждается, зависит от того, есть ли у водителя CDL.

Водители без CDL. Храните в DQ file сертификат медицинского эксперта или его разборчивую копию. По 391.23(m)(1) вы также должны проверить, что эксперт был в National Registry of Certified Medical Examiners, и сохранить запись об этой проверке.

Водители с CDL и CLP. Правило National Registry II вступило в силу 23 июня 2025 г. Теперь медицинские эксперты передают результаты осмотра в FMCSA, а та — в штат. Штат вносит медицинский статус водителя в его запись в CDLIS. По 391.51(b)(6)(ii) вы подтверждаете сертификацию водителя с CDL, получая MVR штата, где она указана, и храня этот MVR в DQ file. Прежние 15 дней на бумажную копию и запись о проверке National Registry для водителей с CDL действовали по правилу до 22 июня 2025 г.

Отслеживайте сроки медицинской сертификации каждого водителя. Водитель с истёкшей медицинской сертификацией не имеет права ездить. Сознательное использование физически неквалифицированного водителя — одно из нарушений с автоматическим провалом на аудите New Entrant.

7. Отступления и исключения

Если медицинская сертификация водителя зависит от medical variance FMCSA, сертификата Skill Performance Evaluation или медицинского исключения, копия тоже кладётся в DQ file.

Файл driver investigation history

Safety performance history (история безопасности), которую вы получаете от прежних работодателей водителя, не кладётся в DQ file. Она хранится в отдельном файле driver investigation history (файл проверки прошлого водителя) по 49 CFR 391.53.

Что нужно проверить (391.23)

По 391.23 в течение 30 дней после найма вы обязаны проверить safety performance history водителя у работодателей, подпадающих под DOT, за последние 3 года. Это включает:

• подтверждение трудоустройства;
• историю ДТП;
• нарушения drug & alcohol, отказы от теста и записи return-to-duty, если они есть.

Для истории drug & alcohol у прежних работодателей, подпадающих под FMCSA, 391.23(e)(4) требует использовать Clearinghouse. У прежних работодателей, которые подпадают под другие агентства DOT, например FAA или FTA, записи по-прежнему запрашиваются напрямую по 49 CFR 40.25.

Документируйте каждый контакт и каждую попытку, включая работодателей, которые так и не ответили. Если у водителя за последние 3 года не было работы, подпадающей под DOT, задокументируйте и это. Водитель также имеет право ознакомиться с полученной информацией и исправить её.

Что в нём хранится и как его вести

Файл driver investigation history должен храниться в защищённом месте с ограниченным доступом. Видеть его могут только люди, которые участвуют в решении о найме или контролируют доступ к данным. Ваша страховая компания может его видеть, но без информации drug & alcohol. Храните его весь срок работы водителя плюс 3 года.

Запросы в Clearinghouse и записи о тестировании

Запросы в Clearinghouse — ключевая часть квалификации водителя, но хранятся они по правилам drug & alcohol, а не по 391.51.

• Pre-employment full query. Обязателен до того, как водитель начнёт любую safety-sensitive работу, по 49 CFR 382.701(a).
• Ежегодный запрос. Минимум один в год по каждому водителю по 382.701(b).
• Записи. Храните записи о запросах 3 года. Действующая регистрация в Clearinghouse выполняет это требование. Подписанные формы согласия на limited query храните 3 года с даты последнего запроса.

Многие перевозчики также распечатывают каждый результат запроса и кладут его к документам водителя, чтобы было легко показать аудитору. О full и limited query читайте в нашем руководстве по запросам в Clearinghouse.

Результаты pre-employment тестов на наркотики и другие записи о тестировании относятся к записям drug & alcohol, а не к DQ file. Храните их конфиденциально и отдельно от общего личного дела.

Сроки хранения: правило 3 лет

391.51(c) требует хранить DQ file всё время, пока водитель у вас работает, и 3 года после.

391.51(d) разрешает убирать следующие документы через 3 года после их даты, даже если водитель всё ещё у вас работает:

• ежегодные MVR;
• записи о ежегодных проверках;
• сертификаты медицинского эксперта, а для водителей с CDL — MVR из CDLIS, использованные для медицинской сертификации;
• medical variances, сертификаты Skill Performance Evaluation и письма о медицинском исключении;
• записи о проверке по National Registry.

Заявление о приёме на работу, MVR при найме и подтверждение road test хранятся всё время работы водителя плюс 3 года.

Частые ошибки в DQ file

• Нет MVR из штата, где у водителя были права за последние 3 года
• Ежегодные проверки без имени проверяющего или даты
• Истёкшая медицинская сертификация или нет подтверждения сертификации в файле
• Нет проверки по National Registry для водителей без CDL
• Ответы прежних работодателей лежат в DQ file, а не в файле driver investigation history
• Нет записей о добросовестных попытках, когда прежний работодатель не отвечает
• Файлы выброшены до того, как прошло 3 года после ухода водителя

Чем может помочь JMM Compliance

Мы собираем и проверяем DQ files по каждому пункту 391.51 и настраиваем напоминания о ежегодных MVR, проверках и продлении медицинской сертификации. Мы также можем подготовить ваши файлы driver investigation history и запросы в Clearinghouse, чтобы они были готовы к аудиту New Entrant или compliance review. Подробнее — на странице нашей услуги по файлам водителей (DQ) или нашей услуги по сопровождению compliance для постоянной поддержки. Если ваш аудит скоро, наша услуга по аудиту New Entrant поможет подготовиться.

Эта страница содержит общую информацию и не является юридической консультацией. Требования зависят от вашей операции; уточняйте детали в FMCSA или у квалифицированного специалиста.