Auditoría New Entrant: las 16 violaciones que reprueban automáticamente

La FMCSA enumera en 49 CFR 385.321 16 violaciones que reprueban automáticamente la auditoría de seguridad New Entrant. Catorce de ellas lo reprueban con un solo caso. Dos lo reprueban solo cuando el problema aparece en el 51% o más de los registros que revisa el auditor. También puede reprobar sin ninguna de las 16 si sus controles de seguridad son débiles en tres o más de los seis «factores» de la auditoría.

Cómo funciona la regla de reprobación automática

Todo transportista nuevo pasa por un periodo New Entrant de 18 meses. El Apéndice A de la Parte 385 dice que la auditoría de seguridad debe hacerse dentro de 12 meses para los transportistas de carga y dentro de 120 días para los de pasajeros. Si el proceso es nuevo para usted, empiece con nuestra guía de la auditoría New Entrant.

La sección 385.321(a) dice que usted reprueba de una de dos formas:

1. Viola una o más de las 16 reglas de la tabla de la 385.321(b), o
2. Le faltan controles básicos de gestión de seguridad, según se describen en el Apéndice A de la Parte 385.

La tabla tiene una columna llamada «criterios para determinar la reprobación automática» ("guidelines for determining automatic failure"). Para 14 violaciones dice «un solo caso» ("single occurrence"). Eso significa que basta un conductor, un camión o un día. Para dos violaciones dice que deben aparecer en «el 51% o más de los registros revisados» ("51% or more of examined records").

Si reprueba, la FMCSA debe enviarle un aviso por escrito dentro de los 45 días siguientes a la auditoría. Según 49 CFR 385.319, la mayoría de los transportistas tienen luego 60 días para corregir los problemas. Los transportistas de pasajeros y ciertos transportistas de hazmat tienen 45 días. Si no presenta una acción correctiva aceptable a tiempo, 49 CFR 385.325 dice que la FMCSA revoca su registro y emite una orden fuera de servicio.

Abajo están las 16 violaciones, agrupadas por área. Los números siguen el orden de la regla.

Pruebas de drogas y alcohol (violaciones 1–5)

Estas cinco violaciones vienen de 49 CFR Part 382. Aplican a transportistas cuyos conductores necesitan CDL. Todas reprueban con un solo caso.

1. No tener programa de pruebas — 382.115(a)

La regla: Debe tener un programa de pruebas de alcohol y sustancias controladas antes de que sus conductores con CDL hagan trabajo sensible a la seguridad. (La 382.115(b) es la misma regla para transportistas extranjeros.)

Cómo fallan los transportistas: Un owner-operator obtiene su autoridad y empieza a transportar. Piensa «inscribirse en las pruebas de drogas después». En la auditoría no hay política, no hay consorcio y no hay prueba de preempleo.

Cómo evitarlo: Monte el programa antes de la primera carga. Inscríbase en un consorcio o administrador externo (TPA) si opera con un solo camión, adopte una política por escrito y guarde la prueba de inscripción. Nuestro servicio de programa de drogas y alcohol se encarga de esto.

2. Usar a un conductor con alcohol de 0.04 o más — 382.201

La regla: No puede dejar que un conductor con una concentración de alcohol de 0.04 o más haga una función sensible a la seguridad, si usted lo sabe.

Cómo fallan los transportistas: Un conductor sale con 0.04 en una prueba después de un accidente o por sospecha razonable, y el transportista lo sigue despachando mientras «espera a ver» qué pasa.

Cómo evitarlo: Retire al conductor de todo trabajo sensible a la seguridad en el momento en que sepa el resultado. No lo regrese hasta que complete el proceso de regreso al trabajo (return-to-duty) con un profesional en abuso de sustancias (SAP).

3. Usar a un conductor que se negó a una prueba — 382.211

La regla: No puede dejar que un conductor que se negó a una prueba obligatoria haga trabajo sensible a la seguridad.

Cómo fallan los transportistas: Un conductor «se olvida» de ir a una prueba aleatoria, o se va del sitio de recolección antes de terminar. El transportista lo trata como un problema de horario en vez de una negativa.

Cómo evitarlo: Sepa qué cuenta como negativa según las reglas (su proveedor de pruebas se lo puede explicar). Trate las negativas como una prueba positiva: retire al conductor e inicie el proceso de regreso al trabajo.

4. Usar a un conductor que dio positivo — 382.215

La regla: No puede usar a un conductor que usted sabe que dio positivo por una sustancia controlada.

Cómo fallan los transportistas: Una flota pequeña contrata a un conductor que reprobó una prueba en un trabajo anterior. El transportista nunca hizo la consulta obligatoria en el Clearinghouse, o ignoró lo que mostró.

Cómo evitarlo: Haga una consulta completa de preempleo en el Drug and Alcohol Clearinghouse antes de contratar, y revise el historial de pruebas con los empleadores anteriores.

5. No tener programa de pruebas aleatorias — 382.305

La regla: Debe tener un programa de pruebas aleatorias de drogas y alcohol.

Cómo fallan los transportistas: El transportista hizo una prueba de preempleo pero nunca inscribió al conductor en un grupo aleatorio. A los owner-operators de un solo camión les pasa mucho, porque uno no puede «seleccionarse al azar» a sí mismo sin un consorcio.

Cómo evitarlo: Ponga a cada conductor con CDL, incluido usted, en un grupo aleatorio, normalmente a través de un consorcio. Guarde los registros de selección.

CDL y calificación del conductor (violaciones 6–8, 11–12)

Estas violaciones tratan de conductores que no deberían estar al volante. Vienen de la Parte 383 y la Parte 391. Las cinco reprueban con un solo caso.

6. Conductor sin CDL válida — 383.3(a) / 383.23(a)

La regla: No puede usar, a sabiendas, a un conductor sin CDL válida cuando el vehículo la requiere.

Cómo fallan los transportistas: La CDL de un conductor se vence y nadie se da cuenta. O un transportista compra un camión más pesado y pone a manejarlo a un conductor con licencia normal «solo para viajes locales».

Cómo evitarlo: Lleve el control de las fechas de vencimiento de las licencias. Revise que la clase y los endosos de la licencia de cada conductor correspondan a los vehículos que maneja.

7. Conductor con CLP o CDL descalificado — 383.37(b)

La regla: No puede permitir que un conductor maneje un vehículo comercial (CMV) mientras un estado tiene descalificada su CDL o su permiso de aprendiz (CLP), o cuando perdió el derecho de manejar un CMV en un estado.

Cómo fallan los transportistas: Le suspenden la licencia a un conductor por una multa sin pagar o por una violación en otro estado. El conductor no le avisa, y usted nunca lo revisa.

Cómo evitarlo: Saque el récord de manejo (MVR) de cada conductor al contratarlo y al menos una vez cada 12 meses, como exige 49 CFR 391.25. Exija que los conductores reporten las suspensiones de inmediato.

8. Conductor descalificado manejando — 383.51(a)

La regla: No puede permitir, a sabiendas, que maneje un CMV un conductor descalificado para manejarlo.

Cómo fallan los transportistas: Descalifican a un conductor después de una infracción grave, como un DUI (manejar bajo la influencia). Sigue manejando para usted porque usted nunca vio el récord.

Cómo evitarlo: Igual que arriba. MVR anuales, una política clara para reportar y una revisión antes de despachar a alguien después de cualquier violación importante.

11. Usar, a sabiendas, a un conductor descalificado — 391.15(a)

La regla: Un conductor descalificado según la Parte 391 no puede manejar un CMV, y usted no puede exigirle ni permitirle que lo haga.

Cómo fallan los transportistas: Muchas veces se cruza con las violaciones 7 y 8: el conductor perdió sus privilegios, pero siguió en el horario.

Cómo evitarlo: Tenga un archivo de calificación del conductor (archivo DQ) completo para cada conductor y revíselo cada vez que reciba información nueva. Nuestro servicio de archivos de conductores (DQ) prepara y revisa estos archivos.

12. Conductor no calificado físicamente — 391.11(b)(4)

La regla: No puede usar, a sabiendas, a un conductor que no está calificado físicamente según la Parte 391, subparte E.

Cómo fallan los transportistas: Este es uno de los problemas más comunes que vemos. El certificado médico de un conductor se vence y sigue manejando. O el transportista nunca tuvo un certificado médico en el archivo.

Cómo evitarlo: Tenga un certificado médico vigente en el archivo de cada conductor. Ponga un recordatorio al menos 30 días antes de que venza cada uno. No despache a un conductor con el certificado vencido.

Horas de servicio (violación 13)

13. No exigir un registro de servicio — 395.8(a)

La regla: Debe exigir que cada conductor registre su estado de servicio (record of duty status), con un ELD u otro método permitido, a menos que aplique una excepción.

Umbral: Esta no reprueba con un solo caso. Reprueba cuando el auditor la encuentra en el 51% o más de los registros revisados.

Cómo fallan los transportistas: Un transportista cree que sus conductores califican para la excepción de distancias cortas (short-haul), pero los conductores pasan seguido sus límites y no llevan logs. O un conductor con un camión viejo, exento de la regla del ELD, tampoco lleva logs en papel. Estar exento del ELD no significa estar exento de los logs.

Cómo evitarlo: Confirme qué reglas de logs aplican a cada conductor. Si usa la excepción de distancias cortas de 49 CFR 395.1(e), guarde los registros de tiempo requeridos y exija un log cualquier día que el conductor salga de la excepción. Nuestro servicio de cumplimiento de horas de servicio puede revisar esto con usted.

Reparaciones e inspecciones de vehículos (violaciones 14–16)

Estas vienen de la Parte 396.

14. Operar un vehículo fuera de servicio antes de repararlo — 396.9(c)(2)

La regla: Después de que un inspector declara un vehículo fuera de servicio, nadie lo puede operar hasta que se hagan las reparaciones.

Umbral: Un solo caso.

Cómo fallan los transportistas: A un camión le ponen una orden fuera de servicio en carretera por los frenos. El conductor se va despacio hasta el siguiente pueblo para «arreglarlo allá», o el transportista despacha el camión al día siguiente sin prueba de reparación.

Cómo evitarlo: No maneje un vehículo fuera de servicio hasta que esté reparado. Si hay que moverlo antes, use una grúa. Repare el problema, certifique y devuelva el reporte de inspección como exige 49 CFR 396.9(d), y guarde la factura de reparación.

15. No reparar defectos fuera de servicio de un DVIR — 396.11(a)(3)

La regla: Antes de que un vehículo vuelva a circular, debe corregir los defectos fuera de servicio que un conductor anotó en un reporte de inspección del vehículo (DVIR).

Umbral: Un solo caso.

Cómo fallan los transportistas: Un conductor escribe «fuga de aire, frenos» en el reporte de después del viaje. A la mañana siguiente, el camión vuelve a salir sin reparación y sin firma.

Cómo evitarlo: Lea cada DVIR que anote un defecto. Repare el defecto, o documente que no hacía falta reparación, y certifíquelo antes de mover el vehículo. Guarde juntos los DVIR y los registros de reparación.

16. Usar un vehículo sin inspección periódica — 396.17(a)

La regla: Todo CMV debe pasar una inspección periódica, que en la práctica significa al menos una vez cada 12 meses.

Umbral: Esta reprueba solo en el 51% o más de los registros revisados.

Cómo fallan los transportistas: Un transportista compra un camión usado y supone que la calcomanía de inspección anterior cuenta. O un transportista de un solo camión se olvida por completo de la inspección anual. Con un solo camión, una inspección que falta es el 100% de sus registros.

Cómo evitarlo: Tenga un reporte de inspección anual vigente para cada camión y cada tráiler. Lleve el control de las fechas de vencimiento. Nuestro servicio de cumplimiento de mantenimiento de vehículos puede montarle un sistema.

Seguro y responsabilidad financiera (violaciones 9–10)

Estas violaciones vienen de la Parte 387. Las dos reprueban con un solo caso.

9. Operar sin el seguro requerido — 387.7(a)

La regla: Los transportistas cubiertos por esta regla no pueden operar un vehículo motorizado sin tener vigente el nivel mínimo requerido de responsabilidad financiera.

Cómo fallan los transportistas: La póliza se vence por falta de pago y el transportista sigue operando una semana antes de reactivarla. O el límite de la póliza es menor que el que exige el tipo de carga.

Cómo evitarlo: Confirme su mínimo requerido según 49 CFR 387.9 de acuerdo con lo que transporta. Configure pagos automáticos y guarde una copia de su póliza vigente (y del endoso MCS-90, si se requiere) donde la pueda encontrar.

10. Transportista de pasajeros sin la cobertura requerida — 387.31(a)

La regla: Los transportistas de pasajeros cubiertos por esta regla no pueden operar sin la responsabilidad financiera mínima requerida.

Cómo fallan los transportistas: Igual que en la violación 9: una póliza vencida, o límites que no corresponden al tamaño del vehículo.

Cómo evitarlo: Revise su límite requerido según 49 CFR 387.33 para la capacidad de asientos de cada vehículo, y nunca opere mientras la póliza esté vencida.

La otra forma de reprobar: 3 de los 6 factores

Puede pasar las 16 violaciones y aun así reprobar. El Apéndice A de la Parte 385 dice que el auditor también revisa si usted tiene «controles básicos de gestión de seguridad» ("basic safety management controls").

El auditor revisa su cumplimiento de las reglas «agudas» (acute) y «críticas» (critical). Están enumeradas en el Apéndice B de la Parte 385. El apéndice asigna:

• 1.5 puntos por cada caso de incumplimiento de una regla aguda
• 1 punto por cada caso de incumplimiento de una regla crítica

Los puntos se suman en seis grupos llamados factores.

Si lo califican como inadecuado en tres o más factores, reprueba la auditoría, aunque no tenga ninguna violación de reprobación automática.

Los logs falsos o los faltantes en los archivos de conductores no reprueban automáticamente, pero unos cuantos en un área pueden llevar ese factor a 3 puntos. Si se repite en otras dos áreas, reprueba.

Autoevaluación rápida

Repase esta tabla antes de su auditoría. Si contesta «no» a cualquier línea, corríjalo ahora.

Si ya reprobó una auditoría, lea nuestra guía sobre qué hacer después de reprobar la auditoría New Entrant. Si ya detuvieron su autoridad, vea cómo lograr la reactivación después de una orden fuera de servicio.

Cómo le puede ayudar JMM Compliance

Revisamos su programa de drogas y alcohol, sus archivos de conductores, sus logs y sus registros de mantenimiento con las mismas 16 violaciones y los mismos seis factores que usa el auditor. Le decimos qué falta y le ayudamos a corregirlo antes de la auditoría. Si ya reprobó, le ayudamos a escribir y presentar un plan de acción correctiva. Conozca más sobre nuestro servicio de auditoría New Entrant.

Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.