Plan de acción correctiva (CAP) tras reprobar la auditoría New Entrant

Si reprobó su auditoría de seguridad New Entrant, tiene 60 días desde la fecha del aviso de la FMCSA para enviar pruebas de que corrigió los problemas, o 45 días si transporta hazmat o pasajeros. Esas pruebas normalmente se envían como un plan de acción correctiva (CAP, por sus siglas en inglés). Un CAP muestra cada violación, qué la causó, qué cambió usted y la prueba de que el cambio es real. Si la FMCSA no acepta su respuesta a tiempo, le revocan el registro USDOT y lo ponen fuera de servicio.

El aviso de reprobación y su plazo

Después de la auditoría, el auditor repasa los hallazgos con usted. Luego, según 49 CFR 385.319, la FMCSA envía un aviso por escrito dentro de los 45 días siguientes a la auditoría. Si reprobó, el aviso dice que su registro será revocado a menos que tome las acciones correctivas que se indican.

Su plazo depende de lo que transporta:

Las fechas de fuera de servicio vienen de 49 CFR 385.325. Las extensiones vienen de 49 CFR 385.323. La extensión depende de la FMCSA. No haga planes contando con ella.

El grupo de pasajeros incluye a los transportistas que usan vehículos diseñados o usados para llevar de 9 a 15 pasajeros (incluido el conductor) a cambio de pago directo, o más de 15 pasajeros.

Por qué reprobó: las dos formas

Saber por qué reprobó le dice qué debe cubrir su CAP.

1. Una violación de reprobación automática. 49 CFR 385.321 enumera 16 violaciones que por sí solas reprueban la auditoría. Por ejemplo: no tener programa de pruebas de drogas y alcohol, no tener programa de pruebas aleatorias o no tener el seguro requerido, y usar vehículos sin inspección periódica en el 51% o más de los registros revisados. Vea la lista completa de violaciones que reprueban automáticamente.
2. Controles débiles en tres o más áreas. Según el Apéndice A de la Parte 385, la FMCSA califica seis factores: general, conductor, operacional, vehículo, hazmat y accidentes. Cada violación aguda (acute) vale 1.5 puntos, y cada violación crítica (critical) vale 1 punto. Un factor con 3 puntos o más se califica como inadecuado. Tres factores inadecuados reprueban la auditoría.

Su CAP debe atender cada violación que aparece en el aviso, no solo las que causaron la reprobación.

Qué significa «pruebas de acción correctiva»

La sección 385.325 dice que si usted envía a tiempo «pruebas aceptables de acción correctiva» ("acceptable evidence of corrective action"), la FMCSA le avisará que su registro no será revocado. La regla no define un formato. Por eso no existe un formulario oficial de CAP.

En la práctica, las pruebas aceptables muestran tres cosas:

• El problema ya está corregido. Por ejemplo, ya está inscrito en un consorcio de pruebas, o el archivo que faltaba ya está completo.
• Usted sabe por qué pasó. Una causa de fondo corta y honesta, como «No sabía que se requería una prueba de preempleo antes del primer despacho».
• No va a volver a pasar. Un proceso por escrito, una persona responsable, una lista de verificación o un recordatorio en el calendario.

Una estructura recomendada para el CAP

El formato de abajo es una práctica recomendada, no un requisito de la FMCSA. Funciona porque le facilita el trabajo al revisor.

1. Carta de presentación

• Nombre legal, número USDOT y número MC, si tiene
• La fecha de la auditoría y la fecha del aviso de reprobación
• Un resumen de un párrafo: qué se reprobó y que cada punto se atiende en las páginas siguientes
• Firma del dueño o de un directivo, con datos de contacto

2. Una sección por violación

Para cada violación del aviso, use las mismas cinco partes:

3. Anexos

Etiquete cada documento adjunto según la violación que respalda (por ejemplo, «Anexo 2-A: certificado de inscripción en el consorcio»). Tache todo lo que la FMCSA no necesite, como números de Seguro Social completos.

Ejemplos de CAP por tipo de violación

Estos son ejemplos de cómo se ven unas acciones correctivas sólidas. Su plan tiene que corresponder a sus propios hallazgos.

Sin programa de pruebas de drogas y alcohol (382.115) o sin programa aleatorio (382.305)

Las dos son reprobaciones automáticas. Un CAP sólido muestra:

• La inscripción en un programa o consorcio de pruebas de drogas y alcohol del DOT, con la fecha de inscripción
• Su política de drogas y alcohol por escrito, y las constancias de recibo firmadas por cada conductor
• Prueba de que cada conductor está en el grupo de selección aleatoria
• Resultados de preempleo de los conductores actuales, si faltaban
• Registro y consultas en el Drug and Alcohol Clearinghouse

Nuestro servicio de programa de drogas y alcohol y el registro en el Clearinghouse cubren cada uno de estos puntos.

Sin prueba de drogas de preempleo (382.301)

Esta es una violación crítica según el Apéndice B de la Parte 385, no una reprobación automática. Pero muchas veces viene junto con la falta de programa. Muestre:

• Un resultado de preempleo negativo para cada conductor que maneja ahora
• Una lista de contratación por escrito que diga que ningún conductor sale a manejar hasta que haya un resultado negativo verificado en el archivo
• Quién es responsable de revisarlo

Archivos de calificación del conductor incompletos (391.51)

No tener un archivo DQ para cada conductor es una violación crítica. Muestre:

• Un archivo completo para cada conductor: solicitud, consultas del récord de manejo (MVR), prueba de manejo o equivalente, certificado médico y verificación de empleadores anteriores
• Una lista de verificación de archivos y un calendario para dar seguimiento a las fechas del certificado médico y de la revisión anual
• Una copia de la lista completada para cada conductor

Usar a un conductor sin certificación médica también es una violación crítica (391.45). Usar, a sabiendas, a un conductor que no está calificado físicamente es una reprobación automática (391.11(b)(4)). Vea nuestro servicio de archivos de conductores (DQ).

Sin inspección periódica (anual) (396.17)

Esta reprueba la auditoría cuando se encuentra en el 51% o más de los registros de vehículos revisados. Muestre:

• Un reporte de inspección periódica vigente para cada tractor y cada tráiler
• Las calificaciones del inspector, si usa a su propio mecánico
• Un archivo de mantenimiento para cada vehículo y un sistema de recordatorios para la próxima fecha de vencimiento

Los registros de mantenimiento faltantes (396.3(b)) y los DVIR faltantes (396.11(a)) son violaciones críticas, así que corríjalos al mismo tiempo. Nuestro servicio de cumplimiento de mantenimiento de vehículos le puede ayudar a organizar los archivos.

Problemas de horas de servicio

La única reprobación automática de HOS es no exigir que los conductores lleven un registro de servicio (record of duty status) (395.8(a)) en el 51% o más de los registros revisados. Los logs falsos y manejar más allá de los límites son violaciones críticas. Para hallazgos de HOS, muestre:

• Un ELD registrado en cada camión que lo necesite, con la cuenta configurada
• Un proceso por escrito para revisar los logs y quién lo hace
• Registros de capacitación de los conductores sobre las reglas de HOS
• Documentos de respaldo guardados para cada viaje

Nuestro servicio de cumplimiento de horas de servicio cubre revisiones de logs y capacitación.

Sin seguro registrado (387.7)

Operar sin el seguro mínimo requerido es una reprobación automática. Muestre una póliza de seguro vigente y la prueba de que el registro (filing) de su aseguradora ante la FMCSA está en orden. Guarde la prueba de seguro en su lugar principal de negocio.

Razones comunes por las que rechazan un CAP

• Promesas sin pruebas. «Nos vamos a inscribir en un consorcio» no es una prueba. «Nos inscribimos en esta fecha, vea el Anexo 1-A» sí lo es.
• Saltarse violaciones. Cada punto del aviso necesita respuesta, incluidas las violaciones críticas que no causaron la reprobación.
• Arreglar los papeles, no el proceso. Completar un archivo que faltaba sin un sistema que evite que vuelva a pasar parece un parche de una sola vez.
• Documentos equivocados o incompletos. Por ejemplo, un resultado de prueba del conductor equivocado, o una inspección periódica que no cubre todas las unidades.
• Plantillas genéricas. Un plan copiado que no corresponde a sus hallazgos ni a sus camiones se nota fácilmente.
• Enviarlo demasiado tarde para corregir los faltantes que encuentre la FMCSA.

Si cree que la auditoría se equivocó: revisión administrativa (385.327)

Si cree que la FMCSA se equivocó al determinar que sus controles son inadecuados, puede pedir una revisión administrativa según 49 CFR 385.327.

• Envíe la solicitud al Field Administrator del FMCSA Service Center de su zona.
• Explique el error y enumere cada punto de hecho y de procedimiento que disputa, con documentos de respaldo.
• Tiene 90 días desde el aviso. Si ya envió un CAP y lo rechazaron, los 90 días corren desde el aviso que dice que no fue suficiente.
• Para asegurarse de recibir una decisión antes de la revocación, preséntela dentro de 15 días desde el aviso.
• La FMCSA decide dentro de 45 días para el grupo de 60 días, o dentro de 30 días para el grupo de 45 días.
• La decisión del Field Administrator es la acción final de la agencia.

La revisión es para errores reales. Si las violaciones sí ocurrieron, casi siempre es mejor usar su tiempo en un CAP sólido. Puede hacer las dos cosas, y si tiene asuntos legales, un abogado de transporte le puede aconsejar sobre la revisión.

Qué pasa si se le vence el plazo

Si la FMCSA no ha aceptado su acción correctiva para la fecha límite (más cualquier extensión), le revocan el registro New Entrant y una orden fuera de servicio entra en vigor el día 61 o el día 46. Desde esa fecha no puede operar en comercio interestatal.

Para volver, debe solicitar de nuevo según 49 CFR 385.329T, que es la versión vigente porque la 385.329 está suspendida:

• Espere al menos 30 días después de la fecha de revocación.
• Envíe un MCS-150 actualizado.
• Envíe pruebas de que corrigió los problemas y de que mantendrá controles básicos de seguridad.
• Su periodo New Entrant de 18 meses vuelve a empezar cuando aprueben la nueva solicitud.
• Los transportistas para terceros (for-hire) a quienes les revocaron la autoridad también deben solicitar de nuevo la autoridad de operación.

Lea más en nuestra guía sobre la reactivación después de una orden fuera de servicio de la FMCSA.

Cómo le puede ayudar JMM Compliance

Revisamos los hallazgos de su auditoría, le ayudamos a corregir los problemas de fondo y armamos un plan de acción correctiva con pruebas organizadas para cada violación. Nuestro servicio de plan de acción correctiva está pensado para los plazos de 60 y 45 días, así que comuníquese con nosotros en cuanto llegue el aviso de reprobación. No podemos garantizar la decisión de la FMCSA, pero sí podemos asegurarnos de que su respuesta esté completa y clara. Si todavía no ha tenido su auditoría, vea nuestra guía de la auditoría New Entrant.

Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.