Clearinghouse de la FMCSA: registro y consultas para empleadores
Si usted emplea conductores con CDL, o maneja con su propia autoridad, debe usar el Drug and Alcohol Clearinghouse de la FMCSA. Si no hace una consulta de preempleo o la consulta anual, puede recibir violaciones. Y un conductor en estado prohibido no puede manejar un vehículo comercial (CMV) de forma legal. Le ayudamos a registrarse, configurar su C/TPA, hacer las consultas correctas y guardar las pruebas en sus archivos.
¿Qué es el Clearinghouse de la FMCSA?
El Clearinghouse es la base de datos en línea de la FMCSA con las violaciones de drogas y alcohol de quienes tienen CDL o CLP (permiso de aprendiz). Muestra cosas como pruebas de drogas positivas verificadas, resultados de alcohol de 0.04 o más, negativas a hacerse la prueba y el avance en el proceso de regreso al trabajo (return-to-duty).
Los empleadores deben consultarlo antes de contratar y después una vez al año. Los empleadores y los proveedores de servicios también deben reportar ciertas violaciones. Desde el 6 de enero de 2023, los empleadores regulados por la FMCSA usan el Clearinghouse para revisar el historial de drogas y alcohol de un conductor nuevo con sus empleadores anteriores regulados por la FMCSA (391.23).
¿Los empleadores deben registrarse en el Clearinghouse?
Sí. Según la 382.711, todo empleador debe registrarse antes de poder hacer consultas o reportar violaciones. El registro incluye el nombre de su compañía, dirección, teléfono y número USDOT, y las personas que pueden usar la cuenta.
Si usa un C/TPA, debe nombrarlo en su cuenta del Clearinghouse y autorizar lo que puede hacer por usted. Cualquier cambio en estos datos debe actualizarse dentro de 10 días.
¿Cuándo hago la consulta de preempleo en el Clearinghouse?
Antes de que un conductor nuevo haga cualquier trabajo sensible para la seguridad, usted debe hacer una consulta completa (full query) (382.701(a)). La consulta completa le muestra los detalles de cualquier violación registrada.
El conductor debe dar su consentimiento electrónico dentro del Clearinghouse para cada consulta completa. Eso significa que el conductor necesita su propia cuenta en el Clearinghouse. A los conductores que no están registrados les llega una carta por correo, y eso puede tardar semanas. Pida a sus nuevos conductores que se registren pronto para no atrasar la contratación.
¿Qué es la consulta anual del Clearinghouse?
Debe consultar a cada conductor con CDL que tenga empleado al menos una vez al año (382.701(b)). La mayoría de los transportistas usa una consulta limitada (limited query) para esto. La consulta limitada solo le dice si existe información, no qué dice.
La consulta limitada necesita un consentimiento general por escrito del conductor, firmado fuera del Clearinghouse. Ese consentimiento puede cubrir más de un año si el formulario lo dice. Si la consulta limitada muestra que hay un registro, debe hacer una consulta completa dentro de 24 horas. Si no la hace, el conductor no puede hacer trabajo sensible para la seguridad hasta que se haga la consulta completa y no muestre ninguna prohibición.
¿Qué se debe reportar, y quién reporta por los owner-operators?
Según la 382.705, los empleadores deben reportar cierta información antes del cierre del tercer día hábil después de enterarse. Esto incluye resultados de alcohol de 0.04 o más, negativas a hacerse la prueba, resultados negativos de regreso al trabajo, la terminación de las pruebas de seguimiento y las violaciones de las que el empleador tenga conocimiento directo.
Un owner-operator que maneja para su propia compañía debe designar a un C/TPA para que haga estos reportes de empleador (382.705(b)(6)). Ayudamos a los owner-operators a hacer esta designación en el Clearinghouse y confirmamos que fue aceptada.
¿Qué es Clearinghouse II y la regla para quitar la CDL?
La segunda regla del Clearinghouse tuvo fecha de cumplimiento el 18 de noviembre de 2024. Desde entonces, las agencias estatales de licencias deben quitar el privilegio comercial de la licencia de cualquier conductor en estado prohibido en el Clearinghouse. Los estados también deben revisar el Clearinghouse antes de emitir, renovar, subir de clase o transferir una CDL o un CLP.
Para recuperar el privilegio de la CDL, el conductor debe terminar el proceso de regreso al trabajo según la Parte 40, Subparte O. Cuando su estado en el Clearinghouse cambia a no prohibido, el estado puede devolverle el privilegio. Para los transportistas, esto hace que las consultas en el Clearinghouse sean más importantes que nunca.
Cómo lo hacemos
- 1Revisión de su cuenta
Revisamos si su compañía está registrada, quién tiene acceso y si hay un C/TPA designado y autorizado.
- 2Registro y designación
Lo guiamos en el registro como empleador, la compra de un plan de consultas y la designación de su C/TPA. Si es owner-operator, nos aseguramos de que la designación para reportes esté lista.
- 3Consultas y formularios de consentimiento
Preparamos los formularios de consentimiento para consultas limitadas, le ayudamos a pedir el consentimiento para consultas completas a los conductores nuevos y programamos las consultas anuales de cada conductor.
- 4Registros para su auditoría
Guardamos los resultados de las consultas y los consentimientos en los archivos de sus conductores, para que pueda mostrarle al auditor la prueba de cada consulta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una consulta en el Clearinghouse?
La página de planes de consulta de la FMCSA indica una tarifa fija de $1.25 por consulta, tanto limitada como completa. Los empleadores compran los planes de consulta en el sitio web del Clearinghouse. La FMCSA fija la tarifa, así que revise el sitio oficial antes de comprar.
¿Necesito una consulta completa o una limitada?
Use una consulta completa antes de que empiece un conductor nuevo. Para la revisión anual de sus conductores actuales, por lo general basta con una consulta limitada. Si la consulta limitada muestra que hay un registro, debe hacer una consulta completa dentro de 24 horas.
¿Qué pasa si un conductor no quiere dar su consentimiento para la consulta?
Si el conductor se niega, usted no puede dejar que haga trabajo sensible para la seguridad en su compañía, incluido manejar un vehículo comercial (CMV). La negativa por sí sola no afecta si puede trabajar con otros empleadores.
Soy owner-operator. ¿Tengo que consultarme a mí mismo?
Usted es el empleador y también el conductor, así que las obligaciones de consulta le aplican. También debe designar a un C/TPA para que reporte sus propias violaciones. Le ayudamos a configurarlo bien desde el principio.
¿Un conductor en estado prohibido puede quedarse con su CDL?
No. Desde el 18 de noviembre de 2024, los estados deben quitar el privilegio comercial a los conductores en estado prohibido. El conductor debe completar el proceso de regreso al trabajo para recuperarlo.
Regulación
- 49 CFR 382.701 — Consultas obligatorias en el Clearinghouse
- 49 CFR 382.705 — Reportes al Clearinghouse
- 49 CFR 382.711 — Registro en el Clearinghouse
- 49 CFR 391.23 — Investigación y consultas para conductores nuevos
- FMCSA Clearinghouse II — Pérdida de la CDL para conductores en estado prohibido
Guías sobre este tema
Servicios relacionados
Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.