Requisitos para una autoridad de transporte nueva: qué hacer el primer año

¿Qué pasa después de que le aprueban la autoridad?

Cuando su número USDOT y su autoridad de operación (MC) están activos, usted entra al New Entrant Safety Assurance Program de la FMCSA, el programa para transportistas nuevos. Permanece en él 18 meses (49 CFR 385.307). Durante ese tiempo, la FMCSA sigue sus inspecciones en carretera y sus accidentes, y programa una auditoría de seguridad.

La regla dice que la auditoría llega cuando usted ha operado lo suficiente para tener registros reales. Por lo general, eso es al menos 3 meses. En la práctica, muchos transportistas nuevos reciben noticias de la FMCSA mucho antes de sentirse listos. Lo más seguro es operar como si el auditor pudiera llamar la próxima semana.

Durante este periodo usted no recibe una calificación de seguridad (safety rating). Su registro no muestra calificación hasta que la FMCSA hace una revisión de cumplimiento completa (compliance review), que es un proceso distinto.

¿Cómo funciona la auditoría New Entrant?

La auditoría se aprueba o se reprueba. El auditor revisa si usted tiene los controles básicos de seguridad: archivos de los choferes, pruebas de drogas y alcohol, horas de servicio (HOS), mantenimiento de vehículos, seguro y registro de accidentes.

Algunas fallas lo reprueban por sí solas. La tabla de 49 CFR 385.321 enumera 16. Por ejemplo: no tener programa de pruebas de drogas y alcohol, no hacer pruebas aleatorias (random), usar un chofer sin calificación médica y operar sin el seguro requerido.

Si reprueba, la FMCSA le envía un aviso con una lista de cosas por corregir. La mayoría de los transportistas de carga tienen 60 días para demostrar la acción correctiva (49 CFR 385.319). Si no cumple ese plazo, la FMCSA revoca su registro New Entrant y usted debe dejar de operar.

Lista para una autoridad nueva: qué preparar en los primeros 90 días

Algunas de estas tareas deben estar listas antes de que alguien maneje. Otras deben estar en orden antes de su primera auditoría. Este es el orden que sugerimos:

• Programa de drogas y alcohol (choferes con CDL): una política escrita, inscripción en un grupo de pruebas aleatorias y una prueba de drogas pre-empleo con resultado negativo verificado antes de que el chofer haga cualquier trabajo sensible para la seguridad (49 CFR 382.301). Esto lo incluye a usted si maneja.
• Clearinghouse: regístrese como empleador y haga una consulta completa pre-empleo (full query) de cada chofer con CDL antes de que maneje (49 CFR 382.701).
• Archivos de calificación del chofer (DQ file): solicitud de empleo, récords de manejo (MVR), prueba de manejo o su equivalente con CDL, certificado médico y los demás documentos de 49 CFR 391.51, para cada chofer.
• ELD: un dispositivo de la lista registrada de la FMCSA en cada camión, con choferes que sepan usarlo y mostrar sus logs en una inspección.
• Seguro registrado ante la FMCSA al nivel correcto, con el nombre legal exacto que aparece en su registro USDOT.
• UCR: regístrese y pague cada año si opera entre estados (interestatal).
• IFTA e IRP: solicítelos en su estado base si sus camiones califican, lo que en general significa más de 26,000 lbs o tres ejes o más, operando en más de un estado.
• Registro de accidentes (accident register): un registro de cada accidente reportable al DOT, que se guarda 3 años (49 CFR 390.15). Empiécelo ahora, aunque quede vacío.
• Archivos de mantenimiento: una inspección anual para cada camión y tráiler, más los registros de reparaciones y los reportes de inspección del chofer.

Por qué sus primeras inspecciones en carretera importan tanto

Un transportista nuevo tiene muy poco historial. Por eso cada inspección pesa mucho en sus datos de seguridad. Una sola inspección mala con violaciones Out-of-Service (fuera de servicio) puede hacer que su registro se vea peor que el de un transportista con más años y el mismo problema.

Su registro de seguridad sigue a su número USDOT. Los brokers y los shippers lo revisan antes de darle cargas. Inspecciones limpias en el primer año le facilitan conseguir carga después.

Errores comunes de los transportistas nuevos

Vemos los mismos problemas una y otra vez en transportistas de primer año:

• Dejar que un chofer maneje antes de recibir el resultado de la prueba de drogas pre-empleo.
• Olvidar que el dueño que maneja también debe estar en el grupo de pruebas aleatorias y tener un DQ file.
• Usar logs en papel fuera de los casos limitados en que la FMCSA lo permite, en lugar de un ELD.
• Dejar que venza el registro del seguro o usar un nombre que no coincide con el registro USDOT.
• Arrendar un camión o un chofer sin un contrato escrito (lease) que diga quién controla el equipo.
• Dejar desactualizado el MCS-150. Debe actualizarse al menos cada 24 meses, y la FMCSA puede desactivar su número USDOT si no lo hace (49 CFR 390.19T).