Ayuda con el plan de acción correctiva (CAP) tras reprobar la auditoría New Entrant

¿Qué pasa después de reprobar la auditoría New Entrant?

La FMCSA debe enviarle un aviso por escrito dentro de los 45 días siguientes a la auditoría (49 CFR 385.319). El aviso dice que sus controles básicos de seguridad no son adecuados. Enumera las violaciones encontradas y le advierte que su registro USDOT será revocado si no las corrige.

Lea el aviso línea por línea. Cada violación de la lista necesita su propia respuesta en su CAP. Si el auditor encontró una de las 16 violaciones que reprueban automáticamente según 49 CFR 385.321, ese punto necesita las pruebas más sólidas, porque es la razón por la que reprobó.

¿Cuánto tiempo tiene para enviar el plan de acción correctiva?

El plazo empieza a contar desde la fecha del aviso de reprobación, no desde la fecha de la auditoría:

• 60 días para la mayoría de los transportistas de carga (49 CFR 385.319(c)(1)).
• 45 días si transporta materiales peligrosos (hazmat) que requieren placards, o si lleva pasajeros por pago en un vehículo hecho o usado para 9 a 15 personas, o para más de 15 personas, contando al conductor (49 CFR 385.319(c)(2)).
• La FMCSA puede extender el plazo de 60 días hasta por 60 días más si usted demuestra un esfuerzo de buena fe para corregir los problemas. Puede extender el plazo de 45 días hasta por 10 días si usted ya envió pruebas y la FMCSA necesita más tiempo para revisarlas (49 CFR 385.323).

¿Qué debe incluir un plan de acción correctiva?

La regla pide pruebas de una acción correctiva que la FMCSA acepte. No exige un formulario específico. En la práctica, un buen CAP responde tres preguntas para cada violación: qué salió mal, qué ya corrigió y qué cambió para que no vuelva a pasar. Decir «vamos a mejorar» no es un plan.

Para cada violación, le ayudamos a mostrar:

• La violación tal como aparece en el aviso, con su sección del CFR.
• La causa de fondo, por ejemplo: no había un procedimiento escrito, nadie estaba a cargo o no había un sistema de control.
• La corrección que ya hizo, con fechas.
• El sistema que puso para que no se repita, y quién es responsable.
• Los documentos que lo prueban, etiquetados para que coincidan con cada violación.

¿Qué pruebas quiere ver la FMCSA?

Pruebas son documentos, no promesas. Las pruebas comunes incluyen: inscripción en un consorcio y registros de selecciones aleatorias, resultados de pruebas de preempleo y consultas en el Clearinghouse, archivos DQ completos con MVR y certificados médicos vigentes, registros del ELD que muestren que los conductores ya llevan logs, reportes de inspección anual, facturas de reparación de defectos fuera de servicio y su filing de seguro.

Agregue políticas escritas solo cuando respalden un cambio real. Una política sola, sin registros que muestren que se está cumpliendo, es una prueba débil.

¿Qué pasa si la FMCSA no acepta su CAP?

Si no cumple el plazo, o la FMCSA decide que su acción correctiva no es suficiente, revoca su registro New Entrant y lo pone fuera de servicio. Esto entra en vigor el día 61 después del aviso, o el día 46 para transportistas de hazmat y de pasajeros, o el día después de que termine cualquier extensión (49 CFR 385.325).

Si cree que la FMCSA se equivocó al decir que sus controles no son adecuados, puede pedir una revisión administrativa dentro de 90 días (49 CFR 385.327). Para tener una decisión antes de que lo detengan, preséntela dentro de los 15 días siguientes al aviso. La FMCSA decide en 45 días, o en 30 días para transportistas de hazmat y de pasajeros. La revisión administrativa trata sobre errores en la decisión. No reemplaza la corrección de los problemas.

Acción correctiva después de un Compliance Review

Los transportistas con más tiempo pasan por un proceso parecido después de un Compliance Review (revisión de cumplimiento). Una calificación propuesta Conditional (condicional) o Unsatisfactory (insatisfactoria) enumera los problemas que debe corregir. Puede pedir por escrito a la FMCSA, en cualquier momento, que mejore su calificación con base en la acción correctiva (49 CFR 385.17). Si la calificación propuesta es Unsatisfactory, actúe rápido. Si la calificación queda final, la prohibición de operar empieza el día 61, o el día 46 para transportistas de hazmat y de pasajeros.