Glosario de cumplimiento DOT y FMCSA
Las siglas y términos que encontrará al manejar una compañía de transporte, explicados en palabras sencillas y con la regulación detrás de cada uno.
- Registro de accidentes (accident register)
Es la lista que el transportista debe llevar de cada accidente registrable ante el DOT en el que hayan participado sus CMV. Un accidente registrable es uno con una muerte, una persona herida que recibe atención médica fuera del lugar, o un vehículo remolcado por daños que lo inutilizan. Debe conservar el registro durante 3 años después de cada accidente, y los auditores lo piden.
- Violaciones de reprobación automática (automatic-failure violations)
Es una lista corta de violaciones que hacen que un transportista nuevo repruebe la Auditoría New Entrant, aunque el resto de la auditoría salga bien. Algunos ejemplos son no tener programa de pruebas de drogas y alcohol, no hacer pruebas aleatorias, usar un conductor sin CDL válida o sin certificado médico, y no tener seguro. Dos de ellas, la falta de bitácoras y la falta de inspecciones anuales de vehículos, solo cuentan si el problema aparece en el 51% o más de los registros revisados.
- BASICs (categorías de seguridad)Behavior Analysis and Safety Improvement Categories
Son las siete categorías que usa la FMCSA para calificar la seguridad de los transportistas dentro de CSA: Unsafe Driving (manejo inseguro), Crash Indicator (accidentes), Hours-of-Service Compliance (horas de servicio), Vehicle Maintenance (mantenimiento), Controlled Substances/Alcohol (drogas y alcohol), Hazardous Materials Compliance (materiales peligrosos) y Driver Fitness (aptitud del conductor). Cada una se calcula con datos de inspecciones, accidentes e investigaciones. Un puntaje alto en cualquier BASIC puede traer una carta de advertencia o una investigación.
- BOC-3 (designación de agentes de proceso)Designation of Agent for Service of Process
Es el formulario que nombra a un agente de proceso en cada estado donde usted opera, para que se puedan entregar documentos legales a su compañía en ese estado. Los transportistas de alquiler (for-hire), brokers y freight forwarders deben tener un BOC-3 registrado antes de que la FMCSA les otorgue la autoridad de operación. Solo puede haber un BOC-3 vigente, y la mayoría de los transportistas usan una compañía de agentes de proceso para todos los estados (blanket) para presentarlo.
- C/TPA (administrador de pruebas de drogas y alcohol)Consortium/Third-Party Administrator
Es una compañía de servicios que maneja las pruebas de drogas y alcohol del DOT para los empleadores. Un C/TPA puede administrar el grupo de pruebas aleatorias, programar las pruebas, guardar los registros y coordinar con el laboratorio y el MRO. Los owner-operators que manejan para su propia compañía deben unirse a un consorcio para las pruebas aleatorias, porque no pueden tener un grupo aleatorio de una sola persona.
- CDL (licencia de conducir comercial)Commercial Driver's License
Es la licencia que emite el estado y que se necesita para manejar los camiones y autobuses más pesados. Se requiere CDL para un vehículo o combinación con capacidad de 26,001 libras o más, un vehículo diseñado para 16 o más personas incluido el conductor, o cualquier vehículo que deba llevar placas de materiales peligrosos. Hay CDL Clase A, B y C, y el transportista debe verificar que cada conductor tenga la clase y los endosos correctos.
- Clearinghouse (base de datos de drogas y alcohol)FMCSA Drug and Alcohol Clearinghouse
Es la base de datos en línea de la FMCSA con las violaciones de drogas y alcohol de los conductores con CDL, como pruebas positivas y negativas a hacerse la prueba. El empleador debe hacer una consulta completa (full query) antes de que empiece un nuevo conductor con CDL y consultar a cada conductor con CDL por lo menos una vez al año. Un conductor con una violación sin resolver no puede manejar un CMV hasta completar el proceso de regreso al trabajo (return-to-duty).
- CMV (vehículo motorizado comercial)Commercial Motor Vehicle
Es un vehículo usado en el comercio interestatal que está sujeto a las reglas federales de seguridad. Es un CMV si pesa o tiene capacidad de 10,001 libras o más, si está diseñado o se usa para llevar de 9 a 15 pasajeros por pago, si está diseñado o se usa para llevar 16 o más pasajeros sin pago, o si lleva materiales peligrosos que requieren placas. Si usted opera aunque sea un CMV entre estados, la mayoría de las reglas de la FMCSA le aplican.
- Revisión de cumplimiento (compliance review)
Es una investigación detallada que hace la FMCSA o el estado de los registros de seguridad de un transportista, en sus oficinas o a distancia. Revisa áreas como los archivos de conductores, las pruebas de drogas y alcohol, las horas de servicio, el mantenimiento y el seguro. Una revisión completa puede darle a su compañía una nueva calificación de seguridad, así que puede afectar si se le permite seguir operando.
- Plan de acción correctiva (CAP)Corrective Action Plan
Es un plan por escrito que le muestra a la FMCSA cómo su compañía corrigió los problemas encontrados en una auditoría o investigación y cómo evitará que vuelvan a pasar. Un transportista nuevo que reprueba la auditoría de seguridad debe corregir los problemas en 60 días, o en 45 días si transporta pasajeros o materiales peligrosos, o se le revoca el registro. Un buen CAP con pruebas adjuntas también puede apoyar una solicitud para mejorar la calificación de seguridad.
- CSA (programa de seguridad de la FMCSA)Compliance, Safety, Accountability
Es el programa de la FMCSA para identificar a los transportistas inseguros e intervenir a tiempo. Usa las inspecciones en carretera, los reportes de accidentes y los resultados de investigaciones para medir la seguridad de cada transportista en las BASICs. Brokers, clientes y aseguradoras suelen revisar los datos de CSA, así que un mal puntaje le puede costar negocios además de traerle una investigación.
- DataQs (corrección de datos de la FMCSA)
Es el sistema en línea de la FMCSA para pedir que se revisen y corrijan datos de inspecciones, accidentes u otros datos de seguridad. Los transportistas y conductores lo usan para disputar una violación que creen incorrecta o un accidente que no se podía prevenir. La solicitud va a la agencia que reportó el dato, y una corrección puede bajar sus puntajes de CSA.
- Archivo DQ (archivo de calificación del conductor)Driver Qualification File
Es el archivo que el transportista debe tener por cada conductor de CMV para demostrar que está calificado. Incluye documentos como la solicitud de empleo, los récords de manejo (MVR), la prueba de manejo o copia de la CDL, la revisión anual, el registro de certificación médica y la verificación del historial de seguridad con empleadores anteriores. Debe conservarlo mientras el conductor trabaje para usted y 3 años después. Los documentos faltantes en el archivo DQ son uno de los hallazgos más comunes en las auditorías.
- DVIR (reporte de inspección del vehículo)Driver Vehicle Inspection Report
Es un reporte por escrito que hace el conductor al final del día sobre el estado del camión y el remolque, incluyendo frenos, luces, llantas y dispositivos de acople. Los conductores de vehículos de carga solo tienen que llenarlo cuando encuentran un defecto o se les informa de uno. Los defectos que afectan la seguridad deben repararse y firmarse antes de que el vehículo vuelva a circular, y el transportista guarda cada DVIR por 3 meses.
- ELD (dispositivo electrónico de registro)Electronic Logging Device
Es un dispositivo conectado al motor del camión que registra automáticamente las horas de servicio del conductor. La mayoría de los conductores que deben llevar bitácora están obligados a usar un ELD que aparezca en la lista de dispositivos registrados de la FMCSA. Algunos conductores están exentos, como los de distancias cortas (short-haul) que usan registros de tiempo, los que llevan bitácora no más de 8 días en un período de 30 días, y los camiones con motor anterior al modelo 2000.
- Transportista de alquiler vs. privado (for-hire vs. private)
Un transportista de alquiler (for-hire) lleva carga o pasajeros de otros a cambio de pago. Un transportista privado (private) mueve sus propios productos como parte de su negocio, por ejemplo, un constructor que lleva sus propios materiales. Los dos siguen las mismas reglas de seguridad y necesitan número USDOT para CMV interestatales, pero el de alquiler por lo general también necesita autoridad de operación (número MC).
- GCWR (peso bruto combinado nominal)Gross Combination Weight Rating
Es el peso máximo cargado de la unidad motriz más todo lo que remolca, según lo fija el fabricante. Las reglas usan el GCWR para decidir si una combinación es un CMV y qué clase de CDL necesita el conductor. Por ejemplo, la Clase A cubre combinaciones con un GCWR de 26,001 libras o más cuando la unidad remolcada tiene una capacidad de más de 10,000 libras.
- GVWR (peso bruto vehicular nominal)Gross Vehicle Weight Rating
Es el peso máximo cargado de un solo vehículo, según lo fija el fabricante y aparece en la etiqueta de la puerta. Un vehículo con GVWR de 10,001 libras o más que se usa en el comercio interestatal es un CMV. A partir de 26,001 libras, el conductor necesita CDL.
- Horas de servicio (HOS)Hours of Service
Son los límites federales de cuánto tiempo pueden manejar y trabajar los conductores de CMV. Para conductores de carga, los límites principales son 11 horas de manejo después de 10 horas libres, no manejar después de la hora 14 en servicio, un descanso de 30 minutos después de 8 horas de manejo, y un límite de 60 o 70 horas en 7 u 8 días. Los transportistas de pasajeros tienen límites distintos. Las violaciones de HOS son una causa común de órdenes de fuera de servicio en carretera y de hallazgos en auditorías.
- IFTA (acuerdo de impuesto sobre combustible)International Fuel Tax Agreement
Es un acuerdo entre estados de EE. UU. y provincias de Canadá que permite al transportista reportar y pagar los impuestos de combustible a través de un solo estado base. Los transportistas con vehículos calificados, por lo general de más de 26,000 libras o con tres o más ejes, que viajan por más de una jurisdicción miembro necesitan licencia y calcomanías de IFTA. Cada trimestre usted presenta una declaración con las millas recorridas y el combustible comprado en cada jurisdicción.
- Interestatal vs. intraestatal (interstate vs. intrastate)
El comercio interestatal es el transporte que cruza líneas estatales, o un viaje dentro de un estado que es parte de un movimiento más largo hacia o desde otro estado o país. El comercio intraestatal se queda dentro de un solo estado de principio a fin. Los transportistas interestatales siguen las reglas federales de la FMCSA, y los intraestatales siguen las reglas de su estado; muchos estados también exigen número USDOT.
- IRP (plan de registro internacional)International Registration Plan
Es un acuerdo que permite que los vehículos pesados que viajan por varios estados y provincias de Canadá se registren en una sola jurisdicción base, con una sola placa prorrateada (apportioned) y una cab card. Las cuotas de registro se reparten entre las jurisdicciones según las millas que usted maneja en cada una. Por lo general aplica a unidades motrices de más de 26,000 libras o con tres o más ejes que se usan entre jurisdicciones.
- Número MCMotor Carrier number
Es el número de expediente (docket) que asigna la FMCSA cuando otorga autoridad de operación a un transportista de alquiler. Los brokers y clientes lo piden con frecuencia para confirmar que usted puede transportar su carga. La FMCSA ha propuesto eliminar los números MC y usar solo el número USDOT, pero no lo ha hecho, y la Fase II de Motus excluye ese cambio de forma explícita.
- MCS-150 (reporte de identificación del transportista)Motor Carrier Identification Report
Es el formulario que le da a la FMCSA los datos básicos de su compañía, como dirección, tipo de operación, carga, número de camiones, número de conductores y millas recorridas. Se presenta para obtener el número USDOT y debe actualizarse cada 24 meses, en un mes que depende de los dos últimos dígitos de su número USDOT. Si no lo actualiza, puede recibir multas y su número USDOT puede ser desactivado.
- Certificado médico (medical examiner's certificate)
Es la prueba de que el conductor de CMV pasó el examen físico del DOT con un examinador inscrito en el Registro Nacional de Examinadores Médicos Certificados de la FMCSA. El certificado es válido hasta por 24 meses, y el examinador puede darlo por menos tiempo. Desde el 23 de junio de 2025, el estado médico de un conductor con CDL se envía al estado y aparece en su registro CDLIS, así que el transportista lo verifica con el MVR. Usar un conductor que no está médicamente calificado es una violación de reprobación automática en la auditoría New Entrant.
- Motus (sistema de registro de la FMCSA)
Es el nuevo sistema de registro en línea de la FMCSA, que reemplazó al Unified Registration System y al FMCSA Portal. Se abrió a todos los registrantes el 19 de mayo de 2026, y es donde los transportistas manejan su registro ante la FMCSA. Motus no es un ELD y no tiene nada que ver con el registro de horas de servicio.
- MRO (oficial médico revisor)Medical Review Officer
Es un médico con licencia que revisa los resultados de las pruebas de drogas del DOT antes de que lleguen al empleador. Si una prueba sale positiva, el MRO habla con el conductor para ver si hay una razón médica válida, como una receta. Después, el MRO reporta el resultado verificado al empleador y reporta las violaciones verificadas al Clearinghouse.
- MVR (récord de manejo)Motor Vehicle Record
Es el récord de manejo del conductor emitido por el estado que le dio la licencia, con sus infracciones, suspensiones y el estado de la licencia. Dentro de los 30 días de contratar a un conductor, el transportista debe obtener el MVR de cada estado donde tuvo licencia en los últimos 3 años. Después, debe obtener y revisar el MVR de cada conductor por lo menos una vez cada 12 meses y guardarlo en el archivo DQ.
- Programa New Entrant (transportistas nuevos)
Es el período de vigilancia de seguridad de la FMCSA para los transportistas que acaban de obtener un número USDOT para operar en el comercio interestatal. Dura 18 meses, y durante ese tiempo el transportista debe pasar la Auditoría New Entrant. Los que la pasan y mantienen un buen historial terminan el programa, y los que reprueban y no corrigen los problemas pierden su registro.
- Auditoría New Entrant
Es una revisión del manejo de la seguridad de un transportista nuevo que hace la FMCSA o una agencia estatal durante el programa New Entrant. Por ley debe hacerse dentro de los 12 meses después de que usted empieza a operar, o dentro de 120 días si transporta pasajeros. El auditor revisa los archivos de conductores, las pruebas de drogas y alcohol, las horas de servicio, los registros de mantenimiento, el seguro y el registro de accidentes. Cualquier violación de reprobación automática significa que usted reprueba y debe presentar una acción correctiva.
- Orden de fuera de servicio (out-of-service order)
Es una orden de la FMCSA que prohíbe a un transportista operar. Puede venir de una calificación de seguridad Unsatisfactory definitiva, de una auditoría New Entrant reprobada que no se corrigió, de una determinación de peligro inminente (imminent hazard) o de multas civiles sin pagar. Operar bajo una orden de fuera de servicio trae multas graves y puede llevar a la revocación de su registro.
- Agente de proceso (process agent)
Es una persona o compañía en un estado que recibe documentos judiciales en nombre de un transportista, broker o freight forwarder. Los transportistas con autoridad de operación deben nombrar un agente de proceso en cada estado donde operan, usando el formulario BOC-3. La mayoría contrata una compañía de agentes de proceso que cubre todos los estados requeridos (blanket).
- Grupo de pruebas aleatorias (random testing pool)
Es la lista de conductores con CDL de la cual se escogen al azar los conductores para pruebas de drogas y alcohol sin aviso previo. Cada conductor debe tener la misma probabilidad de ser escogido cada vez, y las pruebas deben repartirse durante el año. Para 2026, los porcentajes mínimos anuales son 50% para drogas y 10% para alcohol. No tener un programa de pruebas aleatorias es una violación de reprobación automática en la auditoría New Entrant.
- RODS (registro de estado de servicio)Record of Duty Status
Es la bitácora diaria del conductor con su tiempo fuera de servicio, en la litera (sleeper berth), manejando y en servicio sin manejar. Hoy la mayoría de los conductores llevan el RODS en un ELD, y algunos exentos todavía usan bitácora en papel. El transportista debe guardar los RODS y los documentos de respaldo por 6 meses. No exigir bitácoras en el 51% o más de los registros revisados es una violación de reprobación automática en la auditoría New Entrant.
- SAFER (registros públicos de la FMCSA)Safety and Fitness Electronic Records
Es el sitio web público de la FMCSA donde cualquiera puede buscar a un transportista por número USDOT, número MC o nombre. Su Company Snapshot muestra el estado del registro y de la autoridad, el tamaño de la flota, las inspecciones y accidentes, la calificación de seguridad y la fecha de la última actualización del MCS-150. Los brokers y clientes lo usan para revisar transportistas, así que asegúrese de que su información esté correcta.
- Calificación de seguridad (safety rating)
Es la calificación oficial de la FMCSA sobre si un transportista tiene controles adecuados de seguridad: Satisfactory (satisfactoria), Conditional (condicional) o Unsatisfactory (insatisfactoria). Las calificaciones salen de las revisiones de cumplimiento, y muchos transportistas simplemente no tienen calificación (unrated). Una calificación Unsatisfactory definitiva le prohíbe operar CMV, y una Conditional puede hacer que brokers, clientes y aseguradoras duden.
- SMS (sistema de medición de seguridad)Safety Measurement System
Es la herramienta de la FMCSA que convierte los datos de inspecciones, accidentes e investigaciones en los puntajes del transportista en cada BASIC. Se actualiza cada mes, usa los datos de los últimos 24 meses y compara a cada transportista con otros similares por percentil. Los puntajes por encima de los límites de la FMCSA marcan al transportista para posibles cartas de advertencia o investigaciones.
- UCR (registro unificado de transportistas)Unified Carrier Registration
Es un registro y una cuota anual para las compañías que operan en el comercio interestatal, incluidos transportistas de alquiler y privados, brokers, freight forwarders y compañías de arrendamiento. Para los transportistas, la cuota depende del número de vehículos de la flota. Debe registrarse cada año, y operar sin UCR vigente puede traer multas en carretera.
- Número USDOT
Es el número único que asigna la FMCSA para identificar a una compañía que opera CMV. Usted lo necesita si opera CMV en el comercio interestatal o transporta materiales peligrosos que requieren permiso de seguridad, y muchos estados también lo exigen a los transportistas intraestatales. Se muestra en sus camiones y es como la FMCSA da seguimiento a sus inspecciones, accidentes, auditorías y cumplimiento.