Políticas de seguridad DOT y programas de seguridad para su compañía
Esta página es para autoridades nuevas y flotas pequeñas que operan de forma segura, pero no tienen nada por escrito. En una auditoría o una revisión de su calificación, las políticas escritas, los registros de capacitación y los acuses de recibo firmados son la forma de demostrar que sus controles de seguridad funcionan. Escribimos políticas que se ajustan a cómo usted opera de verdad y le ayudamos a presentarlas a sus conductores.
¿Qué políticas de seguridad por escrito exige el DOT?
Para la mayoría de los transportistas pequeños, solo una política escrita es obligatoria: la política de drogas y alcohol de 49 CFR 382.601. Aplica si sus conductores necesitan CDL. Usted debe darle a cada conductor materiales que expliquen las reglas de las pruebas y sus políticas antes de que empiecen las pruebas, y cuando contrata o transfiere a un conductor a un puesto que requiere CDL.
Los materiales deben indicar el nombre de la persona que responde las preguntas de los conductores. Deben explicar quiénes están cubiertos y qué conductas están prohibidas, además de cuándo y cómo se hacen las pruebas y qué cuenta como negarse a una prueba. También deben explicar las consecuencias de una violación y qué se reporta al Clearinghouse. Cada conductor debe firmar una declaración de que recibió los materiales. Usted guarda la copia firmada.
Políticas que no son obligatorias, pero que importan en una auditoría
Las reglas federales no exigen una política escrita para la mayoría de los demás temas. Pero las reglas igual aplican, y usted es responsable de que sus conductores las cumplan. Una política escrita, junto con la prueba de que capacitó a sus conductores, demuestra con fuerza que usted maneja la seguridad y no solo espera que todo salga bien.
Estas son las políticas que normalmente recomendamos, con la regla que respalda cada una:
- Horas de servicio (HOS) y uso del ELD: límites, logs, documentos de respaldo y manejo no asignado (Parte 395)
- Inspección y mantenimiento de vehículos: DVIR, reporte de defectos, reparaciones e inspecciones anuales (Parte 396)
- Celulares y mensajes de texto: no mandar textos ni usar el celular en la mano mientras maneja, excepto para llamar a la policía o a servicios de emergencia (392.80 y 392.82). Los transportistas no pueden permitir ni exigir ninguna de las dos cosas.
- Cinturón de seguridad: el conductor debe usarlo, y también los demás ocupantes donde haya cinturones instalados (392.16)
- Manejo inseguro: exceso de velocidad, seguir muy de cerca a otro vehículo y respetar las leyes de tránsito (392.2 y 392.6)
- Procedimientos en caso de accidente: qué hace el conductor en el lugar, las pruebas después de un accidente y cómo anota los accidentes en el registro que debe guardar por 3 años (390.15)
¿Cómo afectan las políticas de seguridad su calificación de seguridad?
La FMCSA califica a los transportistas según si tienen controles de gestión de seguridad adecuados y si de verdad funcionan. El Apéndice B de la Parte 385 explica cómo. Los investigadores califican seis factores: general, conductor, operacional, vehículo, materiales peligrosos y tasa de accidentes.
Las políticas por sí solas no le dan una calificación. El investigador revisa sus registros. Pero cuando aparecen violaciones, las políticas escritas, los registros de capacitación y los acuses firmados ayudan a demostrar que fue un descuido y no la falta de un sistema. También le dan algo concreto que mostrar cuando explica lo que corrigió.
Cómo usar las políticas en un plan de acción correctiva o para mejorar su calificación
Si reprueba la auditoría New Entrant o recibe una calificación Conditional (condicional) o Unsatisfactory (insatisfactoria), la FMCSA quiere ver qué cambió usted. Un buen plan de acción correctiva (CAP) indica la causa de cada violación y los pasos concretos que evitan que vuelva a pasar.
Las políticas nuevas o actualizadas muchas veces son parte de esa respuesta, junto con la capacitación y la prueba de que se están cumpliendo. Según 385.17, usted puede pedirle a la FMCSA que cambie su calificación basándose en las acciones correctivas que tomó. Una política que los conductores nunca vieron no tiene mucho peso. Los acuses firmados y los registros de capacitación sí lo tienen.
Capacitación y acuses de recibo firmados
Una política solo funciona si los conductores la conocen. Recomendamos una capacitación corta para cada conductor nuevo y cada vez que cambie una política. Guarde una hoja de asistencia o un registro con la fecha, el tema y quiénes asistieron.
Pida a cada conductor que firme y ponga la fecha en un acuse de recibo de cada política. Para la política de drogas y alcohol, el acuse firmado es obligatorio. Para las demás, es su mejor prueba de que le explicó la regla al conductor.
Cómo lo hacemos
- 1Conocemos su operación
Le preguntamos sobre sus camiones, su carga, sus conductores, sus ELD y cómo maneja el mantenimiento. Las políticas copiadas de una flota grande no sirven para una operación de tres camiones, y los investigadores lo notan.
- 2Escribimos sus políticas
Redactamos su política de drogas y alcohol para que cubra todo lo que exige 382.601. Luego escribimos en lenguaje sencillo las políticas recomendadas que usted necesita, cada una ligada a la regla federal que respalda.
- 3Las ponemos en marcha
Preparamos los formularios de acuse de recibo y una guía sencilla de capacitación. Usted da la capacitación y recoge las firmas, y le ayudamos a archivar todo donde un auditor lo va a buscar.
- 4Las actualizamos cuando algo cambia
Cuando cambian las reglas, cuando usted agrega equipo nuevo o cuando una auditoría encuentra una falla, le ayudamos a revisar la política y a capacitar de nuevo a los conductores. También podemos conectar los cambios de política con un plan de acción correctiva.
Preguntas frecuentes
¿El DOT exige una política de seguridad por escrito?
La política de drogas y alcohol de 382.601 es obligatoria si sus conductores necesitan CDL. La mayoría de las demás políticas escritas no son obligatorias a nivel federal. Aun así, en una auditoría son una prueba fuerte de que usted maneja la seguridad.
¿Necesito una política sobre el uso del celular en mis camiones?
Las reglas federales prohíben mandar textos y usar el celular en la mano mientras se maneja un vehículo comercial, y los transportistas no pueden permitirlo ni exigirlo. Una política escrita no es obligatoria, pero demuestra que usted les explicó la regla a sus conductores y espera que la cumplan.
¿Los owner-operators necesitan políticas de seguridad?
Si usted maneja con su propia CDL y su propia autoridad, igual necesita un programa de pruebas de drogas y alcohol y sus materiales. Las demás políticas son opcionales para usted. Aun así, unos procedimientos cortos por escrito para los logs y el mantenimiento le pueden ayudar en una auditoría.
¿Las políticas escritas me ayudan a pasar una auditoría DOT?
Ayudan, pero no reemplazan los buenos registros. Los investigadores revisan sus logs, sus archivos y los resultados de las pruebas. Las políticas, la capacitación y los acuses firmados respaldan esos registros, y también su plan de acción correctiva si algo está mal.
¿Cada cuánto deben firmar los conductores las políticas de seguridad?
Pida a los conductores que firmen cuando los contrata y otra vez cada vez que cambie una política. Algunos transportistas también repasan las políticas con los conductores una vez al año. Guarde cada copia firmada en sus archivos.
Regulación
- 49 CFR 382.601 — Política obligatoria de drogas y alcohol y acuse del conductor
- 49 CFR Part 385, Appendix B — Factores de la calificación de seguridad y controles de gestión de seguridad
- 49 CFR 392.80 — Prohibición de mandar textos mientras maneja
- 49 CFR 392.82 — Prohibición de usar el celular en la mano
- 49 CFR 392.16 — Uso del cinturón de seguridad
- 49 CFR 385.17 — Cambio de calificación por acciones correctivas
Servicios relacionados
Esta página es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen de su operación; confirme los detalles con la FMCSA o con un profesional calificado.