Подготовка к DOT аудиту: как пройти аудит или проверку FMCSA

Какие бывают DOT аудиты?

«DOT аудитом» называют несколько разных проверок FMCSA. Когда вы знаете, какая именно у вас, понятно, чем вы рискуете:

• Аудит New Entrant: проверка базового контроля безопасности в первые 18 месяцев с результатом «прошли / не прошли». Safety rating он не даёт. Подробности — на нашей странице об аудите New Entrant.
• Offsite investigation (удалённая проверка): инспектор просит прислать документы и проверяет их удалённо, обычно по конкретным проблемным областям.
• Onsite focused investigation (выездная целевая проверка): инспектор приезжает к вам в офис, чтобы разобраться с конкретными проблемами. Могут быть интервью и инспекция траков.
• Onsite comprehensive investigation (полная выездная проверка): проверка всей вашей системы безопасности. Сюда относится Compliance Review, после которой может быть выставлен safety rating. Смотрите нашу страницу о Compliance Review.

Из-за чего FMCSA начинает проверку?

У компаний, которые работают давно, проверки обычно начинаются из-за данных. Программа CSA от FMCSA оценивает ваши инспекции на дороге и аварии по категориям BASIC. Когда балл переходит порог, сначала может прийти warning letter (предупреждение), а позже — проверка. К проверке также может привести серьёзная авария, жалоба или ваш запрос на повышение рейтинга.

Регулярно смотрите свои баллы SMS и историю инспекций. Если нарушение на инспекции записали неправильно, его можно оспорить через DataQs. Исправить ошибочные данные до того, как их увидит инспектор, — это тоже часть подготовки.

Что запрашивают DOT аудиторы?

Точный список зависит от проверки, но чаще всего аудиторы смотрят эти записи, по областям:

• Квалификация водителей: DQ file на каждого водителя с заявлением, MVR, road test или эквивалентом по CDL, медкартой и ежегодным обзором. Хранить весь срок работы водителя плюс 3 года (49 CFR 391.51).
• Drug & alcohol: ваша политика тестирования, записи консорциума, результаты pre-employment тестов, random-выборки и запросы в Clearinghouse, включая ежегодный запрос на каждого водителя (49 CFR 382.701). Отрицательные результаты хранят не меньше 1 года, положительные и отказы — не меньше 5 лет.
• Hours of service: записи ELD и подтверждающие документы — чеки за топливо, tolls, bills of lading — хранят 6 месяцев. Аудиторы сверяют их, чтобы поймать фальшивые логи.
• Траки и обслуживание: файл на каждый трак с историей инспекций, ремонтов и обслуживания (49 CFR 396.3), отчёты ежегодных инспекций хранят 14 месяцев, DVIR — 3 месяца.
• Страховка и регистрация: подтверждение обязательного покрытия ответственности (liability), актуальный MCS-150 и ваше авторити, если вы возите по найму.
• Accident register (журнал аварий): список всех аварий, которые учитывает DOT, за последние 3 года с датой, местом, водителем, травмами, погибшими и утечкой hazmat, если была, плюс копии обязательных отчётов об авариях (49 CFR 390.15).

Как проходит пробный (mock) DOT аудит

Пробный аудит — это репетиция. Мы проверяем ваши записи так, как это сделал бы инспектор: берём выборку водителей, логов и траков, сверяем каждую запись с правилом и отмечаем каждый пробел. Вы получаете простой список: чего не хватает, что неправильно и что исправлять в первую очередь.

Начинаем с самого серьёзного. По Appendix B к Part 385 некоторые нарушения — «acute» (острые): против вас засчитывается даже один случай. Другие — «critical» (критические): засчитывается закономерность, обычно не меньше 10% проверенных записей. Водитель без действующего CDL или отсутствие программы тестирования на наркотики — это то, что нужно исправить сегодня. Несколько пропущенных подписей подождут до завтра.

Частые причины, по которым перевозчики проваливают DOT аудит

Большинство провалов — не из-за опасной езды. Они из-за отсутствия систем и документов:

• Нет программы random-тестирования, или водителей так и не добавили в random pool.
• Нет pre-employment или ежегодных запросов в Clearinghouse.
• Просроченные медкарты или нет ежегодных MVR в DQ files.
• Логи не совпадают с чеками за топливо, tolls или документами доставки.
• Нет ежегодной инспекции в файле — не только для траков, но и для трейлеров.
• Ездили с Out-of-Service дефектами до ремонта.
• Нет accident register, или в нём не хватает аварий.